Какими документами оформляется годовая инвентаризация

Годовая инвентаризация – необходимая процедура перед составлением бухгалтерской отчетности по итогам года. Расскажем какими документами оформляется каждый этап мероприятий в рамках годовой инвентаризации.

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия, реального состояния и оценки имущества компании и ее обязательств.

Подготовка, проведение и оформление годовой инвентаризации регламентировано следующими нормативными документами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
• Законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Годовая инвентаризация обязательна для всех организаций. Проводится с целью актуализации данных бухгалтерского учета перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Каждый этап в рамках проведения инвентаризации сопровождается документальным оформлением.

Подготовительный этап сопровождается созданием приказа о проведении годовой инвентаризации. Приказ составляется в произвольной форме или по форме ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Распорядительный документ подписывает руководитель.

Произвольная форма приказа должна содержать все те же реквизиты, что и унифицированный бланк. А именно:

• Название документа, номер, дата.
• Причины проведения инвентаризации.
• Группы имущества, подлежащие проверке.
• Сроки проведения и подведения итогов.
• Состав проверяющей комиссии.

Также на подготовительном этапе распечатываются для каждого материально ответственного лица (МОЛ) инвентаризационные описи по всем видам имущества (бланки утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Чаще всего применяют следующие типы бланков.

С начала 2013 года, данные формы, также как и все нижеперечисленные документы (по постановлению Госкомстата от 18.08.1998 № 88) не являются обязательными к применению. Организация вправе разработать собственные документы, аналогичные по содержанию. Разработанные формы необходимо закрепить в учетной политике.

Проверка имущества организации в рамках годовой инвентаризации происходит путем соотношения фактического наличия ОС или ТМЦ с данными учета в описях ИНВ-1 и ИНВ-3 соответственно.

Шапка инвентаризационной описи содержит информацию о временных рамках проверки, дату и номер приказа. Далее следует расписка от МОЛ, о том, что все поступившие ценности оприходованы, а подлежащие выбытию – списаны.

В табличной части инвентаризационной описи содержатся сведения об имуществе по данным бухгалтерского учета, а также информация по фактическим данным. При наличии расхождений этих данных такая информация вносится в описи.

Заполнить описи можно с применением компьютерной техники, а можно вручную. Заполненная опись должна быть подписана МОЛ и всеми членами инвентаризационной комиссии.

Основные средства проверяют не только на предмет их наличия. Имеет значение их состояние, наличие технической документации. На каждом ОС должен быть указан инвентарный номер.

Проверка НМА немного отличается от проверки ОС и ТМЦ тем, что эта группа товаров не имеет вещественной формы. Поэтому сверка идет с наличием подтверждающих лицензий и сертификатов. Данные заносятся в инвентаризационную опись ИНВ-1а по принципу, описанному для ОС и ТМЦ.

Инвентаризация наличных денежных средств организации сопровождается оформлением акта формы ИНВ-15 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Заполняется акт вручную или посредством компьютерной техники. Исправлений и помарок быть не должно.

Вносится информация по следующим разделам:

• Наименование организации.
• Подразделение, в котором проходит проверка.
• Реквизиты приказа (или другого распорядительного документа).
• Подпись кассира в расписке, подтверждающей отсутствие неучтенной налички (денежных документов).
• Сумма денежных средств в кассе по факту.
• Сведения о сумме денежных средств по данным бухгалтерского учета.
• Результаты проверки.
• Пояснения по обнаруженным излишкам или недостаче.
• Визы всех членов комиссии и МОЛ.

Анализ состояния расчетов с дебиторами и кредиторами в рамках годовой инвентаризации сопровождается оформлением акта формыИНВ-17 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

К акту ИНВ-17 прилагается справка с расшифровкой информации о задолженности по всем контрагентам и сведениями о документах, подтверждающих сумму задолженности.

При большом количестве контрагентов не обязательно их всех фиксировать в самом акте, достаточно указать сводные суммы.

В акте ИНВ-17 помимо подтвержденных и неподтвержденных контрагентами сведений вносятся данные об истекшей по срокам давности задолженности.

Все члены инвентаризационной комиссии подписывают оформленный акт.

Все отклонения, сформированные в результате проведенной годовой инвентаризации, необходимо отразить в сличительных ведомостях. Сличительная ведомость ИНВ-18 содержит данные по отклонениям ОС и НМА. Информация по расхождению ТМЦ фиксируется в сличительной ведомости ИНВ-19.

Оформляются ведомости в двух экземплярах: один – для бухгалтерии, второй – для МОЛ.

Шапки ведомостей содержат основные реквизиты компании, дату и номер приказа (распорядительного документа), номера и даты самих ведомостей.

Табличная форма сличительных ведомостей содержит информацию о количестве единиц по всем зафиксированным в процессе инвентаризации расхождениям по ОС, НМА и ТМЦ.

Оформленные сличительные ведомости подписывает бухгалтер и лицо, под чьей ответственностью хранится проверяемое имущество.

Акт о результатах инвентаризации может оформляться унифицированной формой 0504835, которую используют бюджетные организации, или собственно разработанной формой. Составляется акт на основании сличительных ведомостей ИНВ-18 и ИНВ-19.

Итоговый акт содержит информацию:

• об излишках и недостачах по определенным объектам учета;
• действия инвентаризационной комиссии по зачету/списанию недостач;
• о процессе выявления виновного лица.

Разделы акта о результатах инвентаризации:

• Номер и дата акта.
• Информация о распорядительном документе (номер и дата приказа).
• Основные реквизиты организации.
• Данные о сотрудниках, участвующих в инвентаризации (МОЛ, члены комиссии).
• Сроки проведения проверок по группам имущества.
• Объекты инвентаризации.
• Даты и номера инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
• Основные итоги проверки.

Комплекты документов по проведенным инвентаризациям как правило «съедают» много места в архиве. В крупных организациях с большим количеством имущества на одну проведенную инвентаризацию приходится несколько подшитых томов.