Как компания «Фикус» перенесла 400 проектов из Trello в Kaiten за 2 дня, придерживаясь принципов осознанности
Весной 2022 года у компания по озеленению «Фикус» решила перейти с сервиса Trello на российский таск-трекер. Было три важных критерия выбора: привычный интерфейс, схожие функции и еще сервис должен был воплощать миссию бренда — заботиться о пользователях.
Топ-менеджеры компании рассказали, почему в итоге выбрали Kaiten и как перевели большую часть команды на новый сервис за две недели.
Путь «Фикус» от маленького бюро к осознанному озеленению и внедрению ИИ-технологий
Компания «Фикус» занимается офисным, промышленным и производственным озеленением. Начиналось все в 2008 году с небольшого бюро, когда в России еще не было рынка коммерческого озеленения.
К 2015 году «Фикус» уже озеленял по всей стране крупнейшие объекты. Например, в аэропорту Симферополя компания создала самую большую «зеленую» стену в Европе. Сегодня клиенты компании осознанного озеленения — крупные заказчики, вроде Шереметьево, Газпрома, Сбербанка, банка «Открытие».
Компания делает акцент на осознанном подходе к каждому проекту. Например, подключает ИИ, чтобы не только рассчитать количество растений, но и определить их влияние на людей. Компания продумывает, как за счет озеленения повысить эффективность работы сотрудников и снизить стресс.
«Фикус» использует осознанный подход не только в озеленении, но и в управлении проектами
За годы работы команда компании увеличивалась, а проекты становились все сложнее. Руководству стало ясно, что жесткие конструкции, вроде строгих KPI, графиков работ и общих отчетных совещаний, работают неэффективно.
Появилось две ключевые задачи:
- Выстроить прозрачные бизнес-процессы и столь же прозрачное распространение информации в командах.
- Повысить осознанность и профессионализм сотрудников.
Я определил и устранил те зоны и позиции, которые мешали развитию и заслоняли собой конечную цель. Например, мы убрали обязательное ежедневное присутствие в офисе, еженедельные совещания, избыточную отчетность.
Вместо этого мы решили строить управление на доверии и просто не мешать сотрудникам выполнять их работу. Роль руководства же состояла в том, чтобы давать стратегическое видение и обеспечивать людей ресурсами.
До 2019 года управление проектами в компании было больше интуитивным. Но после внедрения принципов осознанности потребовался инструмент, который бы не только помогал структурировать бизнес-процессы, но и отражал ценности бренда.
От инструментов «Мегаплан» и Pipedrive к единому решению
Долгое время бэк-офис «Фикуса» использовал в работе два инструмента для управления проектами – «Мегаплан» и Pipedrive
Исходя из принципа осознанности возникла задача — внедрить единую систему управления проектами. Нужен был один универсальный инструмент, чтобы:
- объединить все нужные функции в одной системе;
- не тратить время на перетаскивание данных из одного инструмента в другой;
- вся команда видела, из каких этапов состоит проект, какие задачи нужно выполнить.
«Фикус» рассматривал разные варианты, вроде Bitrix24 и Zoho CRM. Но только Trello и Kaiten соединяли в себе канбан-принципы и гибкие настройки управления каскадной моделью.
Сначала выбрали Trello, но вынуждены были снова переезжать
В 2021 году компания выбрала сервис Trello. Про Kaiten тоже знали, но на тот момент в нем еще не хватало функций, необходимых сотрудникам.
В Trello проработали год, а в марте 2022 наступил кризис:
- Во-первых, курс рубля вел себя непредсказуемо — оплата подписки на американский сервис слишком нагружала бюджет.
- Во-вторых, отключение Trello, который принадлежит американской компании Atlassian, было только вопросом времени.
Появилась задача — найти российскую платформу ведения проектов
Переход от Trello к Kaiten
Какие требования предъявлялись к новому таск-трекеру
Для руководства компании было важно, чтобы новый сервис отвечал двум типам требований: техническим и ценностным.
