Напряженная обстановка. Поток новых и незакрытых задач. Мы уже научились ставить запрет на несанкционированный перенос крайних сроков, но осталась еще одна проблема – возможность случайного или как бы ненароком удаления самой задачи.
Откроем корпоративный портал и смоделируем ситуацию:
Менеджер отправил каталог и КП клиенту. Система поставила менеджеру очередную задачу. Откроем карточку задачи, ознакомимся с описанием, чек-листом. Видим, что в нашем примере зафиксирована связь с «лидом» элементом CRM, но задача носит индивидуальный характер и какая-либо связь менеджера к принадлежности какой-либо группе отсутствует.
ВАЖНО: задача носит личный характер менеджер имеет законное право и возможность ее удалить.
Как ограничить – наложить запрет на удаление задач менеджером?
Необходимо закрепить каждого менеджера в соответствии с его функциональными обязанностями за конкретной рабочей группой.
Что такое группы?
- Группы (проекты) это общая папка, диск или календарь в которой сгруппированы все данные, задачи, файлы, сообщения и встречи, объединенные одной рабочей темой.
- Группы (проекты) объединяют сотрудников компании, работающих над одной рабочей темой. Все действия внутри группы (проекта) доступны только ее участникам, другие сотрудники организации не будут иметь к ним доступ.
Где живут группы и проекты?
- Открываем портал.
- Левая колонка главного меню, раздел ГРУППЫ или ЗАДАЧИ И ПРОЕКТЫ.
- Создавать и редактировать группы может сотрудник компании с правами администратора.
Основное отличие групп от проектов:
- Группы не имеют временных ограничений, они вечные.
- Проекты создаются только для решения конкретного проекта, они «живут» пока существует этот проект и имеют дату начала и конца.
Что еще могут группы?
- Концентрируют на одном экране все актуальные задачи.
- Позволяют руководителям быстро и легко ориентироваться общей картине дел и в распределение нагрузки между сотрудниками.
- Предоставляют руководителям возможность использовать материалы группы для аналитической работы и составления отчетов.
Как создать новую группу?
- Для этого активируем кнопку «создать» в правом верхнем углу экрана.
- Система предложит создать группу (проект) тип: Открытую, Закрытую или Внешнюю.
Тип группы (проекта) определяет права на доступ в эту группу:
Открытую группу видят все сотрудники и стать ее участником может любой сотрудник без подтверждения.
Закрытую группу сотрудники видят в списке активных групп, а доступ к ней открывается после разрешения владельца.
Внешнюю группу видят в списке, если она открыта. В такую группу можно приглашать внешних участников: клиентов, консультантов, поставщиков или партнеров т.е. не только сотрудников компании.
Создадим группу «Отдел продаж», пригласим в нее сюда сотрудников отдела.
Отключим в настройках все лишние опции, которые мы не будем использовать в работе группы, в нашем примере мы оставим только задачи.
Настроим видимость и доступность группы.
Для удобства дальнейшей работы и настроек по установке связей запомним название и номер группы, его можно подглядеть в адресной строке url.
Теперь все задачи сотрудников отдела продаж мы будем хранить в этой группе, аналог специально выделенная папка на общем диске нашего портала.
Продолжим тонкую регулировку прав доступа модуля задачи группы в режиме «настройка».
Включим режим – удалять задачи может только администратор или модератор группы.
Повторно смоделируем переход в статус и автогенерацию новой задачи для менеджера:
При попытке удалить задачу от имени менеджера система блокирует такую попытку. Наша цель достигнута.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
А при добавлении нового сотрудника в отдел продаж, ему придет приглашение вступить в группу?
Добрый день.
Если Вы в группе укажете не сотрудников, а отдел - тогда да.