Можно ли привлечь к ответственности членов экспертной комиссии, проводящей экспертизу ценности документов в организации

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, принимаемыми уполномоченными органами исполнительной власти (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" .

Конкретные сроки хранения различных документов установлены в Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 .

Согласно Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности.

Целью экспертизы ценности документов в организации является:

• отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается приказом по организации и которая действует на основании Положения об экспертной комиссии. В ее состав включают специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов: в отношении кадровых документов и дел по личному составу – это сотрудник кадровой службы, в отношении финансовых и бухгалтерских документов – как правило сотрудник бухгалтерии, а технических документов – инженеры.

В целях недопущения членами ЭК при работе комиссии утраты документов, экспертизу ценности которых они проводят или разглашения ими конфиденциальной информации, а также недопущения уничтожения по решению комиссии документов, срок хранения которых не истек, можно предусмотреть в Положении об ЭК условия об ответственности членов ЭК за последствия принятых ими решений или действий (бездействий) и ознакомить их под подпись с таким Положением.

Но при этом, в любом случае, для них ответственность за утрату документов или их уничтожение по результатам работы ЭК будет наступать в порядке, описанном выше в пунктах 1 и 2 настоящего заключения, поскольку:

- члены ЭК являются, в первую очередь, сотрудниками организации, поэтому работодатель к ним может применить дисциплинарную ответственность за нарушение ими их должностных обязанностей и Положения об ЭК.

- материальная ответственность в виде взыскания понесенных Обществом убытков возможна только в порядке гражданского иска, если Общество докажет понесенные им убытки (заявить гражданский иск).

- требование о взыскании с работника вмененных Обществу штрафов заявить можно, но нужно учитывать разъяснения ГИТ и сложившуюся судебную практику.

Вывод: именно организация будет нести ответственность за сохранность документов, а предъявление последующих исков к членам ЭК о взыскании понесенных обществом убытков в результате ненадлежащей работы членов ЭК (уничтожение документов или их утрата) в судебной практике является вопросом спорным. Судебной практики по таким спорам не найдено, есть общая практика, где суды встают на сторону работников, признавая недопустимым перекладывание административной ответственности с организации на ее сотрудника.