Квест на день рождения с помощью чат-бота. Часть 1: как придумали и организовали

Квест на день рождения с помощью чат-бота в телеграме делали:

• crm-маркетолог Никита Швецов — настройка и тестирование бота;
• офис-менеджер Катя Бутова — идеи, подготовка офлайн-заданий и организация команды;
• редактор Маша Николаева — идеи, проработка логики и тексты;
• дизайнер Серёжа Залипаев — дизайн всего;
• редактор Серёжа Белоножкин — тексты,
• редактор Марина Власова — тексты и залезания на дерево;
• руководитель контент-команды Лена Бычкова — идеи и залезания на дерево;
• аналитик Вика Агейкова — идеи, проработка логики, задания с голосовыми сообщениями, офлайн-задания с тортом и бутылками вина;
• маркетолог Соня Викулова — печать, закупка винишка и запрятывание его в лесу;
• помощник комдира Вика Моисеева — координация расписания близнецов;
• crm-маркетолог Карина Кожаринова — идеи;
• HR-директор Таня Калиниченко — идеи и сбор поздравлений;
• бухгалтер Таня Лоскутова — торт.

А я менеджерила весь процесс.

25 июля у Вовы и Вани Ильиных, основателей Email Soldiers, день рождения, и мы каждый год готовим для них классные подарки. Например, в прошлом году дарили «‎Монополию Email Soldiers»:

Ещё раньше — картонные копии Вани и Вовы, халаты с надписью «‎Идеальный».

Хочется радовать ребят и не дарить шаблонные штуки. В 2020 я была поражена крутотой Монополии, позавидовала, что не приложила к ней руку, и решила: в следующий раз я должна принять участие в подготовке подарка. И — следующий раз настал.

За месяц до дня Х мы начали обсуждать предполагаемый подарок в девичьем чатике Дискорда. Голосовали за книгу и видеопоздравление, но вдруг возникла идея — а давайте запилим чат-бота!

Вариант небанальный, инновационный — как близнецы и любят. К тому же — можно включить и частицы других подарков: видео и тексты. Чат-бот сразу набрал в два раза больше голосов.

Решено! Делаем.

Классный способ совместить приятное с полезным — прокачать достаточно новое для нас направление на весёлой задаче.

Придумали, что это будет квест на день рождения, обсудили общую канву, локации, онлайн- и офлайн-задания. У ребят в жизни много работы, спорта и кутежей — эти темы и решили использовать в квесте.

Определились с этапами чат-бота:

1. Знакомство с ботом: онлайн-рассказ, что ребят ждёт вечером перед днём квеста.
2. Утренняя пробежка: офлайн-этап — поиск подарка в лесу.
3. Голосовые сообщения: онлайн-задание с отсылкой к голосовым сообщениям в телеграме, которые так любит Ваня 🙂
4. Старый офис: поиск подарка в районе самого первого офиса агентства.
5. Вопросы: быстрое онлайн-задание, чтобы расслабиться и вспомнить пару смешных историй.
6. Бар: ещё один офлайн-этап. Мы не можем без кутежа в день рождения фаундеров, и это место его начала.
7. Поздравления: отправка поздравлений от команды в тот же канал непосредственно в день рождения.

В качестве инструмента для чат-бота выбрали Chat2Desk. Почему именно этот? По принципу наименьшего сопротивления. Сразу поняли, что настройкой бота будет заниматься менеджер, которому это в новинку (но жутко интересно), а значит, нужен инструмент, который мы уже знаем — тогда сможем получить консультации и помощь внутри команды. На Chat2Desk реализован наш курс для писателей, у нас уже есть аккаунт в этой системе, поэтому выбрали его.

Дальше определились со всеми заданиями, прописали черновые тексты, создали схему-алгоритм.

Важно было расписать всё подробно, чтобы ничего не забыть.

Дорабатывали схему на ходу: например, когда были готовы тексты, авторы вписали их прямо в карту, и мы с неё переносили всё в бота.

Менеджмент проекта пал на меня. К задачам подписали ответственных и дедлайны.

Через пару дней количество задач перевалило за 20. Чтобы легче было всё контролировать, я создала доску в Трелло:

Задач оказалось около 25, и это больше, чем мы думали. Повезло, что в команде уже 100+ человек — несложно было найти тех, у кого горят глаза, и распределить задания.

У нас возникли сложности — расскажем, как выкрутились (или не выкрутились):

1. Внезапные изменения в расписании. День рождения у ребят в этом году пришёлся на воскресенье. Мы рассчитывали поздравить в пятницу и перейти от последнего шага квеста к кутежу. Но за неделю до этого выяснилось, что у ребят запланирована поездка в Москву в пятницу вечером. Пара часов паники и обдумывания вариантов, и мы решили сдвинуть дату на четверг. Сразу отмечу: сдвигать дедлайн «к себе» — не лучшая затея, ребята. Но у нас не было вариантов.
2. Симбиоз офлайна и онлайна в плане подготовкиусложнил процесс сборки проекта в единое целое. Недостаточно было просто придумать алгоритм, текст и настроить бота — нужно добавить много физических шагов. И это усложнилось удалёнкой 95% организаторов.

