«Я знаю PMBOK, PRINCE2, SCRUM… и много других страшных слов» (с).
Жизнь любого проектного менеджера наполнена стрессом. Вам, наверняка, знакома ситуация, когда чётко спланированный проект вдруг выходит из-под контроля, а в ваш адрес начинают лететь упрёки и обвинения. Полностью избежать таких ситуаций невозможно из-за высокой неопределённости проектной среды и множества изменчивых факторов, влияющих на успех любого начинания, в которое вовлечены несколько десятков человек. Однако, вы точно можете минимизировать ущерб от таких сюрпризов, если будете придерживаться трёх простых принципов эффективной коммуникации.
СПАСАТЕЛЬНЫЙ КРУГ 1: Обсудите и согласуйте цели
Я управлял большим количеством проектов и программ сам и видел, как управляют ими другие, и должен сказать, что ничто не наносило проектам большего вреда, чем плохо сформулированные и плохо согласованные цели. Как ни странно, эта ошибка, по моему мнению, является также и самой частой. Бывает, что заказчики и клиенты сами не понимают, какие у них цели. И это не удивительно - если у компании нет чёткого видения и стратегии (а у компании не может быть чёткого видения и стратегии, если у неё нет прозрачной, корректной и непрерывно обновляемой статистической информации о своей операционке и своём рынке), то сформулировать в деньгах и других показателях, а что же она собственно от проекта хочет, и какой результат станет свидетельством успешно выполненного проекта, ей довольно сложно.
Разновидностью этой ситуации являются случаи, когда цели заказчик сформулировал, но вот обосновать их или даже детализировать уже не может.
И тогда начинаются слова о том, что «Всё же и так понятно», «давайте начнём, а цели уточним по ходу проекта», возвещающие прямую дорогу к стрессу и абсурду. Сделайте себе и своему проекту одолжение – убедитесь, что у вас есть чётко сформулированные (а нет ничего лучше для этого, чем методика постановки целей SMART), измеримые и согласованные всеми ключевыми стейкхолдерами цели. В идеале в самом начале проекта вам нужно организовать встречу ключевых стейкхолдеров в формате мини-стратегической сессии, где вы подсветите риски нереалистичных, размытых или необоснованных целей, убедитесь, что все эти важные люди в открытой и явной форме обсудят эти риски и сформулируют цели.
Зафиксируйте договорённости в протоколе и разошлите его по почте, чтобы к нему всегда можно было вернуться в случае разногласий в будущем. Постановка целей – это, конечно, своя отдельная наука, (я расскажу о том, как правильно это делать в одной из следующих статей), но вам необходимо бросить на них все свои силы, потому что это не только будет обоснованием всех ваших решений в будущем, но и позволит вам грамотно управлять ресурсами, фокусируя их в первую очередь на том, что максимально работает на достижение именно этих формально согласованных целей.
СПАСАТЕЛЬНЫЙ КРУГ 2: Эскалируйте своевременно
Ох, уж это желание решить проблему самому, не выметать сор из избы, тащить рыбку из пруда и другие ограничивающие убеждения для решения проектных проблем. Иногда не хочется «беспокоить важных лиц», иногда не хочется «провоцировать конфликт», да много причин можно придумать, когда нет желания заявлять о сложившейся проблеме. Однако роль проектного менеджера – это в первую очередь роль коммуникатора и фасилитатора проектной коммуникации. Просто помните, что для проекта и для вас нет ничего лучше, чем полная прозрачность. Заподозрили, что у членов проекта появилось недопонимание, разногласие? Появилось ощущение, что какой-то проблеме не уделили достаточно внимания или наоборот сознательно «заметают под коврик» - бейте во все колокола! Пишите е-мэйлы на всех причастных, собирайте встречу. Инициируйте обсуждение и не бойтесь, если это вызовет конфликт, потому что если конфликт есть, то столкновения всё равно не избежать, но одно дело разрешить его быстро, управляемо и конструктивно, и совсем другое, если конфликт будет долго тлеть, зреть и потом взорвётся в самый неподходящий для вас момент уродливым и неуправляемым скандалом.
В общем, не бойтесь эскалировать и инициировать неудобные обсуждения и это обязательно не раз спасёт вас и ваш проект.
СПАСАТЕЛЬНЫЙ КРУГ 3: Будьте радикально честны
Третий принцип немного относится ко второму, но достоин, чтобы о нём поговорить отдельно. Никогда не лгите! Я сам, будучи, молодым начинающим менеджером, попадал в эту ловушку, когда кажется «ну да, мы совершили тут небольшую ошибочку, упороли-с, так сказать, небольшой косячок, но мы счас быстро подправим, подшаманим и всё будет норм! Заказчик не узнает. Да и незачем ему знать!». Поверьте, узнает. Мир не без «добрых» людей. И напомнит вам об этом в самый неудобный момент. А самое главное – вы раз и навсегда потеряете его доверие.
Но даже если вы очень быстро и скрытно всё поправили, так что не узнал действительно никто – не спешите радоваться, вы упустили отличный шанс завоевать доверие и превратить заказчика в Партнёра.
Я знаю, что это может звучать контр-интуитивно, но просто попробуйте и честно расскажите заказчику о какой-то сделанной вами ошибке, и вы увидите, насколько сильно изменится его отношение к вам в положительную сторону. Особенно, если это ошибка, о которой он не мог бы узнать сам. Далеко не от каждого подрядчика или исполнителя он видит такую честность, и, увидев её от вас, он будет восхищён, обезоружен и смят и не станет вас за эту ошибку ругать. Более того и ко всем вашим будущим ошибкам он будет относится гораздо снисходительней.
Понятно, что рассказывать об ошибке нужно в совокупности с историей о том, какие меры вы уже приняли, чтобы её исправить, и какие шаги предприняли, чтобы предотвратить её повторение.
Но о том, как своевременно выявлять и устранять риски, мы поговорим в других статьях.
Узнайте больше о практиках эффективной коммуникации в нашем телеграмм-канале «Эффективная коммуникация» @tealpeoplechannel