На предыдущем этапе мы провели детальный анализ процесса, который нам предстоит усовершенствовать, стандартизировать и внедрить. Сейчас приступаем к разработке регламента и всей необходимой документации. Это позволит зафиксировать результаты наших обсуждений и соглашений, а также обосновать важность документации и регламентов.
Почему важны регламенты?
Во-первых, необходимо зафиксировать на бумаге то, о чем мы все договорились. Регламент - это договор. Обсуждение, которое правильно организовано, приводит к согласию относительно того, какой именно процесс нам необходим. Мы прорабатываем его, обсуждаем детали, но это согласие остается лишь на словах. Со временем многие нюансы могут быть забыты, упущены из виду, и жизнь может вернуться к прежнему образу, как привыкли. Поэтому важно зафиксировать договоренности на бумаге максимально подробно.
Во-вторых, мы должны закрепить документально лучшую практику. Это ключевое корпоративное знание, способы достижения результатов в бизнесе, накопленные годами опыта. Это знание дорогого стоит.
Наконец, мы используем эти документы для обучения сотрудников, как текущих, так и новых. Они служат материалом для обучения, распространения опыта и знаний о том, как эффективно работать и достигать результатов. Поэтому необходимо иметь хорошо проработанную документацию и стандарты форматирования. Нецелесообразно, чтобы каждый сотрудник писал процессы и инструкции по-своему. Важно иметь единый стандарт, чтобы при открытии документа сразу можно было понять его структуру и видеть привычное форматирование. Создание стандарта является неотъемлемой частью этого процесса.