Нужно ли выстраивать офисные бизнес-процессы по принципам бережливого производства?
Однозначно да, потому что зачастую тормозят именно они. И там, опять же зачастую, потери менее видны и меньше осознаются людьми. Компании, внедрившие у себя бережливое производство, не всегда достигают желаемого результата, потому что недооценивают важность оптимизации офисных процессов и их влияние на общее время исполнения заказа. Про потери в производственных процессах я писала в прошлой статье.
Под офисными бизнес-процессами будем понимать тут всю обеспечивающую деятельность компании от закупки, договорной деятельности, кадрового делопроизводства, документооборота до логистики.
Самый частый ответ на вопрос «зачем вы это делаете» (лишние отчеты, ненужные действия, лишние копии документов), почему-то во всех фирмах – «так исторически сложилось». И, на мой взгляд, эта фраза – верный признак, что надо повнимательнее посмотреть процесс и попробовать создать бережливый офис.
Базовое правило для эффективных процессов - стараться избегать следующих потерь:
Я думаю, многие в приведенных выше примерах, смогли увидеть частые больные места в офисных процессах.
Схематично описать эффективный офисный процесс можно такой формулой:
Ценность методики бережливого производства не только и не столько в описании различных методик «just-in-time», 5C, картирование или описании определений «муда» или «канбан». Она скорее учит постоянно задумываться о том, приносят ли какие-то действия ценность для клиента и как можно улучшить свою работу. Ведь в конечном счете цель любой деятельности, в том числе офисной, – это довольный клиент. И знание этих видов потерь позволит остановится и задуматься над своими привычными рабочими действиями.
«Все, что мы делаем – это смотрим на временную линию от момента, когда клиент делает заказ до момента получения от него оплаты за выполненную работу. И глядя на эту линию, мы пытаемся ее уменьшить посредством удаления всех действий, которые не приносят ценности потребителю».
По невеселой статистике 80% шагов в процессах не добавляют ценности продукту. И, если компания хочет быть эффективной, ей необходимо сфокусировать внимание на их сокращении, поставив акцент на добавленной стоимости. Добавленная стоимость – это любая деятельность, которая прямо или косвенно увеличивает выгоду клиентов. Это все, за что клиент готов платить. Вот почему компания должна определить фактические процессы и результаты, добавляющие ценность, и свести к минимуму все остальное. И не внедрение методик приведет к изменениям, а изменение культуры работы, переход на Бережливое управление, если так его можно назвать.
Подписыватесь на Telegram-канал.