Технические:
- все необходимые функции в одном интерфейсе;
- быстрая миграция без потери данных;
- глубокая аналитика рабочих процессов;
- оплата в рублях;
- отсутствие риска блокировки доступа и резкого повышения стоимости.
Ценностные:
- Наглядность. Весь объем работ должен быть представлен в простом и понятном виде.
- Прозрачность. Чтобы не нужны были лишние планерки и директивное управление.
- Возможность кастомизации. У каждого сотрудника должна быть возможность проявить индивидуальность и отойти от типовых решений.
- Быстрая адаптация. Всем участникам команды должно быть спокойно и комфортно переходить на новый инструмент.
- Поддержка каскадной, последовательной модели решения задач. Это позволяет четко видеть общую цель и находить время на творческую работу.
Тогда в «Фикусе» вспомнили про Kaiten. Технические специалисты проанализировали текущий функционал, за две недели бесплатно протестировали платформу и приняли решение о переезде.
Автоматически перенесли все 400 проектов в Kaiten за 2 дня
«Фикусу» было важно перенести все данные быстро и без потерь. В первую очередь в Кайтене компанию привлекла возможность автоматизированного переноса. В обороте компании на тот момент находилось около 400 проектов с огромным количеством данных. Переносить такой объем вручную из одной системы в другую было бы очень долго.
При этом важно было не только перенести задачи, но и сохранить их логику. А еще не вызвать у сотрудников чувство отторжения от незнакомого интерфейса.
С помощью функции быстрого экспорта все проекты из Trello в Kaiten перенесли за выходные. Уже в понедельник сотрудники приступили к работе в новом таск-трекере.
Kaiten соответствовал ценностям компании
Кроме быстрого переноса данных, сотрудники отметили, что новый таск-трекер полностью отвечает принципам осознанности:
– простой и интуитивно понятный;
– отзывчивый;
– наглядный;
–не вызывает отторжения у команды.
Мне важно было понять, чем занимаются команды, какие проекты они ведут. Раньше нужно было вытаскивать эту информацию из каждого человека. Я тоже пользовалась Trello, но когда я пришла в Kaiten, только тогда я наконец поняла, что происходит, как связаны все процессы, кто и за что отвечает.
Мы видим, что Kaiten совмещает в себе CRM-функцию в плане воронки продаж с методологией управления проектами waterfall. Эта каскадная модель позволяет последовательно переходить от одного этапа к другому в сложно организованных проектах с длинными циклами заключения сделки. Канбан-логика Kaiten в этом смысле очень помогает.
Первые итоги работы с Kaiten
За две недели использования Kaiten на российский таск-трекер перешел весь бэк-офис «Фикуса» — это около 40 человек. Сотрудники быстро привыкли к новой платформе. В первую очередь — за счет сохранения логики ведения рабочих процессов и интуитивного интерфейса.
Были и некоторые сложности, которые решили с помощью техподдержки
Так, при переезде все карточки перенеслись в полном объеме, однако комментарии стали общими. Из-за этого сотрудникам первое время было непросто найти, кто, что и кому писал.
Впрочем, все замеченные недочеты быстро решались с помощью службы техподдержки Kaiten.
Trello – платформа, с которой работают десятки миллионов пользователей. Такая высокая нагрузка порой приводила к тому, что сервис подвисал. При этом все технические вопросы адресовались мне, после чего мне же приходилось отправлять запросы в Atlassian. И отвечали там только через неделю. Иногда приходилось разбираться самому, что здорово съедало рабочее время.
Kaiten тоже иногда подвисает, но «глюки» быстро чинят. Особенно для нашей компании важно, что любой сотрудник может отправить запрос в техподдержку и быстро получить ответ, минуя неудобную бюрократическую цепочку.
Kaiten полностью отражает миссию компании – заботу о пользователях. В ближайшее время в «Фикус» не планируют искать что-то новое – в этом попросту нет смысла.