Правила хранения отчетности и подтверждающих документов

Деятельность любого хозяйствующего субъекта — неважно, фирмы или ИП, — сопровождается огромным количеством документов. Однако особенное значение имеют те из них, которые касаются отчетности, бухгалтерской и налоговой. С 2022 применяются новые требования к их хранению.

Важно не только соблюдать сроки хранения документов, но и требования к самому процессу хранения.

В частности, для бумажного архива организации необходимы площади (архивохранилища, для приема, временного хранения документов, для использования документов и т. п.), причем нельзя размещать архивы в подвалах и на чердаках, окна не должны выходить на юг, материалы покрытия стен не должны быть источником пыли и т. п., стеллажи должны быть расположены определенным образом (подробнее см. Правила, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

К хранению электронных отчетных документов также предъявляется ряд требований, в частности, в архиве должно быть не менее двух экземпляров, причем основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных устройствах, при хранении не реже раза в пять лет необходимо контролировать физическое состояние носителей, воспроизводимость цифровых документов.

Хранение отчетности и документов, подтверждающих сведения в ней, имеют особое значение. Вот только несколько ситуаций, когда вам может потребоваться поднять документы за прошлые годы:

• Участник, решивший выйти из общества решил, что ранее бухгалтерская отчетность формировалась с искажениями и ему не доплачивали дивиденды, а последние отчеты неверно отражают финансовое положение компании и соответственно неверно определяется действительная стоимость его доли. Такие конфликты не редкость. Доказывать, что нарушений со стороны компании не было придется путем представления документов, в том числе в суде.
• Налоговая инспекция нередко «выявляет» задолженности в бюджет спустя несколько лет. На самом деле это могут просто ошибки, появившиеся при «переезде» компании на другой юрадрес и смене ИФНС, или результат сбоя у налоговиков в программе. И все же налогоплательщику приходится доказывать, что ранее размер начисленных и уплаченных обязательств был совсем другим, а долг был полностью погашен. Несмотря на то, что в инспекции должны храниться данные об отчетности, стоит перестраховаться и сохранять свои экземпляры. В идеале до момента ликвидации.
• Самая большая ошибка — уничтожение отчетов, связанных с сотрудниками. Например, отчеты по страховым взносам нужно хранить столько же, сколько и большинство кадровых документов — 50 / 75 лет (дальше в статье рассказываем подробнее). Тем более сейчас грядет объединение двух структур — ФСС и ПФР, а опыт говорит, что такие глобальные перемены не обходятся без проблем — потерь данных, неверной загрузке, программных сбоев и т. п.
• Банкротство компании — это сложный и, как правило, долгосрочный процесс. Если у контролирующих органов появляется подозрения, что банкротство совершается намеренно или задолженности перед кредиторами и бюджетом приводят к судебным тяжбам, то поднимать будут документы не обязательно за последние 3-5 лет.

Собственникам и руководителю (а также главному бухгалтеру) приходится защищаться от субсидиарной ответственности и доказывать, что не из-за их действий компания пришла к банкротству.

• Регистры бухгалтерского учета - не менее пяти лет по истечении отчетного года. Закон о бухучете (ст. 29)
• Главная книга - Пять лет при условии проведения проверки (ревизии). Перечень, утв. Росархивом, приказ от 20.12.2019 № 236 (ст. 276), далее - Перечень
• Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи - не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Закон о бухучете (ст. 29)
• Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней - не менее пяти лет по истечении отчетного года. Закон о бухучете (ст. 29)
• Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним). Годовая - постоянно (ст. 276 перечня). Промежуточная - пять лет (при отсутствии годовых - постоянно).
• Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:

• у аудируемого лица - пять лет (или постоянно, для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности). Ст. 276 Перечня
• у аудиторской организации, индивидуального аудитора - пять лет (при условии проведения внешней проверки качества работы)

Годовые бухгалтерские балансы хозяйствующие субъекты хранят самостоятельно или передают их на хранение в архив (такие выводы содержат, в частности, постановления АС Северо-Кавказского округа от 19.04.2022 № Ф08-3313/2022, АС Уральского округа от 30.05.2018 № Ф09-2456/18).

Уточнить срок хранения любого документа можно тут.

