Отрицательные остатки (или излишки) в системе складского учёта — это излишки производства, а не учётной программы. Они возникают, когда на кухне почему-то появляется больше продуктов, чем в электронной базе: программе не хватает сырья, а производство его всё ещё продает.
Ошибки в учётной программе, связанные с остатками, могут свидетельствовать о неправильно настроенных процессах и даже о воровстве. Однако, несмотря на все усилия сотрудников, отрицательные остатки могут возникать по разным причинам. Вместе с Юлией Левицкой, бухгалтером-калькулятором с опытом работы в общепите более 14 лет, рассматриваем основные причины возникновения отрицательных остатков и способы их предотвращения.
Причина №1. Завышенный процент отхода в техкарте
Одной из распространенных причин отрицательных остатков является завышенный процент отхода, указанный в ТТК. В этом случае программа списывает больше сырья, чем реально расходуется на производстве. Это может произойти из-за неправильного расчёта или недостаточной оценки процессов производства. Могло измениться сырьё. Возможно, проработку сделали неправильно. Или новый повар по-другому разделывает продукты.
Что с этим делать?
Регулярно пересматривайте и обновляйте ТТК с учётом реальных данных о производстве. Более точный контроль и анализ процессов поможет в оптимизации расхода сырья и минимизации отходов.
Причина №2. Недовложения на производстве
Недовложения на этапе производства тоже могут приводить к отрицательным остаткам. Возможно, сотрудники недостаточно тщательно измеряют объём используемых ингредиентов. Иногда это происходит специально — в блюда не докладывают сырьё, чтобы каким-то образом извлечь из этого выгоду.
Что с этим делать?
Уделите внимание контролю за процессом производства. Внимательно следите за запасами сырья и, если возможно, за правильным использованием ингредиентов при готовке.
Причина №3. Ошибки в первичных документах
Речь идёт о первичных документах, которые влияют на приход товара на склад: внутренние перемещения, приходные накладные и акты разбора. Ошибки в этих документах тоже могут привести к неправильному учёту остатков. Возможно, бухгалтер забыл внести первичный документ в систему складского учёта — необходимо найти и исправить эти недочёты.
Что с этим делать?
Обязательно проверяйте первичные документы на наличие ошибок и сверьте первичку с информацией из 1С (или другой учётной системы). А автоматизация учёта и использование специализированного ПО помогут вам снизить вероятность ошибок.
Причина №4. Неправильно внесённые данные в предыдущей инвентаризации
Неправильно внесённые данные в предыдущих инвентаризационных циклах могут привести к ошибкам в учёте остатков. Скорее всего, фактическая информация об остатках была занижена — или остатки просто сняли неправильно.
Что с этим делать?
Проводите инвентаризации регулярно, контролируйте процесс и анализируйте данные. Уделите внимание обучению персонала и используйте современные методы учёта, чтобы усовершенствовать процесс и минимизировать ошибки. Сохраняйте бланк рукописных остатков до следующей инвентаризации, чтобы вы хотя бы могли проверить правильность внесённых данных.
Читайте подробнее об инвентаризации в нашей статье.
Причина 5. Отсутствие информации о произведённой замене
Отсутствие точной информации о произведённой замене ингредиентов тоже может привести к отрицательным остаткам: например, если повара добавляют в блюдо сливки, разбавленные водой, вместо молока.
Что с этим делать?
Если замена разовая, сделайте для блюда акт переработки, а если замены регулярные, примените процедуру взаимозамены. И, конечно, ведите детальный учёт всех изменений в составе блюд.
Отрицательные остатки в учётной системе ресторана могут создавать серьёзные проблемы для бизнеса, но с правильным подходом и контролем вы сможете минимизировать и предотвратить их. Регулярно обновляйте техкарты, следите за производственными процессами и уделяйте достаточно внимания учёту, чтобы обеспечить точность ведения остатков и, как следствие, эффективнее управлять предприятием.