Кейс «Продман»: как навести порядок в задачах и увеличить количество проектов с помощью Kaiten

Перешли из телеграм-чатов в Kaiten, за три месяца избавились от хаоса в производственном процессе и масштабировали компанию.

Когда небольшая компания ведет два-три проекта, вроде бы получается удерживать поток задач в блокнотах и чатах. Но когда компания растет с каждым месяцем и работы становится все больше — управлять потоком сложнее. Руководители не могут оценить эффективность процесса, а сотрудники путают проекты, теряют задачи и работают медленнее.

Генеральный директор «Продман» Павел Попов и руководитель разработки Савва Герасимов рассказали, как Kaiten помог команде избавиться от неразберихи в чатах и выстроить эффективную систему управления проектами.

«Продман» на рынке уже три года. Компания работает в сфере управленческого консалтинга и автоматизации бизнес-процессов. Ребята берутся за разные задачи — от системного администрирования до программирования контроллеров. Они настраивают ЛВС, интегрируют системы и разрабатывают собственные API.

Среди клиентов «Продмана» — заправочные комплексы и нефтебазы, производственные компании и центры обслуживания, госучреждения и агрохолдинги. Команда создает готовые решения и занимается поддержкой своих продуктов: ремонтом оборудования, считыванием показателей и управлением складской логистикой.

Когда проектов было немного, задачи от руководства в разработку поступали бессистемно — в телеграм-чате. Потом поток задач увеличился и появились проблемы: в моменте невозможно было оценить состояние проекта, чтобы узнать, что уже сделано. Нужно было задавать вопросы в чате, а разработчики забывали отдавать задачи на тестирование и выкатывали их в прод с багами.

А если добавить к этой картине процесс продажи, согласование дополнительных пожеланий заказчиков и период сопровождения проекта — получается полная неразбериха. Финальной точкой в этом хаосе стал случай, когда один из разработчиков перепутал проект и случайно поправил код совершенно в другом продукте.

Руководители «Продмана» решили, что им нужен инструмент, в котором можно настроить отдельное пространство для каждого проекта, визуализировать рабочий процесс и собрать задачи на одном экране. Вот, какие функции были им нужны:

• Настройка родительских и дочерних связей между карточками на доске. Связи между задачами помогают выстроить понятную производственную иерархию: сложная задача делится на более мелкие, и всем участникам процесса понятно, что к чему относится.
• Метки и пользовательские поля в карточках задач. Чтобы информация не терялась, нужно было, чтобы сотрудники обсуждали задачи в производственной системе, ставили метки и теги, добавляли поля и вообще любую произвольную информацию в карточки задач.
• Настройка уведомлений и комментирования через Telegram. Сотрудники иногда забывают проверять почту и могут не заметить важное изменение в статусе задачи. Если уведомления приходят в привычный мессенджер — больше шансов, что они увидят их вовремя.

У некоторых сотрудников команды был опыт работы в Jira и Trello, но в этих решениях нет нужных функций. Jira — это сервис для больших проектов со сложными системами контроля, а в Trello наоборот слишком простой и в нем нельзя создавать дочерние карточки. К тому же оба сервиса — зарубежные, а руководители «Продмана» искали российское решение, чтобы избежать проблем с оплатой и блокировками. Они выбрали Kaiten потому, что в нем были все нужные им функции.

У команды есть отдельное пространство в Kaiten для продажи и управления проектами. Они говорят, что это помогает визуализировать общую картину — какие проекты сейчас есть в работе, а какие планируются.

Когда приходит новый заказчик, на него заводят карточку и размещают ее в бэклог. После подписания договора, карточка отправляется в колонку «В работе» и команда создает для нового проекта отдельную доску. Когда проект отдадут заказчику, карточка на доске продажи отправляется в колонку «Готово».

Внутри проекта команда работает сессиями по две-три недели — в Kaiten это удобно организовать с помощью горизонтальных строк — дорожек.

За неделю до старта проекта команда согласовывает задачи на две-три недели и выгружает их в бэклог спринта. Дедлайны ставят не на все задачи — многое будет меняться в процессе. Если есть дополнительные пожелания заказчика, их кладут в общий бэклог проекта, чтобы вернуться к ним, когда будет время.

Когда сотрудник переносит карточку в колонку «В работе», он автоматически становится ее исполнителем. Если к среде он не успевает сделать задачу — пишет комментарий, что успел и сколько осталось. Если задача завершена, то перетаскивает ее в колонку «Тест».

Еще один плюс работы в Kaiten для команды — разработчики теперь не забывают отдавать задачи на тестирование, потому что эта колонка есть на всех досках проектов. После тестирования руководитель команды разработки дает сигнал, что продукт можно передавать заказчику.

Команда использует метки, чтобы отмечать сотрудников на карточках задач. Заказчик, исполнитель и ответственные видны в интерфейсе в незаметных серых кружках. А цветные надписи хорошо видно и с первого взгляда на доску понятно, какие задачи относятся к тебе.

После того, как проект передали заказчику, две-три недели идет период сопровождения. В это время заказчик тестирует продукт, изучает функционал, смотрит, что ему нравится, а что хотелось бы улучшить. На этом этапе команда может взять небольшие задачи на доработку — для этого они создали отдельное пространство в Kaiten.

Раньше задачи в период сопровождения иногда терялись: проект уже закрыт и дополнительные пожелания клиентов выполнялись по остаточному принципу. Пространство для сопровождения проектов помогло команде значительно улучшить клиентский сервис. Теперь количество клиентов растет и команде удается держать уровень и вовремя закрывать задачи, которые не входят в основной флоу проекта.

С помощью Kaiten команда выстроила понятную систему управления проектами, наладила контроль и увеличила пул задач. Теперь они одновременно ведут четыре проекта, не снижая скорость поставки и качество сервиса. Благодаря четко организованному рабочему пространству руководители видят общее положение дел и устанавливают реалистичные сроки.

Команда собирается на созвоны три раза в неделю и организует рабочую коммуникацию в Kaiten. Благодаря понятной визуализации рабочего процесса, они не теряют задачи и могут быстро оценить состояние проекта.