Посмотрите внимательно на свой рабочий стол. Нет, не этот. Мы верим, что папки, подставка для ручек, принтер и ящики выглядят прилично. А что происходит в вашем ноутбуке?
Типичная картина – семнадцать открытых вкладок, пять рабочих программ, три чата и свернутый в уголок пасьянс. И это только текущее состояние. Если попросить найти какие-то данные, то будет как в том анекдоте: «В смысле ты не можешь найти отчет? Он на диске D, в папке "корпоратив", под названием "Саше на понедельник"».
Чем опасна такая ситуация?
Слишком много рабочих программ
Вашей фирме нужно вести переписку с заказчиками, отслеживать текущие задачи, ставить новые ТЗ, вести документооборот. И под каждую операцию используется отдельная программа.
А теперь представляем ситуацию: Маше пришло уведомление об изменениях в товарах, она читает статью, но тут в чат пишет клиент, которому нужно срочно ответить. В этот же момент Машу отвлекает коллега. В лучшем случае она успеет ответить клиенту: окно осталось открытым. А вот сообщение о новой акции дочитать забудет. Придет новое письмо, и спрятанная вкладка останется забытой. А там была важная информация.
«Бонусом» – за каждый софт вам приходится платить. И чем больше компания, тем дороже обходятся рабочие программы.
Информационный шум – убивает продуктивность
Почему ваши сотрудники, еще «ничего не сделав», к обеду чувствуют себя вяло и хотят домой? От создателей «отдых в социальных сетях нагружает мозг».
Представим, что у вас интернет-магазин. Вы заботитесь о клиентах и подключили все возможные каналы связи, начиная от Telegram, заканчивая «Одноклассниками». Менеджер принимает заявки, отвечает на звонки, заполняет данные в программе. Общается с коллегами, получает сообщения от друзей и заполняет паузы, играя в смартфоне.
Со стороны всё кажется обычной текучкой. Но это не так. Наш мозг так устроен, что каждый источник информации он обрабатывает, записывает, систематизирует. И чем больше «кадров» мелькает перед глазами, тем ему сложнее.
Сотрудника окружает более пяти каналов информации одновременно. У каждого свой стиль, темп, звук и особенности. Каждый процесс требует немедленного переключения, а если началась акция и поток клиентов резко возрос – образуется хаос и желание уйти подальше, в тихое место, в лес за грибами.
Сложности с обучением новых сотрудников и удаленкой
Когда у вас несколько каналов информации, время на обучение одного сотрудника умножается на три. Бонусом идут истории «сейчас сисадмин проснется, и ты получишь доступы, а пока потренируйся на кошках».
С удаленкой всё еще сложнее: любой сбой в программе вызывает панику. А без чувства команды рядом у многих падает мотивация. Человек чувствует себя в одиночестве, его отвлекают дома, и он не может себя организовать.
Есть и другая крайность – когда в компании общий чат и коллеги, находясь дома, восполняют недостаток общения постоянным флудом. В итоге теряются данные, работа стоит, и бизнес прогорает.
Утечка информации
Основная проблема слива данных – человеческий фактор. При этом сотрудники необязательно намеренно нарушают NDA. Нередки случаи обычных промахов. Если ваш корпоративный мессенджер совпадает с личным, очень просто отправить данные в случайный чат. Потеря телефона и слабые пароли – тоже частая проблема.
Как понять, что вам пора менять рабочие программы
- Сотрудники путаются во вкладках, отвечают медленно и теряют данные.
- Вам приходится платить больше, расширять функционал.
- Часть программ дублирует возможности друг друга. Вы используете только половину предоставленных инструментов.
- Сотрудники жалуются на выгорание, теряют продуктивность, стали чаще уходить на больничный.
- Новые люди не понимают, что происходит в компании. Старые сотрудники только разводят руками. Вы тоже перестали понимать, зачем все тут собрались.
Ситуация решается просто: соберите всё в одном месте
Разработайте удобную систему постановки задач и контроля времени. Убедитесь, что данные надежно защищены и не соприкасаются с социальными сетями.
Именно для этой задачи мы стали разрабатывать Jetchat. Нам хотелось создать пространство, в котором всё под рукой и ничего не отвлекает от работы.
Мы обязательно пригласим на бета-тест. А пока подписывайся на канал, чтобы не потерять новости.