Предпроектное обследование – является обязательным этапом масштабной автоматизации бизнес процессов в компании или производства. Как и зачем это нужно разберем вместе с экспертом ГЭНДЛЬФ.Проекты - Юлией Катковой.
Интервьюирование
В интервьюировании обязательно принимают участие ключевые пользователи со стороны заказчика. По итогам этого процесса формируется описание и концепция новой системы.
В рамках интервьюирования специалисты со стороны исполнители фиксируют состояние процессов на момент беседы, ключевые, выходные формы, отчеты и формируют представление всех составляющих проекта. Также описывается функционал и настройки использования.
К примеру, «1С:ERP Управление предприятием» существенно отличается от «1С:Управления производственным предприятием», т.е. нельзя взять одну базу и превратить в другую одним щелчком пальцев. Нужно сделать много первоначальных настроек, чтобы увязать между собой функционал закупок, продаж, склада, производства, регламентированного учета так, чтобы это заработало как единая система. И очень важно не только то, как мы перенесем какую-либо функцию из одной системы в другую, но и то, как мы можем сделать ее эффективнее и какие дополнительные преимущества мы получим за счет более широких возможностей ERP.
Обязательным элементом первого этапа является список расхождений с типовым функционалом новой системы, на основании которого и будет сформирован способ их автоматизации - карты процессов. Важны все вопросы, которые потребуют нетипового решения.
Например, клиент желает автоматизировать резерв сомнительных долгов. Есть критерии – важны не стандартные 30, 60 или 90 дней просрочки, а необходимо через 10 дней просрочки начислить 3%, через 15 дней – 10% и др. Т.е. дополнительно разработать специфический функционал.
Сценарии контрольного примера
Сценарии контрольного примера – это воссоздание реальных учетных ситуаций, на которых клиент будет готов проверить функционал новой системы. Они наполнены данными, описаны в цифрах и показателях.
Пример сценария: «Отправили заявку на покупку материалов А и Б, купили материалы за определенную сумму. Далее материалы привезла доставка с определенными дополнительными расходами. Материалы поместили на один склад, потом переместили на другой склад. Отправили в производство, выпустили продукцию, было столько брака и столько отходов, готовую продукцию отгрузили клиенту, получили определенную оплату».
Сценарии имеют большое значение в части блока себестоимости: описать, как та или иная база себестоимости будет рассчитана, как распределена.
Сценарий должен быть максимально проработан, понятен и согласован с заказчиком – это основа измеримости результата. В итоге заказчик получает программный продукт, который выдает результат, зафиксированный в сценарии.
Унификация нормативно-справочной информации
Вся нормативно-справочная информация, которая используется в системе может быть унифицирована: справочники номенклатур, контрагентов, поставщиков, договоров, основных средств и другие.
Часто заказчики используют номенклатуру поставщика, и тем самым увеличивая объемы справочников до невероятных масштабов. В этом случае необходимо дать методические рекомендации, как лучше вести учет и получать нормативно-справочную информацию для оперативного использования: создавать, хранить, отправлять. Не у всех есть права «Создать номенклатуру» - это можно делать через заявки, документооборот, либо с ответственными пользователями – критериев может быть много.
Задача предпроектного обследования – решить, как будет происходить упорядочивание, кто будет исполнителем, в какие сроки и какую именно информацию мы перенесем в новую систему в рамках проекта.
Техническое задание
Техническое задание (ТЗ) заказчик получает в финале предпроектного обследования. Именно в ТЗ фиксируются все детали предстоящего проекта, последовательно описаны этапы автоматизации и работа процессов, которые планируется реализовать в новой системе. Описываются цели и измеримые результаты автоматизации.
Пример успешного реализации проекта с детально проработанным техническим заданием - «Аэропорт Салехард» перешел на ведение учета в «1С:ERP» .
Этот документ дает понимание заказчику, что у него будет сделано, и в то же время является инструкцией для программиста. ТЗ должно содержать целевые части, согласованные с заказчиком и технические части, описывающие задачи программисту. Без одной из составляющих техническое задание не будет полноценным.
Однажды мы пришли к клиенту после одного из партнеров, и увидели, что техническое задание выполнено в Excel и представляет собой сравнение типового функционала с доработками. Да, этот подрядчик выполнил пред проект за более низкую цену, чем другие партнеры. Но и результат был менее качественным. Т.е. цели и экономическая эффективность проекта остались непонятными для руководителей и пользователей, а программист увидел только «было-стало» и не получил представления о правильной настройке процессов.
Техническое задание должно быть составлено таким образом, чтобы использоваться его не только интегратор, но и другой партнер или сам заказчик, если решит внедрять систему силами своего IT-подразделения.
Что еще дает предпроектное обследование заказчику
После предпроектного обследования все детали предстоящего проекта становятся понятными: стоимость, этапы, продукты, процессы и подход подрядчика к исполнению этой масштабной задачи.