Правильный ответ — хранить. Или даже так — оцифровывать и хранить. В любом случае рано прощаться с бумагой насовсем, до окончательного разрыва с бумажными документами все еще довольно далеко. Конечно, ТК РФ пополнился нормами, легализующими кадровый документооборот.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Оцифровываем, но не все
Несмотря на победу КЭДО и на то, что теперь можно создавать, обмениваться с работниками и подписывать электронной подписью кадровые документы, не сразу получится избавиться от бумаги при оформлении пяти важных документов.
А именно:приказ на увольнение;форма Н-1 (акт о несчастном случае);журнал инструктажей по охране труда;форма СТД-Р;трудовая книжка.
Конечно, это не догма: сведения о трудовой деятельности трудящийся может потребовать выдать как на бумаге, так и в цифре (а может не потребовать, сэкономив работодателю пару листков).
И трудовая книжка на бумаге остается до тех пор, пока сотрудник не решится на электронную. А вот почему остальные документы остаются в архаично-бумажном виде — полагаем, и так понятно.
Приказ об увольнении — один из ключевых документов-доказательств для суда. Его безусловная оцифровка непременно затруднит судебные разбирательства по оспариванию увольнений.
Что до актов о несчастном случае и журналов инструктажей, то это ключевые документы в расследовании подобных инцидентов, от них слишком многое зависит.
Не секрет, что иногда акты оформляются задним числом, а в журналах инструктажей «появляются» записи, которых не было. Хотя цифровые документы хорошо защищены от подобных подделок, но все же бумажный вариант в определенном смысле удобнее, например, некоторые инструктажи нужно проходить сразу перед тем, как приступить к работе, а в электронную базу сотрудника надо еще внести, дать ему допуски, выпустить электронную подпись. Подпись в бумажном журнале получить в этом случае будет гораздо оперативнее.
Организовать оцифровку и хранение документов, бумажные версии которых по-прежнему необходимы, можно с помощью умного сканирования от «Делис Архив». Система гарантирует доступ к информации в любое время из любой точки мира, сохранность любых документов (даже если бумажный оригинал по каким-то причинам будет уничтожен — пожар, залив и т. п.), а также автоматическую проверку оформления, реквизитов, подписей и т. п.
Бумажные версии для работника
Далеко не все руководители и бухгалтеры с доверием относятся к оцифровке документов, что говорить о сотрудниках? Ясно, что среди них есть адепты бумаги, и они имеют полное право отказаться от КЭДО.
Если работник не согласится на «оцифровку» отношений с ним, придется контролировать и бумажный и электронный кадровый документооборот (ст. 22.2 ТК РФ). Спрашивать согласие на электронное взаимодействие с работодателем не надо лишь с января 2022 г. и лишь у тех сотрудников, у которых нет трудового стажа.
Конечно, если имеет место ЧП — пожар, иная катастрофа, то работодатель вправе рассылать сканы кадровых документов. Однако когда все придет в норму, в отсутствие КЭДО и (или) согласия сотрудника придется изготовить бумажные версии документов и переподписывать их.
И не следует забывать, что трудящиеся по-прежнему вправе требовать бумажные версии. Даже если сотрудник согласился на ведение КЭДО, но для каких-то целей потребовал бумажную копию, ее необходимо представить бесплатно, не позднее трех дней (см. 22.3 ТК РФ), хотя по общему правилу дублирование большинства электронных документов в бумажном виде необязательно.
Получить бумажную копию из электронного архива гораздо проще, чем из традиционного. Однако если на вашем предприятии скопился внушительный объем документации, которую надлежит хранить 50 и 75 лет, то поиск данных и подготовка нужной копии отнимут массу времени у кадровых работников. «Делис Архив» имеет соглашение с ПФР на исполнение социально-правовых запросов граждан и является оператором персональных данных на обработку документов третьих лиц, поэтому может взять на себя подготовку и представление по запросам работников или УПФР любые виды архивных справок.
Нет полной готовности системы работы с КЭДО
Не забудем еще и о том, что единого формата электронных документов пока нет, Минтруд, Росархив и Роскомнадзор должны проработать этот вопрос аж до 1 марта 2023 г. Так что пока, по крайней мере, в отсутствии иных указаний, можно применять любые форматы электронных приказов или договоров.
На практике кадровики по-прежнему изготавливают печатные копии, отправляют на подпись, сканируют и сохраняют уже в виде цифровом.
Конечно, если на предприятии внедрена информационная система, то, за исключением вышеуказанных документов, можно создавать, хранить и подписывать все электронные документы. Если нет, то предлагается пользоваться сайтом «Работа в России», работа которого еще не до конца отлажена (сроки ее доработки тоже привязаны к 2023 г.)
В любом случае очевидно, что от бумажных версий кадровых документов на 100% избавиться не получится, а значит, по-прежнему придется решать вопрос об организации хранения приказов о приеме, назначении, увольнении, личных карточек, штатных расписаний, табелей учета (особенно «вредников»), должностных инструкций, книги учета приказов по кадрам, результатов аттестаций и т.п.
Бумажный архив — это траты на персонал и на площади. Добиться максимальной экономии и при полной сохранности документации поможет передача архивного хранения на аутсорс. Если же возникает необходимость в надежном уничтожении уже ненужной бумаги, то воспользуйтесь услугами «Делис Архив»: вывоз документов на уничтожение, абонентская схема работы, шредер во временное пользование. Вам не позволят утонуть в бумажном море.
Что делать с бумажными кадровыми документами после перехода на КЭДО
Для кадровых документов установлены особые, длительные сроки хранения. Кроме того, в личных делах, даже в отчетах по сотрудникам есть персональные данные, например, данные паспорта, адреса, фото.
Например, приказы о приеме на работу или увольнении, находящиеся в личных делах, нужно хранить не менее 75 лет или 50 лет (в зависимости от даты окончания делопроизводства), а приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков или по командировке — 5 лет.
В компаниях с большой текучкой кадров (магазины, кафе, кол-центры, экспедиция и перевозки, клининг и т. д.) накапливается большой объем документов. И хранятся они, зачастую, против правил, установленных законодательством для архивного дела и персональных данных: в коробках и обычных шкафах в кабинете бухгалтера или кадровика, на холодном складе, где документы выцветают, мокнут и т. д.
Уничтожать старые документы, с истекшим сроком хранения, тоже надо вовремя. Во-первых, чтобы не занимали лишнее место, во-вторых, во время выездной проверки предприятия инспектора могут заинтересоваться «а что это там в той папочке». А там у вас неверно оформленные документы, пусть и старые. Это повод проверить и другие аналогичные документы организации, вдруг ошибка у вас постоянная.
Перед тем, как направить дела сотрудников на хранение, их нужно привести в порядок: рассортировать документы в них в хронологическом порядке, сделать описи, освободить документы от скрепок, скоб, файлов, правильно подшить.
Провести подготовку к хранению кадровых документов помогут специалисты «Делис Архив». Мы работаем в соответствии со стандартами архивного дела.