Если уже ответили «да» на вопрос: «Нужна ли автоматизация моему бизнесу?», то логично перейти к вопросу: «Какая?». Чем глубже вы будете погружаться в тему, тем больше будет этих вопросов, важно уметь задать правильные. Мы подготовили для вас ориентиры, чтобы вы не заблудились и смогли определить верный путь.
Цена автоматизации или сколько вы готовы в это вложить?
Это фактическая планка, которая строго очертит возможности. Зная бюджет, специалисты по автоматизации смогут подобрать решение, которое закроет потребности производства или бизнеса, и при этом не оставит вас с дырой в кармане.
Например, внедрение единой системы «1С:ERP» или иная комплексная автоматизация всего и сразу (без учета стоимости самих программ) составит около 3,5 миллионов рублей. Эта сумма — нижняя планка для проекта с внедрением ERP, с персональными доработками, аналитикой и обучением сотрудников.
Если бюджет меньше, это еще не значит, что от внедрения надо отказаться. Возможно, ваши запросы решит «1С:Управление нашей фирмой 8». Стоимость этой программы на порядок ниже, чем стоимость «1С:ERP». Качественное полноценное внедрение, которое включает весь комплекс работ, можно получить уже за 2 миллиона.
Сколько людей будет работать в программе?
Штат будущих пользователей «1С» — очень четкий критерий. Если в программе будет работать всего 20-30 человек, то ERP станет слишком крупной ненужной тратой. Для решения задач небольшого предприятия будет достаточно «1С:Управление нашей фирмой» с персональными доработками.
Даже если в ближайшее время ваше предприятие планирует быстро расти, то средства важнее сложить именно в развитие и наращивание производственных мощностей, а не на внедрение ERP.
Задача специалистов внедрения — не продать больше и дороже, а подобрать оптимальное решение, которое закроет потребности заказчика. Бизнес клиента — это одна история, и он знает ее от и до. А мы знаем с этой стороны много таких историй — по большому количеству наших проектов, и благодаря этому опыту можем предложить лучшее.
Зачем обучать сотрудников ?
Если не научить сотрудников использовать внедренную программу, то любой бюджет, хоть миллион, хоть 10 миллионов, будет потрачен зря. Без людей программа работать не сможет, а сотрудники, которые не понимают, что делать в программе, начнут попросту саботировать процесс. И это лишь одна часть всей работы, которую включит в себя проект автоматизации.
Нужна ли единая система?
Нужно ли вам вести в одной программе управленческий, производственный, бухгалтерский и зарплатный учет, или будет достаточно объединить информацию из комплекса программ с помощью обмена данными? Преимущества существуют во всех моделях автоматизации.
Некоторые крупные клиенты предпочитают выносить отдельно бухгалтерию и зарплату, а в ERP работать только с оперативным учетом. Это имеет смысл: обновлять и дорабатывать программы по отдельности может быть легче, чем устанавливать глобальные обновления на всю систему.
С другой стороны, настройка обмена между программами тоже может потребовать отдельных затрат. Например, у «1С:УНФ» с «1С:Бухгалтерия» все обмены нетиповые, за исключением небольшой части данных. А значит, потребуются услуги программистов по их доработке.
Какие задачи будет решать программа?
К выбору программного решения нужно подходить осознанно, не опираясь только на то, что внедрение ERP — это престижно. Вам действительно нужно «1С:ERP. Управление предприятием», если:
- ваша деятельность связана с гособоронзаказом,
- требуется полное бюджетирование с настройкой самостоятельных бюджетов,
- учет ремонтов,
- деятельность регламентируется МСФО,
- сложная система разузлования затрат,
- есть потребность в автоматизированной системе планирования и контроля за загрузке оборудования.
Для автоматизации меньшего масштаба требуется грамотное проектирование информационной системы. Нужные функции можно дописать или закрыть другими программами.
Клиент - строительная компания.
Задача - хотят внедрить «1С:ERP. Управление предприятием».
Потребность - хотят вести бюджеты, создавать сметы по строительству, сравнивать план-факт, загружать данные из Excel, контролировать закупки и планировать их под наше производство.
При этом клиент уже пользуется «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Нет критической задачи — уйти из них.
Решение – «1С:Управление нашей фирмой для строительной организации», функционал которой решает все вопросы, кроме документооборота. Но документооборот в ERP — это дополнительная программа.
Стоимость программы «1С:Управление нашей фирмой» для клиента составила 59 000 руб., а не 432 000 руб., как ERP.
Кто заинтересован во внедрении?
Один из первых критериев успешности внедрения — включенность руководящего состава. Если решение продвигается снизу, то все застрянет на первом же конфликте интересов.
Если решение об автоматизации идет сверху, то приоритеты сразу понятны: например, директор хочет получить единую учетную систему, быстро видеть аналитическую отчетность, контролировать производство, чтобы автоматически и правильно считалась себестоимость, чтобы было видно, где «тормозит» заказ и т.д. Дальше к его пожеланиям добавляются пожелания подчиненных и формируется единое ТЗ.
Успешность проекта снижается вдвое при участии меньшей части руководящего состава. Без директив сверху препятствием может стать что угодно, в том числе сотрудник-саботер, который хочет работать, как привык, еще десяток лет.
Следующий критерий — готовность тратить свое время на внедрение. Если вы не закладываете время на обсуждение процессов, подлежащих автоматизации, и вопросов, возникающих в процессе, то будьте готовы, получить неудовлетворительный (персонально для вас) результат.