Идеальной программы для бухгалтера нет. Но я нашла ту, где удобнее всего выполнять эти 5 задач

Я бухгалтер на аутсорсе. Веду 75 клиентов в пяти разных сервисах и до сих пор не сошла с ума. Рассказываю, почему не работаю в одной программе и какие задачи решаю только в СБИС.

Я Тамара Евсюкова, руководитель бюро бухгалтерских услуг «Старт Консалтинг». Помогаю бизнесу разобраться с налогами, контролирую доходы и расходы.

Признаюсь, мечтаю работать только в одной программе, где можно легко вести всю бухгалтерию: формировать и отправлять отчетности, считать зарплату, следить за расходами. Но пока идеального сервиса не существует, и всёе приходится делать в разных: составлять отчеты в 1С, а обмениваться документами по ЭДО в Контуре или СБИС. Кажется, что голова может лопнуть от такого количества программ, но на самом деле удобнее использовать их все: у каждой свои плюсы и минусы.

Ребята из «Бизнес легко» попросили рассказать, для каких задач я использую СБИС. Поделюсь, что я делаю в этом сервисе и как он упрощает работу.

Для ликвидации бизнеса предпринимателю нужно подать в налоговую заявление и налоговую декларацию. Сделать это можно одним из двух способов:

• Прийти в налоговую или во флагманский МФЦ по месту регистрации. Этот вариант не всегда бывает удобным. Например, бизнесмен открыл ИП по прописке в Екатеринбурге, а потом переехал в Москву — чтобы подать документы, придется ехать через полстраны.

• Подать заявление онлайн. Можно воспользоваться разными сервисами, например 1С или «Государственная онлайн-регистрация бизнеса». Но тут есть загвоздка: на площадках нельзя заполнить и отправить налоговую декларацию, без которой ИП не закроют. Для этого понадобится сервис от ФНС «Налогоплательщик ЮЛ».

Часто клиенты просят меня закрыть их ИП. Чтобы подать онлайн-заявку, мне приходится заходить в 1С и готовить заявление. Для сдачи отчетности — открывать сервис «Налогоплательщик ЮЛ» с компьютера предпринимателя. Там нужно сформировать транспортный контейнер — файл с документами и привязанной электронной подписью, а затем отправить в ФНС. Это долго и неудобно: приходится переходить из вкладки во вкладку, вбивать логин и пароль и другие данные.

В СБИС можно убить сразу двух зайцев: сформировать заявление на закрытие ИП во вкладке «Регистрация ЮЛ/ИП» и декларацию во вкладке «Отчеты», а потом одним нажатием отправить документы в налоговую. Это здорово экономит время — не нужно пользоваться разными сервисами.

Чтобы формировать бухгалтерские и налоговые отчеты, мне нужны акты и накладные. Часто приходится просить бизнесмена скачать документы и переслать по почте или залить файлы на облачный диск — на это может уйти уйма времени.

В СБИС все документы автоматически появляются во вкладке ЭДО, и мне не нужно ждать, пока клиент их отправит. Например, один из моих заказчиков ведет бизнес на маркетплейсах. Раз в месяц платформы присылают акты о продажах, предприниматель их подписывает электронной подписью, я забираю нужные данные для учета — всё быстро, без звонков и напоминаний.

Налоговая отчетность может свести с ума. Например, в 1С приходится закрывать каждый период, перепроверять данные, прикреплять расчеты страховых взносов — на это уходит много времени. Когда отправляешь документы, налоговая может их не принять: она обновила формы сдачи отчетности, а 1С — нет. Приходится всё переделывать.

В СБИС шаблоны документов обновляются автоматически, а формировать декларации и отчетности можно в пару кликов: данные подтягиваются автоматически. Вот что я составляю в системе:

Нулевая отчетность. Ее формирую, если в отчетный период бизнес простаивал: не было доходов и расходов, бухгалтер не начислял зарплату, а в уставном капитале нет основных средств. Заполнять много полей не приходится: часть данных система сама подтягивает из ЕГРЮЛ, а я только указываю количество сотрудников и перепроверяю персональные данные.

Уведомление в МВД. Когда предприниматель нанимает на работу иностранца, нужно сообщить об этом в ведомство в течение трех рабочих дней. В уведомлении нужно указать паспортные данные, образование, адрес и другие сведения — вбивать вручную их долго. В СБИС документ для МВД формирую за пару минут: указываю сотрудника, а всё остальное система заполняет самостоятельно.

Формирование документов без электронной подписи. Бывает так, что предпринимателю нужно отчитаться перед налоговой, а электронная подпись закончилась и подать документы онлайн нельзя. Вот какие есть варианты:

• Идти в ведомство и вручную заполнять все бумаги.
• Получить новую ЭП. Ее могут делать два рабочих дня, и есть риск не успеть подать документы в срок.

Со СБИС можно быстро сформировать отчетность или декларацию, распечатать и отнести в ведомство. Пройтись до ФНС, конечно, придется, зато не придется заполнять всё вручную.

Многие отчеты я формирую в 1С. Бывает, ошибаюсь в цифрах, не заполняю обязательные поля и не замечаю этого, а 1С не подсвечивает неточности — в госорганы уходят документы с расхождениями. Такие отчеты отклоняют, и мне приходится искать, где указаны неверные данные, и исправлять их.

СБИС автоматически проверяет документы перед тем, как отправить. Система выделяет цветными квадратиками поля, в которых есть ошибки: например, остался незаполненный раздел, не сошлось количество человек или данные не соответствуют предыдущему кварталу. Это очень удобно: не надо по сто раз перепроверять акт или отчет, меньше вероятность, что документ отклонят.

Если организация меняет юридический адрес, нужно подать заявление на его смену в регистрирующую налоговую. Сформировать документ можно онлайн на сайте ФНС — данные о новом местоположении подтягиваются из Государственного адресного реестра. Но бывает так, что в ГАР нет нужного адреса, потому что местная администрация не включила данные в реестр. Придется тратить время и идти в мэрию, чтобы адрес добавили в список, и только потом подавать онлайн-заявление. Или сразу идти в налоговую и вручную заполнять бумаги.

В СБИС необязательно брать данные из реестра. Можно заполнить строку с новым адресом вручную и отправить документ онлайн.

Как и у многих систем, у СБИС есть свои недостатки, но эти фишки меня очень выручают и экономят время и нервы. Если вы их тоже заценили и хотите попробовать сервис в своей работе, пишите в «Бизнес легко». Специалисты подключат программу, обучат бухгалтеров и подскажут, какие еще возможности СБИС помогут автоматизировать бизнес-процессы. И еще у них классная поддержка: отвечают даже поздно вечером, проверено на себе.

А вы в каких сервисах ведете бухгалтерию? Или все делает бухгалтер, а вы отдыхаете? :)