   Например, мы решили начать квест, вручив открытки каждому из братьев. Для этого их надо было задизайнить, отдать в полиграфию, забрать напечатанные экземпляры, отдать вручающему, проверить, что QR-код считывается (спойлер: со считыванием у ребят всё равно возникли проблемы). Мы справились во многом благодаря ответственности команды и параноидальным пингам друг друга.

3. Симбиоз офлайна и онлайна в ходе прохождения квеста. Вот уехали они выполнять задание в старый офис — а как понять, что у них всё получается? Чтобы соединить онлайн и офлайн и всегда понимать, на каком этапе находятся ребята, в контрольных точках каждого офлайн-задания мы добавили кодовые слова. Парни должны были ввести их в чат-бот для перехода на следующий уровень. Иногда кодовое слово было не совсем очевидно — это добавило динамики в квест.
4. Очень загруженный график близнецов усложнил нам выбор времени для заданий. Поэтому мы внесли в календарь ребят встречи, когда должны происходить события квеста.
5. Сжатые сроки.Первый мозговой штурм был примерно за месяц до дня рождения, а чатик организаторов удалось собрать за 2 недели до старта квеста. В первую неделю делали всё очень медленно, во вторую — очень быстро.

   Как справились:

   — подвинули некоторые внутренние рабочие задачи;
   — «несли блюда по готовности»: сначала настроили логику бота, потом вносили чистовой текст, затем — «голосовухи» и фотки, в конце добавили мемы;
   — работали ночами и ‎посменно: например, Никита Швецов настраивал бота с 8 до 11 вечера, я с 11 до 2 ночи его тестировала и тоже вносила правки или оставляла комменты, потом в 7-8 утра до начала рабочего дня Никита дополнял схему и тоже тестировал;
   — задания в боте были поделены на уровни, и Никита настроил переходы на эти уровни для тестирования, и мы всё финализировали и тестировали по ближайшему уровню до его начала, а дальше, когда он заканчивался, могли перейти к следующему.
6. Ваня и Вова оказались очень любопытны и, когда получили открытки, приложили усилия, чтобы сломать бота и смутить его своими неправильными ответами. Вместо плановых кодовых слов, например, «Да/Нет» или «Я Вова/Я Ваня», они писали: «А ты кто?» или «А что тебе надо?» В дальнейшем мы учли такое коварное поведение и подстраховались.
7. Иногда ребятам нужна была помощь в боте, но, когда что-то пишешь в бот, кнопки подсказок сворачивались. И чтобы увидеть их снова, нужно нажать иконку «Кнопки» в поле ввода:

Это работало так:

Для себя мы нашли решение — писали ребятам в наш внутренний чат в телеграме:

В боте было 3 ветки: «Ваня», «Вова» и «Неильин» (для поздравителей и любопытствующих). В ветке «Неильин» мы предлагали всем желающим присылать поздравления ребятам. А ещё спрашивали, хотят ли поздравляющие узнать кухню бота — те, кто захотел, получат ссылку на эту статью 🙂

Ветки «Вова» и «Ваня» совпадали по структуре. Большинство сообщений в боте для ребят были совсем одинаковые, некоторые были похожи, но персонализированы, например, «Привет, {name}!» или «Любишь бегать по утрам в {place}?», где подставлялись нужное имя и место.

В среду вечером мы вручили братьям открытки с QR-кодом.

Открытки выглядели так:

По QR-коду ребята попадали в канал с ботом.

На этом уровне у нас был единственный неавтоматический кусочек — верификация личности: каждый должен был прислать селфи с открыткой и видео с обещанием не мухлевать, выполнять все задания и кутить, словно в последний раз.

Для проверки в интерфейсе оператора на низком старте была я. Оба близнеца ждали молниеносной реакции, а я увидела их сообщения только через минуту, и они меня немного потроллили. Ваня старался сломать систему, как мог: сделал селфи без открытки, потом прислал фото другого человека с открыткой, писал сообщения и, как мне кажется, ехидно хихикал.

Вот фото Вани:

А Вова, кажется, просто хотел поболтать:

Наша автоворонка не была рассчитана на разговоры в тот момент, поэтому оба брата смогли сломать бота, и пришлось перезаводить их в квест.

Вот так в идеале выглядит первый уровень в квесте, если не издеваться над командой и делать всё, что просит бот 🙂

Кстати, Ваня выбрал «Ходить на коньках по Лыбедскому бульвару» и не угадал. А Вова выбрал «Лазать по деревьям», угадал, но в итоге не полез 🙂

Первое задание в четверг было связано со спортом. Ваня и Вова много бегают, и мы решили включить локации их бега в квест. Нашли для каждого по дереву, спрятали в ветвях по бутылке вина и сделали несколько подсказок, как эти подарки найти: сначала отправляли три фотографии, потом, если именинник просил помощи, — точные координаты дерева, а последняя подсказка была «Посмотри наверх».

