Как сломать барьеры в управлении проектами с помощью экосистемного подхода

Сегодня для успешного завершения проекта от команды требуется не только высокая компетентность, но и умение оперировать достоверной информацией. Чем больше у сотрудников барьеров для получения точных данных, тем медленнее их реакция, ниже осведомленность и качество принимаемых решений. Как следствие, показатели падают, появляется много ошибок — всё это в результате может довести проект до полного срыва.

Одна из серьезных проблем в проектной деятельности заключается в том, что часто участники проекта работают в разных информационных системах. Это порождает барьер к получению общей информации о проекте, которая представляет собой основные показатели: денежные и трудовые затраты, сроки, риски и пр. Руководителю очень важно быть в курсе, на какой стадии находится проект и существуют ли проблемы с его выполнением.

Помимо информационного барьера встречаются сложности во взаимодействии команды. Такая проблема возникает, когда приходится обмениваться документами или отчётностью вне информационной системы через сторонние сервисы. В результате не только замедляется координирование между участниками проекта, но и существенно страдает качество конечного продукта.

Когда мы говорим про управление проектом, то подразумеваем не только планирование и сбор отчётов руководителями и ответственными сотрудниками, но и работу конечных исполнителей в едином информационном поле. Чтобы создать условия для эффективного взаимодействия всей команды, подойдет экосистемный подход. Метод позволяет в едином контуре работать над проектом как внутренним сотрудникам компании (топ-менеджерам, руководителям департаментов и подразделений, проектным офису и команде), так и внешним пользователям (поставщикам, партнерам и другим заинтересованным сторонам).

Есть большое количество плюсов работы в экосистеме. Мы выделяем наиболее важные:

• увеличивается качество и скорость коммуникации между участниками, а самое главное — процесс становится прозрачным;

• повышается эффективность работы над проектом благодаря тесной координации усилий каждого члена команды;

• появляется возможность быстро реагировать на изменения в проекте и минимизировать риски и их последствия;

• укрепляются отношения с партнерами, клиентами и подрядными организациями.

Недостатков у подхода не так много, но они тоже есть. В первую очередь, это сложности с внедрением и адаптацией экосистемного подхода в организации, в том числе из-за возможного нежелания партнеров работать в чужой системе. Из-за трудностей, связанных с координированием работы и коммуникаций в новой системе, участники рискуют потерять контроль над всем проектом и его ключевыми результатами. Помимо этого для новых пользователей со стороны партнеров, заказчиков и подрядчиков необходимо организовать цикл обучений, что требует дополнительных ресурсов.

Чтобы извлечь максимальную пользу от экосистемного подхода в проектной деятельности, мы предлагаем обратить внимание на важные составляющие:

• простоту освоения и работы в целом, чтобы исключить долгое обучение пользователей или избавиться от него совсем;

• безопасность и конфиденциальность, так как в системе будут работать сотрудники от разных организаций, и не вся информация должна быть им доступна;

• наличие всей необходимой функциональности, чтобы участникам не приходилось использовать другие системы или сервисы, и таким образом саботировать работу в едином контуре;

• инструменты гибкой настройки экосистемы, которые позволяют адаптировать её под требования компании или проекта;

• быстрый доступ к документам и задачам проекта. В том числе для пользователей, работающих удаленно, чтобы они могли подключаться к системе с мобильных устройств.

Рассмотрим, как можно реализовать экосистемный подход на примере Directum Projects.

В системе можно организовать управление проектом на всех уровнях и всеми заинтересованными сторонами. Для директоров, высшего руководящего состава и владельцев портфелей есть инструменты в виде удобной панели настраиваемых виджетов, дорожной карты и контрольных точек. С их помощью выстраиваются связи между проектами. Контрольная точка может быть как итоговым результатом в рамках важных стратегических задач компании, так и активатором начала или продолжения работ для ряда проектов.

На тактическом уровне в Directum Projects можно составить план проекта и утвердить его, а также управлять ресурсами, сроками, отклонениями и рисками.

Чтобы исполнителям было удобно работать, в системе есть инструменты для выполнения задач и их декомпозиции на более мелкие. Также можно использовать гибкие технологии в виде Agile-досок, тем самым применяя гибридный подход в проектной деятельности.

В системе нашлось место и для внешних пользователей, которыми могут быть заказчики, подрядные организации, поставщики и партнеры. Можно не волноваться за сохранность информации, за нее отвечает гибкая настройка доступов. Она применяется как к конкретному сотруднику, так и к должности, роли, подразделению или целой организации из справочников в системе. Внешние пользователи могут легко работать в Directum Projects над задачами и документами, иметь представление о текущем статусе проекта. При этом благодаря широкому спектру настроек они будут ограничены в доступе к отдельным модулям, внутренним справочникам и документам компании.

Чтобы организовать экосистемный поход в проектной деятельности, требуется много времени. Процесс пойдет быстрее, если придерживаться общих рекомендаций:

1. Необходимо дать четкое определение ролей и ответственности каждого участника.

2. Сделать выбор в пользу внедрения наиболее подходящей системы управления проектами, поддерживающей экосистемный подход.

3. Провести обучение участников новым методам работы, закрепить итоговым зачётом или аттестацией.

4. Регулярно оценивать эффективность подхода, а при необходимости адаптировать его под новые условия.

Грамотно выверенный и настроенный экосистемный подход в проектной деятельности помогает всем участникам, в том числе внешним, работать в одном контуре и быть в курсе событий по проектам. А благодаря разграничению доступа к проектной информации и документам, они будут в полной безопасности.