Личный кабинет для контрагентов, как ускорить комплаенс проверку большого количества подрядчиков

Когда у компании много контрагентов и подрядчиков, уследить за всем бумажным документооборотом — сложно. Страдает точность проверки информации и теряется время на передачу документов между отделами. В этом кейсе расскажем, как с помощью личного кабинета для контрагентов удалось автоматизировать их проверку и сэкономить время на передачу информации из одного отдела в другой.

Крупный машиностроительный холдинг. Активно внедряет современные информационные технологии, корпоративные системы и сервисы во все сферы деятельности компании.

Основная проблема клиента — очень большое количество поставщиков, контрагентов, различных подрядчиков и субподрядчиков. Для производства требуется много номенклатуры и услуг, поэтому IT-служба клиента работает совместно с отделом «должной осмотрительности» (комплаенс), чтобы проверять надежность контрагентов.Например, в компании появлялся новый поставщик, который заполнял бумажную анкету и указывал всю необходимую информацию о своей деятельности: тип договора, по которому работает, данные организации, необходимые для сотрудничества документы о своей компании и продукции и так далее.Затем весь пакет документов направлялся в отдел комплаенс, который проверял контрагента по всевозможным каналам. На такую процедуру уходило очень много времени. Система контроля за сроками и точностью проверки информации работала с перебоями, а документы было трудно отслеживать.У компании появилась идея создать портал, на котором контрагенты смогут заполнять анкету в электронном формате.

Мы создали и согласовали прототип электронного варианта анкеты на основе ее бумажной версии. Решением стало создание личного кабинета — контрагент регистрируется на сайте, создает персональную анкету с определёнными условиями: выбирает тип договора, вид юридического лица и другие данные. Далее анкета выгружается в информационную систему Заказчика и проходит там процесс проверки и согласования. Контрагент при этом получает уведомления в личном кабинете и на почту, а также следит за статусом проверки анкеты в личном кабинете.На этапе реализации проекта заказчик вышел к нам с просьбой добавить около 30 новых вопросов. По ходу тестирования анкеты контрагентами также поступали дополнительные запросы на усовершенствование системы. Так что, прототип сильно отличается от итоговой версии анкеты. Со временем в анкету было добавлено множество дополнительных блоков, в которых контрагент мог указать более развернутую информацию, необходимую для других отделов компании.Для реализации личного кабинета контрагента мы выбралиCMS «1C-Битрикс. Управление сайтом». Портал построен на готовом фундаменте Битрикса, в котором уже есть базовые вещи, и их не потребовалось прописывать с нуля. Например, авторизация, безопасность, дизайн административной панели, отправка почтовых уведомлений, поведение определенных элементов — всё это «идёт в коробке» CMS 1C-Битрикс. Также в Битриксе есть административная часть, в которой администраторы могут менять и добавлять данные.

При заполнении ИНН контрагента автоматически запрашивается полная информация из сервиса «Контур Фокус»: от юридического адреса, задолженности по налогам до проверки наличия контрагента в санкционных списках. Эта информация автоматически подгружается в анкету, что экономит время контрагента на ее заполнение и исключает ошибки в данных полях.Также возможно проверить контрагента по названию организации, фамилии бенефициара. По этим данным можно найти контрагента в санкционных списках с полной информацией: страна, дата наложения санкций, тип санкций (прямые, косвенные, вторичные санкции для владельцев доли в компании).Таким образом большие заводы стараются оградить себя от случайного заключения договора с контрагентом, который подпадает под вторичные санкции, или является неблагонадежным (в процедуре банкротства, компания однодневка, не платит налоги и так далее).Помимо этого, была настроена интеграция с DocsVision, которая используется в компании для автоматизации типовых задач документооборота.

• Заполнение анкеты

Контрагент заполняет объёмную анкету, в которой указывает данные об основных средствах, численности сотрудников. После заполнения анкеты формируется PDF-файл. Представитель контрагента распечатывает анкету, подписывает её, ставит печать и только потом загружает в личный кабинет на портале. Готовый вариант анкеты уходит в отдел «Комплаенс» и в IT-службу компании.

• Интеграция с сервисом заказчика

Анкета автоматически выгружается в информационную систему заказчика, где документы проходят проверку, после которой запускается процесс согласования. Если данные в анкете вызывают сомнения или были допущены ошибки, анкета отправляется на доработку контрагенту (меняется статус анкеты в личном кабинете контрагента и ему приходит уведомление по электронной почте).

• Поступление данных в IT-службу заказчика

Когда анкета прошла первичную проверку, она переходит в следующую стадию проверки в информационной системе заказчика: документы проходят дополнительные проверки, рассматриваются на признаки присутствия контрагента в санкционных списках, оценивается благонадежность, задолженности по налогам, судебным разбирательствам. И после этого принимается решение о дальнейшей работе с контрагентом.Контрагент в процессе рассмотрения анкеты следит за статусами и вносит дополнительные данные при необходимости.

В первую очередь сложности были связаны с отсутствием какой-то стандартной структуры. Анкета представляет собой большое «дерево выбора», где в зависимости от результатов заполнения одних полей динамически меняется состав следующих полей для заполнения, в разных пунктах могут запрашиваться дополнительные данные или документы.Было непросто сформулировать пункты, ответы на которые не ограничиваются стандартным «Да / Нет», и от них зависит дальнейшая логика анкеты. Важно было предусмотреть все возможные варианты, чтобы соблюсти логику в одних вопросах и в то же время не нарушить логическую цепочку в других пунктах.Также в первое время после внедрения поступало множество вопросов по анкете от контрагентов и сотрудников служб заказчика. Основные проблемы вызывали большой объем вопросов с иногда сложным выбором, необходимость внимательно читать рекомендации и комментарии по заполнению ответов.Решение:Наши разработчики специально ограничили свободные действия: составили списки, настроили варианты выбора ответов, чтобы пользователи вводили как можно меньше информации, в которой есть опасность допустить ошибки. Сервис также предусматривает автоматические проверки заполненности необходимых полей и файлов.Иногда мы меняем формулировки или варианты ответов, чтобы сделать сервис более понятным и удобным для пользователей. Кроме того, мы разработали инструкцию для работы с анкетой. В самой анкете у каждого пункта прописаны подсказки и комментарии, которые помогают быстрее понимать, какие действия нужно выполнить пользователю.

Сотрудники заказчика быстро оценили преимущества: они могут оперативно отследить документы, система стала централизованной, все документы оцифрованы. Например, теперь не нужно досконально перепроверять каждую анкету с участием множества отделов — на дополнительную проверку идут только контрагенты, к которым система выявила вопросы.Кроме того, сотрудники заказчика могут задавать собственные маршруты для разного типа анкет, направлять их на нужные уровни проверок.

• Проверка стала автоматизированной, соответственно исключается человеческий фактор и сокращается количество ошибок.
• Сократилось время на проверку и передачу информации из одного отдела в другой.
• Появилась централизация и система маркеров благонадежности, на основе которых составляются разные маршруты согласования документов.
• Появилась возможность получать максимально возможную точную информацию цельно и сразу, не запрашивая множество дополнительных данных у каждого контрагента.

Сейчас проект находится в эксплуатации у заказчика. По ходу работы возникают новые вопросы и идеи. Уже наработан пул задач, которые требуется реализовать в перспективе.