Большинство документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, следует хранить не менее пяти лет, если иной срок не установлен законами или Перечнем, в частности, документы (ст. 29 закона о бухучете, ст. 11, 267, 276, 277, 282, 303-306, 310-314, 316-318, 320, 323, 514 Перечня):

• об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты;
• по НДФЛ (расчеты, регистры, сообщения о невозможности удержать);
• о разногласиях по вопросам налогообложения;
• по расчету налоговой базы организациями;
• учетной политики;
• о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности (планы, отчеты, акты, справки);
• первичные учетные;
• по перерасчету налоговых обязательств из-за пересмотра налогового законодательства;
• по основным средствам (о переоценке, определении амортизации, списании основных средств);
• о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним,

а также налоговые декларации, журналы, карточки, базы данных учета операций, облагаемых и не облагаемых НДС, договоры и контракты, справки об исполнении обязанности по уплате налогов, справки о состоянии расчетов с бюджетом, счета-фактуры, книги учета доходов и расходов «упрощенцев», таможенные декларации и т. п.

Для ряда документов предусмотрены специальные сроки, определенные периодом. Например, документы, подтверждающие расходы на обучение хранятся в течение всего срока действия договора на обучение плюс год работы физлица, обучение которого было оплачено, но не менее четырех лет (ст. 264 НК). Документы, подтверждающие размер перенесенного убытка, хранят в течение всего срока его учета (ст. 283, 346.6, 346.18 НК) и т. п.

Годовые и квартальные расчеты по страховым взносам хранятся (ст. 308 Перечня) не менее 75 лет (если созданы до 2003) и не менее 50 лет (если созданы после 2003).

Карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов хранятся 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50 или 75 лет, зависит от года, см. выше).

Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся пять лет (ст. 624 Перечня).

Сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты хранятся постоянно, полугодовые и квартальные — пять лет (при отсутствии годовых — постоянно), месячные — год (при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно).

Сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты, а также полугодовые по вспомогательным направлениям и видам деятельности хранятся пять лет, квартальные — три года, месячные и единовременные — год.

Свидетельства об итогах деятельности хранятся постоянно, индивидуальные отчеты работников, вспомогательные книги по оперативному, статистическому учету и отчетности — год.

Согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (утв. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н), необходимо хранить подлинники документов, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, причем именно в том виде, в котором они составлены.

Оцифровка «бумажных» документов бухучета для последующего хранения не допускается. Доступ к таким документам регламентируется локальным актом налогоплательщика, и допускается лишь при условии информирования главбуха или иного лица, ответственного за ведение бухучета. При утрате (гибели, пропажи), а также порче необходимо сделать все для восстановления документации.

Начиная с 1 января 2024 документы бухучета, а также данные, содержащиеся в них, могут храниться лишь на территории России, равно как и базы указанных данных (исключение составляют случаи, когда организация ведет деятельность за пределами РФ, и законодательство той страны требует хранить документы учета на своей территории).

Хранение документов бухгалтерской отчетности в строгом соответствии с нормативами, подготовка к хранению, проверка комплектности, оперативный вывоз на бережное хранение, подбор и доставка документов при налоговых проверках точно в срок — это и многое другое гарантирует Делис Архив.

Следует помнить, что за непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов налагаются штрафы, размер которых зависит от того, для какой проверки документы были запрошены:

• 5 000 руб. — вне рамок проверки;
• 20 000 руб. — за повторное непредставление в течение календарного года (ст. 129.1 НК);
• 200 руб. за каждый непредставленный документ — в рамках камеральной или выездной проверки (ст. 126 НК).

Многие ошибочно полагают, что контролеры — в особенности налоговые органы, — могут запросить документы лишь за последние три года (глубина налоговой проверки). Не совсем так. Если и вне рамок налоговых проверок у них возникает обоснованная необходимость получения документации по какой-то сделке, то должностное лицо налогового органа вправе истребовать их как у участников этой сделки, так и у иных лиц, располагающих такими документами (п. 2 статьи 93.1 НК).

Причем периоды, за которые документы могут быть истребованы, ограничиваются сроками хранения указанных документов, установленных НК и иными законами. Так что ИФНС вправе запросить документы и пределами трех календарных лет, предшествующих году истребования, и, если сроки хранения не истекли, то придется документы представить. Если документы уже утилизированы, то необходимо это документально подтвердить.

Как правило, уничтожение документов с истекшим сроком хранения предполагает создание приказом руководителя экспертной комиссии, в задачу которой входит отбор бумаг на уничтожение и составление протокола с указанием повестки и вынесенного решения, за подписью всех участников комиссии.

Далее составляется акт на уничтожение с перечисление документов, далее они уничтожаются самостоятельно (сжигаются, измельчаются на шредере) или передаются для уничтожения специальной организации. По итогам составляется второй акт, фиксирующий фактическое уничтожение.