Как восстановить складской учёт

Запрос на восстановление складского учёта — один из самых распространённых для бухгалтеров-калькуляторов. Прежде чем браться за дело, нужно провести аудит учёта (про это у нас есть отдельное руководство). А затем можно выбрать: либо удалить все данные и начать работу с нуля, либо восстанавливать базу. Второй вариант возможен, если раньше учёт хоть как-то вёлся, но на какое-то время (до года) был оставлен без внимания. Вместе с бухгалтером-калькулятором Юлией Левицкой разбираемся, как восстановить учёт и не наделать ошибок.

• Для начала нужно проверить корректность существующего в базе меню. Нужно убрать лишнее и, возможно, скорректировать ветку меню.
• У старых позиций необходимо проверить привязанные ТТК, к новым позициям нужно создать и привязать новые ТТК.
• Проверить номенклатуру товаров, при необходимости разделить или объединить товары.
• Проверить базовые единицы измерения, при необходимости ввести дополнительные.
• Удалить ненужное: товары, которые приходовались, но не списывались; товары, которые присутствуют в ТТК, но приходуются другой позицией (то есть избавиться от «Куриной грудки», «Грудки курицы», «Груд. кур.» и подобных дублей).
• Убрать товары, которые есть в базе и по которым нет движения.

Особенности работы с учётом и хранения данных всегда зависят от программы складского учёта и специфики ресторана. Однако в любом случае необходимо проверить в программе настройки, привязки складов списания, типы оплат и категории списаний.

Следующим шагом нужно навести порядок в модификаторах:

• создать карты для физических модификаторов;
• завести номенклатурные карточки сервисных модификаторов;
• привязать их к основным блюдам.

Если есть услуги, нужно создать их и проверить отображение на «фронте». Также в ходе восстановления учёта заведите и настройте всё, что пробивается по кассе.

Как правило, рестораторы хотят сразу понимать примерную себестоимость меню. Чтобы её посчитать, заведите «виртуальную» приходную накладную по каждому складу и приходуйте туда каждый товар по одной базовой единице измерения. Здесь можно исходить из следующих источников:

• последних приходных накладных (если они есть);
• прайсов поставщиков, с которыми ресторан работает или планирует работать;
• средней цены товара по данным из интернета, если нет возможности найти её по-другому.

Когда данные по себестоимости готовы, её нужно показать руководителю, чтобы у него была возможность что-то поменять: например, изменить размер порций или закладку ингредиентов.

После этого есть несколько вариантов действий:

• Если в базе больше нет приходов, виртуальную накладную можно просто удалить.
• Если есть старые остатки товаров, обнулить их с помощью инвентаризации.
• Не удалять виртуальную накладную, чтобы в программе была хоть какая-то себестоимость на момент начала ведения корректного учёта.

Здесь главное — не запутаться!

Если убрать или обнулить виртуальный приход, вы останетесь без себестоимости. После снятия реальных товарных остатков придётся долго ждать полноценной себестоимости, пока абсолютно все товары не пройдут весь цикл закупки. Поэтому лучше в этой ситуации поступить так:

• Если есть «старые» остатки по старым ценам, первым документом создайте инвентаризацию и обнулите всё, что было раньше.
• Следующий документ — виртуальная приходная накладная, с помощью которой программе нужно задать новые цены.
• Третий документ — инвентура, в которой нужно зафиксировать текущие товарные остатки, которые программа будет использовать

Перед третьим шагом не забудьте выбрать дату, с которой начинается корректное ведение учёта. На утро этой даты или вечер предыдущего дня необходимо снять все фактические остатки на производстве и занести их в базу. Эта инвентаризация необходима для того, чтобы зафиксировать реальные остатки.

Таким образом, при восстановлении учёта в систему вносятся две инвентаризации:

• Для обнуления текущих остатков, чтобы программа списала старые остатки со старой себестоимостью и не тянула её в свежую реализацию.
• Для фиксированию текущих реальных остатков.

А между ними — виртуальный приход.

И ещё один важный момент: если вы оказываете разовую услугу по восстановлению учёта, объясните руководителю, что после снятия фактических остатков их постоянный бухгалтер-калькулятор уже должен быть готов к работе. В противном случае вся проделанная работа будет бесполезной. После выполнения всех этих шагов можно и нужно начинать полноценное ведение базы — комфортное и системное.