Друзья, здравствуйте!
В продолжении темы о важности ведения протокола совещаний, а также постановки и контроля выполнения задач.
Пост от RADAR team:
1. четкая формулировка задачи. Завершенное действие. Которое нужно сделать, защитить, построить, разработать и тд. Или принятое решение (для информирования участников. Да, их тоже важно фиксировать).
2. Форма результата. Что нам нужно? Документ, действие, событие?
3. Дата постановки задачи НЕВЕРОЯТНО ВАЖНА‼ Фиксируем ее. Иначе НИКАК не проконтролировать сколько времени уходит на решение. И задачи гуляют по протоколам вечность.
4. Плановый срок. Очевидно. Но что делать когда он переносится? Это бывает. Лайфхак - на каждую новую дату совещания создаем новый лист копированием старого(с именем = датой). Тогда у нас сохраняются Протоколы всех предыдущих совещаний. И легко найти как начиналась задача, историю комментариев, переносы сроков и другие изменения.
5. Срочность. О, да. Когда кипит обсуждение нам важно отметить очередность. Есть три простых варианта (выберите):- срочным задачам в этом поле ставить «да». И все. Только им.- помечать каждую задачу из нескольких типовых категорий. Например срочная, обычная, отложенная.- ставить баллы. 1 самый срочный, 5 - самый не срочный.
6. Четкое и одинаковое указание подразделений поможет им фильтром находить свои задачи в документе. Плюс это самое стабильное поле (так как следующие два могут часто меняться). Оно показывает кому эта задача нужна в принципе (чья она).
7. Считаю это достойно плаката в каждом офисе - ОТВЕТСТВЕННЫЙ МОЖЕТ БЫТЬ ТОЛЬКО ОДИН‼‼‼ Да, могут быть соисполнители и наблюдатели. Но у каждой задачи есть ИМЯ одного ответственного👨 Иначе - хаос. Да, в процессе работы он может меняться. Но оставаться ОДНИМ👨 конкретным человеком.
8. Уже обсудили.
9. Вот тут пишем все что угодно. Сохраняем. Смотрим в истории листов в файле как менялась ситуация.
🔟Работа с Протоколом на совещаниях - заливаем задачи «светофором». Это быстрый способ визуально ориентироваться. Еще одна супер-привычка для бизнеса.
🧐Что это даст вашей компании?Четкость. Понимание. Контроль. Эффективность. Ответственность - Как для самих совещаний, которые будут УПОРЯДОЧЕНЫ этой формой Протокола. Так и для работы сотрудников в целом.Искусство Протокола - простое и важное.
Эффект появится быстро.
Главное - внедрить это в привычку)
Удачи! 🥁
Не забывайте подписываться на новости с сайта: