Кейс: внедрение Bitrix24 как инструмента управления в рабочим процессом в Администрации города Пенза

Как мы внедряли Bitrix24 не для коммерческого проекта..

Почему Администрация города Пензы решила обратиться именно к нам?

Администрация города нуждалась в автоматизированной системе управления административными задачами.

Задачи, которые стояли перед нами:

— реализация типового ТЗ по внедрению Битркс24

— автоматизация работы с поручениями главы администрации

1. Что было сделано?

— Оцифрованы задачи для сотрудников администрации города Пенза.

— Подключены e-mail почты сотрудников.

— В CRM заведены карточки всех работников и их обязанности.

— Отлажен процесс обработки и выполнения поручений.

— Рост общей эффективность работы администраци.

Этот проект показал, что CRM системы могут быть полезными не только бизнесу и коммерческим компаниям. Команда BazhalGroup чувствовала в тендере на выполнение этого заказа и успешно его выиграла.

2. Этапы и порядок внедрения

Задача 1: Аудит

Что было сделано:

Был создан документ по протоколам на основании переговоров с сотрудниками администрации. В протокол включены аудио- и видео-записи разговоров. На основании собранной информации прописаны блок-схемы и описательная часть всего процесса внедрения.

Задача 2: Внести всех сотрудников в систему

Что было сделано:

Созданы карточки с данными всех сотрудников;

Обязанности зафиксированы в карточке каждого сотрудника, настроено назначение ответственных за выполнение задач автоматически ;

Сотрудникам открылась возможность отслеживать процесс выполнения задач: дедлайны, этапы, комментарии;

К CRM подключили e-mail почту сотрудников.

Задача 3: Создание отлаженной системы работы с поручениями главы администрации

Что было сделано:

Каждое поручение при поступлении в систему и получает статус задачи, которая двигается по статусам в зависимости от того, на каком этапе обработки находится;

Это позволяет четко отслеживать процесс работы, контролировать дедлайны, распределять ответственность.

Задача 4: Оцифровка глобальных задач

Что было сделано:

Каждая задача от губернатора поступает в систему управления Администрации, фиксируется и запускается в работу — открывается сделка.

Задача 5: Обучение

Что было сделано:

Для сотрудников было проведено поэтапное обучение по работе с CRM: как логиниться, как пользоваться функционалом, как добавлять и менять информацию, как управлять задачами.

Изначально сотрудники не имели даже базовых навыков работы в CRM-системах. У них присутствовал определённый страх и возражения, которые команда BazhalGroup успешен проработала.

Результаты интеграции:

В процессе работы наша команда еще раз убедилась в простой истине для нас. Внедрение Bitrix24 необходимо не только коммерческим структурам, но и госорганам. Это уникальный опыт для всей команды BazhalGroup!