Вино мы прятали утром этого же дня, чтобы подарки не нашёл кто-нибудь ещё 🙂 Задание отправилось обоим в девять утра, и мы стали ждать реакции. В это время одна команда организаторов уже уехала от места, где была спрятана бутылка Вани, а другая ждала в Лесопарке неподалеку от подарка Вовы.

Из-за срочных дел Вова не смог пройти эту часть квеста.

А Ваня с женой объездили все окрестности в Солотче — посёлке недалеко от Рязани, окруженном лесом, где живёт Ваня, — и магическим образом смогли найти дерево, не пользуясь подсказками — только по трём фотографиям!

С использованием всех подсказок вот так выглядел бы первый уровень квеста для Вовы:

Отправлять голосовые сообщения в телеграме очень любит Ваня. Мы решили это обыграть, собрали три истории наших ребят и отправили братьям. Читали истории другие сотрудники, и близнецам нужно было угадать по голосу и того, кто читал, и того, чья история прозвучала.

Ребята угадали и голоса, и авторов с первого раза.

Задание выглядело так:

История, которую пользователь прошёл, исчезала из списка. Задание завершалось после прохождения всех историй.

Мы захотели, чтобы ребята съездили к первому офису компании и немного поностальгировали. У двери старого офиса спрятали конверты с кодовыми словами, а дальше дали братьям задание идти туда, где они начинали работать с email-маркетингом. Сейчас это офис компании Altcraft — маркетинговой платформы, сделанной в Рязани. В офисе Алькрафта братьев ждал торт.

Идея надписи для торта родилась ещё на обсуждении идеи квеста: «Ваша CRM Group никому не нужна». Те, кто видел фото торта, но не знал предысторию, были удивлены: вырванная из контекста фраза выглядит зло. Ваня любит рассказывать эту историю и поделился ею вечером того же дня в своём фейсбуке:

Мы решили чуть расслабить ребят и добавили простенькие и забавные вопросы, чтобы просто подурачиться. И ещё интересно было сравнить, одинаково ли они будут отвечать:

А ещё были просьбы прислать дурацкие фото брата и рассказать про него смешные истории. Этот контент мы выкладывать не будем 🙂

Затем мы отправили ребят в новый офис и дали им задание найти два конверта с кодовыми словами. А спрятали мы три — в третьем было слово «Облом», который братья и нашли первым 🙂

Кодовые слова из правильных конвертов, введённые в бот, привели ребят в бар на одной из центральных рязанских улиц.

Одновременно с Ильиными в бар отправились и мы, надеясь, что наши пути не пересекутся, но чуть было не попались. Такой слаженности, как после крика: «Вон они!» — я даже не ожидала. Мы спрятались за верандой кафе неподалеку и умудрились остаться незамеченными:

Мы следили за ними из подворотни, перемещались бегом, и всё это напомнило детские игры в прятки и «казаков-разбойников». Такой адреналин!

В баре ребят ждали шоты для храбрости, после чего бармен вручил им гитары — братья должны были спеть перед входом. Тут мы все и высыпали.

Потом, конечно же, были аплодисменты, поздравления, обнимашки, пицца, шампанское и кутёж!

А в воскресенье, когда наступил сам день рождения, ребятам стали приходить поздравления: аудио и видео от бывших и действующих членов команды. Мы отправляли по сообщению каждые полчаса, чтобы растянуть удовольствие. Некоторые были персональные, некоторые общие, и каждому из близнецов досталось по 10 поздравлений.

Похоже, им понравилось. Это для нас главная награда:

1. Назначайте ответственного: такому проекту точно нужен менеджер.
2. Берите время с запасом: купить-съездить-положить что надо куда надо может занять в разы больше времени, чем предполагали сначала.
3. Хотите меньше сложностей и накладок — проводите мероприятие онлайн.
4. Делегируйте задания.
5. Придумайте аварийный (он же тестовый) старт и проброс к нужному уровню или введите навигацию по уровням. И постарайтесь учесть все возможные нестандартные варианты развития событий.
6. Снабжайте пользователей всеми необходимыми инструкциями, но будьте лаконичными.
7. Не оставляйте чат-бота без наблюдения. Пусть кто-то следит за тем, как пользователи проходят чат-бота, чтобы вовремя вмешаться и внести правки.
8. Если вовлекаете посторонних людей, договоритесь с ними в первую очередь, сделайте инструкции и удостоверьтесь, что они сделают всё как надо.
9. Курируйте всё, как полноценный проект (в таск-трекере) — это упростит менеджмент.

В следующей части — технические подробности настройки нашего бота.