Представим оперативную неделю в компании. Отделы фиксируют планы, на почту приходят запросы от клиентов, менеджеры распределяют работу. Как ничего не перепутать, а в конце недели проанализировать точки роста, найти проблемы и сохранить психологическое равновесие менеджера? Расскажем, как корпоративный портал помогает менеджерам.
День первый. Планирование
Планерки, стендапы, встречи – все это помогает понять, чем заниматься в течение недели, но любое планирование необходимо закреплять, разбивать на задачи и подзадачи, выставлять сроки для исполнителей, анализировать, что получится в итоге.
Корпоративный портал имеет встроенные календари. В них можно запланировать события, например, день и время рассылки или публикации контента на сайт и в соц. сети, можно установить дату приема или отгрузки товаров.
При создании события или задачи формируется рабочая группа, участники которой будут получать любые изменения и комментарии. Уведомления приходят в интерфейсе корпоративного портала и на почты. Функционал позволяет контролировать занятость всех сотрудников, рационально распределять задачи и определять сроки выполнения.
День второй. Задачи
Плановые проекты разбиваются на задачи. Постановщик – создает задачу, добавляет в нее исполнителей и наблюдателя. При постановке прописываются все необходимые детали, включаются файлы и ссылки. Настройка уведомлений позволяет оперативно оповещать исполнителей о создании и изменениях задачи.
В случае указания нескольких исполнителей – площадка автоматически формирует подзадачу для каждого, при этом для постановщика сохраняется возможность консолидированного контроля. Это поможет разграничить зоны ответственности, поставить каждому исполнителю различные дедлайны.
День третий. Контроль
Выполненная задача в идеальной вселенной представляет собой «дорожную карту», отображающую все этапы, сложности, контрольные точки и промежуточные итоги. Площадка корпоративного портала позволяет проводить все коммуникации, не используя сторонние ресурсы. В случае с повторяющимися задачами или тиражируемыми решениями новые сотрудники получают доступ к наработанным материалам и алгоритму выполнения.
Работа в задачах позволяет формировать и сохранять историю переписки, генерацию файлов и фиксировать затраченное время каждого специалиста. По итогам месяца формируется временной показатель для расчета КПД, который может послужить обоснованием мотивации. Отчет по времени формируется индивидуально каждым сотрудником в соответствии с выполнением задач. При этом руководитель подразделения имеет доступ к детальному разбору по каждому работнику.
День четвертый. «Не написано, значит не было»
Диалоги с заказчиками или просьбы коллег исправить что-то в уже сделанной задаче – не самая лучшая часть работы. Заказчик пытается навязать свое мнение, а корректировки не всегда обоснованы.
Трудности в такой ситуации вызывает неорганизованность процесса. С помощью корпоративного портала общение между заказчиком и исполнителями происходит в уютной, регламентированной среде. Это возможно благодаря технической поддержке.
При словах «техническая поддержка» у вас возникает образ колл-центра и людей в наушниках, тут это работает по-другому. Тех. поддержка на корпоративном портале – это инструмент организации многоуровневой работы между подразделениями.
Заявку на ТП может оставить как менеджер, так и руководитель, описав ситуацию, свои пожелания и уточнения. Как правило заявки ТП отравляются адресно на подразделение, а за распределение и назначение исполнителей отвечает уполномоченный сотрудник. При первом контакте заявитель получает ответ с указанием сроков исполнения и ответственного за реализацию. А дальше бизнес-процесс строится также, как при постановке задач за небольшим исключением.
При закрытии обращения на тех. поддержке заявитель может оценить работу своих коллег и оставить «обратную связь высокого качества». Оценка может быть формальной характеристикой для «поддержания боевого духа», или может быть оцифрована и использована при обосновании мотивации. Подобный подход позволяет исключить лишнее общение, повысить мотивацию и ответственность сотрудника и в целом повысить прозрачность взаимодействия отделов.
День пятый. Закрытие оперативной недели без антидепрессантов
Весь перечисленный функционал значительно облегчает жизнь управляющих менеджеров. Все записано, время зафиксировано, процент закрытых задач на ТП и средняя оценка отображается. Все полученные данные осталось проанализировать, определить слабые и сильные стороны. База аргументов для персонального «разбора полетов» готова.
Вопрос для неравнодушных – с какими трудностями вы сталкиваетесь рамках ваших рабочих процессов, и как решаете.
В следующей публикации мы расскажем, как корпоративный портал поможет менеджеру и руководителю контролировать бизнес-процессы, упростить внутренний документооборот, а также решать кадровые вопросы, не тратя лишнего времени.