Меня зовут Валерия Ермаченкова, я старший PR-менеджер в коммуникационном бюро Buro of communications. Рассказала WEEEK, как избавилась от прокрастинации. В этом мне помогло правильное планирование дел, дробление больших задач на маленькие, работа по 5 часов в день и красивое белое кресло на рабочем месте.
Что такое прокрастинация и кто её открыл
Прокрастинация – это когда человек откладывает решение задач на потом. Так наш мозг реагирует на то, что кажется ему сложным или неинтересным. И, если одни до последнего убеждены, что решение задачи не займет много времени, то для вторых причина прокрастинации – ожидание вдохновения.
Прокрастинация – это сравнительно новый термин, который появился в 1997 году в книге «Прокрастинация в жизни человека» П. Рингебаха. Он описывает прокрастинатора как человека, который уделяет много времени неважным делам. В психологии это называется «ловушкой активности», когда человек вроде бы занят, но при этом его продуктивность – нулевая.
Интересны результаты исследования шведских и немецких ученых, в котором приняли участие больше 3525 студентов. Им предложили в течение года каждые три месяца заполнять анкеты для оценки состояния здоровья и склонности откладывать дела на потом. Выяснилось, что прокрастинации подвержены 75% людей из группы. Главными причинами, из-за которых студенты откладывали дела на попозже, были тревожность, проблемы со сном, хронические боли, депрессивные состояния и заниженная самооценка.
Несмотря на то, что, человек абсолютно точно осознает возможные последствия фразы «сделаю это завтра», он не может повлиять на ситуацию. Не всегда можно самостоятельно определить симптомы прокрастинации. Когда мы прокрастинируем, мозг автоматически ставит блок на те навыки, которые мы могли бы применить в решении сложных задач. Это может привести к выгоранию и постоянному чувству вины, которое часто сопровождается психосоматическими проявлениями. Но с прокрастинацией можно бороться и вот какие техники я попробовала.
Делай самые важные дела в то время суток, когда твоя продуктивность на пике
В моей ежедневной PR-рутине самое долгое – писать PR-тексты. Это не скучно и не монотонно, я стремлюсь разобраться в теме и выдать классный результат. Но для этого мне не всегда хватает сил и вдохновения. Но если вы спросите, когда я делала свои самые успешные материалы, которые попали в известные СМИ, то окажется, что я писала их в утреннее время.
В начале рабочего дня, по утрам, я чувствую себя максимально продуктивной, для этого у меня есть целый список ритуалов. Например, медитация или спорт. Это заряжает меня энергией. Но спорт по утрам – индивидуальная история, потому что кто-то любит вечерние тренировки и максимально продуктивен ночью.
Делай быстрые задачи, которые давно откладывал на потом, в свободные минуты
У многих из нас бывают рабочие дни, когда не так много задач. Я в такие моменты предпочитаю «разбивать копилку» небольших задач, которые мне казались делом одного мгновения. Согласитесь, лучше потратить на них долго тянущееся рабочее время, чем тратить драгоценные минуты быстро пролетающих выходных.
Чтобы ничего потерять, в таск-менеджере я разделяю свои задачи на две части: первая часть – наиболее значимые, которым я выделяю «положенное по закону» время в течение рабочей недели. А вторая – такие задачи я помечаю нежно-голубым цветом свободы – то, что я могу сделать в менее загруженные дни.
Это спасает меня от ощущения прокрастинации в рабочее время: есть минута – решаю задачи здесь и сейчас. Иногда это происходит во время командировочных перелетов. В небе нет интернета, и вряд ли я распишу успешную стратегию для клиента, но есть отличная возможность наконец-то расписать идеи для контента в социальных сетях – это из тех задач, которые я постоянно откладывала.
Окружи себя вещами, которые будут не отвлекать, а вдохновлять
Мало кто знает, что время выполнения одной и той же задачи зависит от условий, которые окружают человека. Зная, что писать курсовую работу придется на ноутбуке с техническими сбоями, нам вряд ли захочется быстро приступить к ней. Именно поэтому необходимо устранить причины, которые мешают настроиться на задачу.
