Моя практика работы с предпринимателями говорит о том, что во многих случаях планёрки или не проводятся вовсе или превращаются в формальное мероприятие.
Поэтому хочу поделиться несколькими правилами, которые сделают планёрки и необходимыми и эффективными.
Я выделяю три базовых правила для Планёрок.
- Плановость.
Несомненный плюс планёрок в том, что это плановое мероприятие, которое заранее внесено в календарь каждого постоянного участника.
Кроме этого планерки обычно имеют базовый круг обсуждаемых вопросов, которые актуальны на определенный отрезок времени. Повестка планерки может периодически меняться, но в целом это всегда оперативные вопросов, требующие регулярного внимания.
Плановость этого мероприятия позволяет не тратить время на оповещение участников о дате, времени встречи. Каждый участник готовится к своему вопросу без напоминаний.
- Регулярность.
Планёрка дисциплинирует сотрудников, а руководителю позволяет проводить регулярный менеджмент.
На планерку обычно выносят рабочие вопросы, которые требуют контроля руководителя и оперативного взаимодействия сотрудников, связанных общими процессами.
Именно регулярность этого мероприятия гарантирует «руку на пульсе» важных вопросов деятельности компании.
- Оперативность.
Планёрка обеспечивает оперативный анализа ситуации, поиск решений, путей взаимодействия для рабочих процессов.
Как правильно пользоваться этими правилами.
Предлагаю начать с «Оперативности».
Для начала надо определить круг оперативных вопросов, которые требуют регулярного менеджмента как со стороны руководителей, так и со стороны исполнителей и взаимодействующих.
Кто это решает? Руководитель, который является основным получателем информации о состоянии дел.
Именно круг вопросов планёрки определяет состав ее постоянных участников.
Кстати, регулярная повестка и состав участников могут быть определены для нескольких отдельных планёрок, проводимых руководителем.
Правило оперативности так же включает в себя регулярный мониторинг рабочих процессов, требующих контроля, а значит периодическое обновление повестки и состава участников.
Продолжим с «Регулярностью»
Важно определить регулярность планерок для различных повесток. Одни вопросы требуют еженедельного мониторинга, другие один раза в месяц, третьи один раз в квартал, а есть такие, которые необходимо контролировать ежедневно.
Правило Регулярности очень важно соблюдать, чтобы не превращать планёрку в рутинное мероприятие, когда участнику совещания просто уже нечего сказать из-за того, что информация, которую он давал раньше, не поменялась и не должна была поменяться.
Если участники собрались на планёрку, и руководитель слышит практически от каждого: «ничего не изменилось, мы по плану еще на текущем этапе», то периодичность совещания и(или) состав участников определены неверно.
Перейдем к «Плановости»
План- это то, что нужно зафиксировать и довести до сведения всех заинтересованных лиц.
В Плане проведения планёрок будет:
- Периодичность
- Круг вопросов и состав участников
- Порядок доведения информации об изменениях.
Пример,
- Проект «Запуск SRM-системы»
Еженедельно в 9:30 по средам с 11.10 по 15.12.2023 г.. Продолжительность 40-60 минут. Формат онлайн.
Постоянная ссылка на участие: ….
Запуск SRM-системы выделен в отдельный проект, предварительно определен общий период контроля проекта, периодичность промежуточного контроля , формат совещания.
- Постоянная повестка.
- Итоги выполнения этапов плана запуска;
- Проблемные вопросы за неделю, поиск решения;
- Корректировка плана с учетом текущего состояния.
Повестка говорит о том, что уже принято решение по запуску SRM-системы, составлен поэтапный план запуска, определены руководитель и ответственные за запуск. И теперь выполнение этого плана требует контроля.
- Постоянные участники:
- Кузнецова И.- руководитель проекта
- Васнецов К.- куратор проекта
- Иванов И.- операционный директор
- Петров В.- руководитель отдела работы с клиентами
- Сидоров О.- руководитель отдела ИТ.
Кузнецовой И. пригласить на совещание 08.11.2023 : руководителя операторов Колл-центра Васильеву О., сотрудника Отдела документооборота Орлову С.
Среди постоянных участников сотрудники, которые являются владельцами основной информации по проекту, а так же те, кто принимают решения и осуществляют промежуточный контроль. В процессе подготовки определена необходимость пригласить на планёрку троих сотрудников, задействованных в проекте.