Классификация официальных документов, участвующих в документообороте, представляет собой многоуровневую систему.Выделяют 5 групп документов организации:
- учредительные (устав, учредительный договор, приказ о назначении гендиректора и главбуха, регистрационный номер);
- организационно-распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания, регламенты, положения, нормативные акты);
- финансовые (бухгалтерские отчёты, акты и пр.);
- информационно-справочные (служебные записки);
- кадровые (договоры и др.)
В текущей деятельности компании именно служебные документы реализуют управленческие функции: учёт и планирование, прогнозирование и контроль, финансирование и др. Все служебные документы требуют правильного оформления. Но также важны и этапы документооборота: регистрация, систематизация, хранение, подготовка к сдаче в архив, своевременное уничтожение документов.Служебная документация обладает разной юридической силой и оформляется в соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 20.03.2021 (с последующими изменениями). Классифицируют оригиналы, копии, заверенные копии, выписки, дубликаты документов.
Для систематизации делопроизводства все виды документов организации классифицируют по следующим основаниям:
- по способу документирования: рукописные, электронные, графические, фото и кинодокументы;
- по месту составления: входящие, исходящие, внутренние;
- по сфере использования: распорядительные, финансовые, бухгалтерские, статистические;
- по срокам исполнения: срочные, несрочные;
- по степени гласности: отрытые, с грифом ограничения – ДСП, «строго секретно», «секретно»;
- по степени обязательности: информационные, директивные;
- по форме изложения: типовые, индивидуальные, трафаретные, унифицированные;
- по содержанию: простые, сложные;
- по характеру содержания: первичные, вторичные;
- по срокам хранения: постоянного, временного, долговременного хранения.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.