Так я заменила рабочее кресло, скрип которого выбивал меня из творческого потока, на красивое белое, словно сошедшее с лучших картинок Pinterest. Теперь у меня миллион креативных концепций в заметках и море вдохновения каждый раз, когда я сажусь в это кресло, чтобы поработать.
А до этого было примерно так: я начинаю печатать текст на клавиатуре, а кресло подо мной предательски скрипит. Сосредоточенность вмиг улетучивается, а вместо креатива в голове мысли о том, что дома пора менять мебель, а впереди еще 10 лет ипотеки.
Дроби большие задачи на несколько маленьких
Часто страх перед чем-то глобальным заставляет нас нервничать и мы продолжаем бояться, листая ленту в социальных сетях, так и не приступив к делам. Чтобы этого не произошло, попробуйте разбить одну большую задачу на несколько частей. Для каждого этапа обязательно определите свой дедлайн: в противном случае даже маленькое дело может продолжаться бесконечно.
С эффектом от этой техники я столкнулась, когда начала подготовку масштабной инфлюенс-стратегии. В начале мне казалось, что после ее сдачи я уволюсь и стану городской сумасшедшей: не может обычный человек выполнить такой объем работы. Но после того, как я разбила огромную задачу на несколько этапов, мне стало гораздо легче.
Внутри таск-менеджера WEEEK тоже можно дробить большие задачи на маленькие и присваивать им статус: от самых важных к менее важным. А если вы отложили задачу на неопределенный срок, но не хотите совсем отказываться от неё, присвойте ей приоритет “Замороженная”:
В первую очередь я делаю аналитическую работу, для которой мне не надо ни с кем связываться: выделяю портреты аудитории, делаю подборку инфлюенсеров и проверяю качество их блогов, потом создаю питч.
Как только готова «основа» для коммуникации и известны все внутренние данные по проекту, я приступаю к рассылке предложений, звонкам и общению с людьми. На это я могу выделить больше двух дней, ведь деловая коммуникация – энергозатратный процесс.
Финальный этап, когда собраны все договоренности и можно немного расслабиться, я оставляю на работу с бухгалтерией: составление договоров, проведение оплат и так далее.
После того, как я разделила одну большую задачу на маленькие, я смогла подготовить стратегию без ошибок, расфокуса и лишней траты времени.
Работай меньше часов, но делай эти часы максимально продуктивными
Если не соблюдать режим труда и отдыха, есть риск перегореть – ярко, но очень быстро. Я столкнулась с периодом, когда работала 13-15 часов в день 5 дней в неделю, считая это наказанием за то, что не успевала сделать основной пул задач в общепринятое рабочее время.
У меня был даже период, когда я могла смотреть в ноутбук и не понимать, чего от меня хотят, и как выполнить ту или иную задачу. Я пыталась проявить себя на новом рабочем месте, но выбрала неправильный путь для этого. Тогда мной управляли два чувства – страх сделать что-то неправильно, из-за которого я выбирала вообще ничего не делать, и хроническая усталость.
Это состояние длилось 2 месяца, пока я не решила разработать личный тайм-менеджмент. Каждый день я составляла список рабочих задач, которые должны были занимать максимум 6 часов. Если я не укладывалась в этот срок, то переносила оставшиеся задачи на следующий день, также распределяя их в рамках 6-ти часов. В моем расписании появилось свободное время для того, чтобы восстанавливаться: спорт, прогулки, танцы, развлечения.
Результат проявился очень быстро: я перестала бояться сделать что-то неправильно, ведь у меня были силы и энергия, чтобы быстро все исправить.
Вывод
Тайм-менеджмент – не просто «что-то на языке бизнеса»: это показатель вашей ценности как эффективного сотрудника. Поэтому стоит вовремя сделать выбор: быть уставшим и растягивать все задачи, или быть заряженным и за 5 часов работы в день «сворачивать горы».
Поэтому теперь моя жизнь похожа на рутину героинь «Секса в большом городе»: пара часов эффективной работы, а дальше время для восполнения ресурсов, которые пригодятся на следующий рабочий день.