Ежедневная рутина отнимает много времени. Каждый специалист, вне зависимости от его специализации, который максимум времени проводит за рабочим ноутбуком, стремится оптимизировать своё рабочее время, использовав для этого всевозможные фишки.
Ниже я расскажу о 10 фишках Google docs, которые, возможно, пригодятся и вам, чтобы освободить время для решения по-настоящему важных задач. Итак, по порядку.
1 Наличие офлайнового доступа
Работать в Google документах можно и без интернета. Далеко не у всех есть возможность 24 на 7 находиться в интернете, поэтому данная функция является по-своему востребованной.
При включении интернета все изменения, которые были внесены в каждый документ, будут синхронизированы, поэтому вы не потеряете ценный материал.
Для активации функции откройте сайт Google Drive и выберите необходимую функцию в меню настроек.
2 Сравнение документов
Если в вашей организации над документами работает сразу несколько человек, то вполне реально появление в общей двух версий одного и того же документа.
В таком случае функция «Сравнения» позволит понять, какая из них является более поздней или наоборот. Выберите: «инструменты» — «сравнить документы». И будет вам счастье.
3 Голосовой ввод
Да, в Google документах есть такая функция, правда ее многие ругают, но порой она может выручить. Функция работает только в браузере Chrome, учитывайте это.
Вызвать ее можно через меню «инструменты»- «голосовой ввод». Идеально поможет расшифровать аудио интервью, которое у вас имеется. Включаете саму запись и голосовой ввод одновременно, и вуаля – сэкономленное время.
4 Создаем закладки в документе для удобства работы
Представим ситуацию. Вы создали объемный документ и по какому-то из разделов хотите проконсультироваться со своими коллегами. Листать весь документ – нерационально. Проще создать закладку и сразу же кликнуть по ней. Для этого просто нажмите «Вставка» — «Закладка».
В документе появится флажок с ссылкой. Вы можете просто скопировать ссылку и переслать коллегам, которые сразу же попадут на это место в вашем тексте.
5 Скачивание необходимых изображений
Многие наверное сталкивались с тем, что в Google документах не так-то и просто скачать изображение. Излюбленной способ скачивания с использованием правой кнопки мыши просто не работает. Как же тогда быть?
Нажимаем «Файл» — «Скачать» — «Веб-страница». Документ скачается в формате архива, в котором также будет присутствовать папка со всеми изображениями.
6 Поиск картинок из интернета прямо в теле документа
Просто нажмите «Инструменты» — «Расширенный поиск» и это позволит вам открыть вкладку «Картинки». Здесь вы просто ищете все необходимые картинки для документа, не отрываясь от основного процесса и не переходя для осуществления этой задачи в браузер. Это позволит сэкономить время, чего все мы и желаем.
7 Создание заметок
Работа над большим документом всегда предполагает создание каких-либо заметок, которые необходимы вам как автору, так и вашим коллегам, которые со временем также будут знакомиться с этим материалом.
Для этих целей используйте Google Keep. Выделяем текст, правая кнопка мыши, а далее выбираем «Сохранить в Google Keep». Здесь вы можете с легкостью хранить:
- списки дел;
- фрагменты текста;
- напоминания.
Текст самой заметки можно с легкостью перенести в новый документ, никаких проблем.
8 Редактирование файлов в формате PDF
Достаточно удобная функция. Теперь вам просто не придется тратить уйму времени, чтобы на просторах интернета отыскать специальные сервисы, которые позволят отредактировать файл PDF.
Воспользуемся функцией «Файл» — «Открыть» — «Загрузить». Загружаем файл на Диск, а затем его просто открываем. Теперь он доступен для редактирования. Как говорится, всё гениальное просто.
9 Использование быстрых клавиш
Сочетание быстрых клавиш позволяет быстро выполнить то или иное действие, нажав всего несколько клавиш. Естественно, что запомнить их все и держать в голове просто невозможно.
Используйте комбинацию Ctrl + /, чтобы вызвать меню, где будет представлен весь список сочетаний. Можете воспользоваться поиском, чтобы не потерять время на поисках.
10 Перевод документов через встроенный переводчик
Если в работе вам попадается иностранный документ, то его перевести можно, не используя сторонний сервис.
Просто выполните следующие действия: «Инструменты» — «Перевести документ».
Перевод поможет понять основную суть документа всего за несколько минут, вполне полезная функция.
А какие фишки вы используете при работе с Google документами, поделитесь. Будет очень интересно узнать.