7 лайфхаков для тех, кто устал жить в «Дне сурка»

Помните героя Билла Мюррея из «Дня сурка»? Каждый его день был точно таким же как предыдущий. Он просыпался по утрам, проживал сутки — а на следующее утро ничего не менялось…

Стоп, звучит как-то слишком знакомо, да? Когда задачи падают в режиме нон-стоп, все мы — немного герой Билла Мюррея, а работа — сплошной «День сурка».

Конечно, в такой ситуации трудно сохранять эффективность и быстро принимать правильные решения. Что делать? Оптимизировать график и наладить рабочие процессы так, чтобы не просто выдерживать нагрузку (это программа-минимум), но и получать удовольствие от жизни (иначе зачем это все?)

Как это сделать? Собрали для вас 7 лайфхаков.

• Вспомните о балансе.

Знакомы с «колесом баланса»? Этот инструмент планирования одинаково хорош и для личных целей, и для бизнеса.

Как сделать «колесо баланса»:

• Начертите круг, разделите его лучами на шесть или восемь секторов.
• Поставьте на каждом луче насечки от 1 до 10.
• Напишите рядом с каждым лучом сферу жизни: например, “карьера”, “здоровье”, “друзья”, “отношения с партнером” или “семья”, “деньги”, “путешествия”. Формулировки могут быть индивидуальными.
• Поставьте оценку, насколько вы довольны состоянием дел в каждой из этих сфер (0 — совсем не доволен, 10 — лучше не бывает), и поставьте отметки на лучах.
• Соедините отметки.

Получившаяся линия наглядно покажет, в каких сферах все благополучно, а каким нужно внимание. Теперь это «колесо» можно использовать для планирования: уделять больше времени сферам, которые для вас важны, и экономить ресурсы там, где уже все хорошо.

«Колесо баланса» чаще всего используют для личных целей, но если вы руководитель — можно составить его для бизнеса. Тогда на лучах будут другие аспекты: например, “клиенты и сервис”, “партнеры и поставщики”, “финансы”, “набор персонала” и т. п. — в зависимости от актуальных целей бизнеса.

• Соблюдайте график.

При высоких нагрузках важен ежедневный график. Если делать все (вставать, приезжать в офис, проводить встречи, делать перерывы для отдыха) в одно и то же время, то действуете более эффективно — а значит, бережете ресурсы и время.

Есть разные методики тайм-менеджмента, большинство из них основано на приоритизации и группировке задач. Выберите удобную систему и используйте ее для планирования каждого дня — это поможет не сливать время и энергию впустую.

• Организуйте эффективное взаимодействие с командой.

Если вы руководитель, важно организовать эффективное взаимодействие с командой:

• Оптимизировать число совещаний. Сотрудники часто жалуются, что им приходится тратить время на собрания, которые не относятся к их работе и не влияют на результат. Приглашайте на созвоны только тех участников команды, для которых действительно важны обсуждаемые вопросы. Это позволит использовать время более эффективно, да и сотрудники наверняка будут вам благодарны.
• Найти простую и удобную площадку для постановки задач. Еще одна распространенная проблема — отсутствие у команды простого и удобного сервиса для совместной работы. В CRM или таск-трекерах фиксируется только часть задач, остальное закидывается в чаты (хорошо, если текстом, а не голосовыми сообщениями). В итоге многие таски теряются, сроки срываются.

Мы на своем опыте ощутили этот хаос и именно поэтому создали Jetchat. Здесь можно создавать чаты, ставить задачи и контролировать исполнение. Мы собрали в приложении только самые нужные функции, и теперь можно не отвлекаться на лишнее.

• Правильно организуйте контроль.

Микроменеджмент не работает. Руководителю не нужно контролировать абсолютно все действия подчиненных, чтобы получить результат. Но нужно использовать удобные инструменты для контроля. Такие функции есть в большинстве CRM (правда, пользователи часто называют их слишком сложными) и таск-трекеров (в них обычно добавляют не все задачи, а только самые важные). Чтобы решить задачу с контролем, мы добавили в Jetchat напоминания, которые не дают исполнителю и руководителю пропустить дедлайн.

• Делегирование.

Наверняка в вашей жизни есть задачи, которые могут выполнить другие люди. Подумайте, что можно делегировать — и сделайте это. Тогда у вас появится время на то, что можете сделать только вы.

• Анализ.

Важно не только планировать, но и анализировать. Если какая-то задача требует от вас много времени, но приносит незначительный результат, подумайте, что с этим можно сделать: отказаться от нее совсем, делегировать, изменить подход.

• Физические нагрузки.

Беговая дорожка, футбольное поле, теннисный корт и спортзал — идеальные места для восполнения энергии. Просто найдите занятие, которое будет приносить вам удовольствие.

Вы ищете инструмент, который избавит от хаоса в задачах и поможет эффективно использовать время? Будем рады, если вы протестируете Jetchat и поделитесь впечатлениями от нашего приложения. Чтобы принять участие в тестировании, напишите в комментариях, и мы с вами свяжемся.