Стоит ли полностью выводить мероприятия в “оффлайн” после эпидемии?

Covid-19 уничтожил множество бизнесов, но одним из первых, пожалуй, были крупные мероприятия. По ним стукнули первые же ограничения - например, запрет на то, чтобы собирать вместе более 50 человек сразу. Но некоторые мероприятия были запланированы задолго, какие-то из них были частично реализованы, а кто-то просто решил влиться и плыть по течению - так и появилась волна онлайн-мероприятий.

И только все привыкли и поняли, что, оказывается, это удобно, как грянуло: “Самоизоляция отменяется”. На этот момент нет точных указаний по поводу мероприятия, но запланированное открытие баров и ресторанов дает повод думать, что это событие не за горами.

Несмотря на то, что “онлайн” оказался действительно удобным - особенно с новыми решениями для онлайн-мероприятий, которые вышли на рынок (например, Duo Screen, о котором я писал ранее), мы уверены, что люди все еще ценят и жаждут живого общения. Думаем, что исходя из этого количество мероприятий только в “онлайне” резко сократится - процентов на 90.

Здесь скорее стоит вопрос о том, вернемся ли мы полностью в “оффайн” или придем к гибридным мероприятиям (соединением “оффлайна” и “онлайна”). В теории, мы можем выбрать оба пути - при снятии ограничений этому ничто не будет мешать.

Но что удобнее и экономически выгоднее? Давайте разбираться.

• Нетворкинг. Многие из гостей мероприятия приходят на него именно из-за этой части - это хорошая возможность обзавестись новыми полезными знакомствами, отыскать возможных будущих партнеров и найти единомышленников. Несмотря на всю продвинутость технологий, в большинстве своем люди уверены, что минутное живое общение “оффлайн” может рассказать о собеседнике гораздо больше, чем долгая переписка или общение в видео-формате.

• Аналитика. В режиме “оффлайн” гораздо удобнее считать вовлеченность и оценивать успех мероприятия. В первую очередь это зависит от того, что у вас не будет кардинально меняться количество и качество участников - по правилам этикета, люди присутствуют на мероприятии от начала и до конца. С онлайн-участниками это сложнее - люди могут подключаться и отключаться, когда пожелают, а значит, у расчетов всегда будут погрешности. Во-вторых, “оффлайн” проще наблюдать за реакцией зрителей - за их интересом или отстраненностью, оживлением или скукой.

• Брендированность. В “оффлайн” формате вы точно не забудете, на мероприятие какой компании вы попали - символика и бренд будут буквально везде. Пресс-волл, ролл-апы, сувенирная продукция, одежда стаффа. Если говорить буквально, то каждый человек, который выйдет с ивента с пакетом вашего бренда - уже ваш амбассадор и распространитель информации.

• Более привычный формат для старшего поколения. “Окей, бумер” (бумеры - люди, рожденные с 1946 по 1964 год). Несмотря на то, что 80% из них являются активными пользователями Интернета, они очень консервативны, не доверяют технологиям и предпочитают живое личное общение. Невозможность вживую увидеть спикера или эксперта может быть одной из причин отказа от посещения ивента.

• Расширение границ. Вы можете сделать мероприятие поистине международным, соединив участников и спикеров из разных стран в одном “месте”. Теперь проще пригласить спикера - не нужно выбивать несколько дней его графика, составлять план перелета, проживания и экскурсии по городу, достаточно просто договориться о времени созвона. То же и с участниками - проще посетить мероприятие из своей кровати в пижаме, чем лететь ради него в другой город или страну.

Я думаю, что одним из важнейших преимуществ гибридных мероприятий станет объединение регионов. Для крупных сетевых компаний вопрос проведения корпоративных ивентов стоит особенно остро - это касается и временных, и трудовых и финансовых затрат. Одно дело, когда у вашей компании два филиала в регионах и общее количество сотрудников не более 150, совсем другое, когда работников более 35 000 человек. Вместо того, чтобы свозить всех в один город, снимать огромное помещение, организовывать перелеты, поездки, проживание и прочее, можно устроить главное празднество в городе головного офиса и несколько уютных небольших мероприятий в городах, где расположены филиалы - останется только соединить их в “онлайне”. Так все коллеги соберутся вместе, послушают обращение главы компании, пообщаются и смогут даже потанцевать вместе!

Георгий Павлов-Сильванский, управляющий площадки Quattro Space

• Геймификация. Интерактивы, квесты, возможность создавать виртуальные “залы” мероприятий - это только малая часть того, что несет в себе “онлайн” для ивентов. Также можно делать различные онлайн-конкурсы, соревнования и игры, где бонусы помогут перейти на следующий уровень и получить новую привилегию.

• Экологичность. С недавних пор особую популярность набирает “эко-френдли” стиль. Сократив число гостей в “оффлайне”, мы значительно сократим нерациональное использование пластика (например, пакеты, посуда, стаканы, чехлы для карточек/бейджей участников) и бумаги (например, раздатки, брошюры, листовки). Когда оффлайн-участников не 1000, а 100 человек, можно закупить более дорогие, но биоразлагаемые расходники.К тому же, гибридные мероприятия порадуют движение Flight Shame, которое ратует за сокращение количества авиаперелетов с целью уменьшения выбросов CO2 в окружающую среду. В список действий, которые они хотят предпринять, входит сокращение количества полетов для посещения мероприятий.

• Интереснее для молодежи. Чтобы повысить вовлеченность и оставаться в поле интересов молодой аудитории, нужно попасть туда, где они находятся значительную часть своего времени - в “онлайн”. Для начала, им просто будет интереснее участвовать в мероприятии, оснащенном новыми технологиями и элементами геймификации. Помимо этого, большую популярность (особенно после самоизоляции) среди молодежи набирает формат “удаленки”, при котором они могут работать в любой точке мира, так почему стать участником мероприятия они не могут оттуда же?

Указанные статьи расходов, цены и калькуляцию предоставили эксперты рынка - Максим Беляев, создатель Belyaev Catering, и Георгий Павлов-Сильванский, управляющий площадки Quattro Space

Здесь мы возьмем в расчет основные статьи расходов, которые есть в смете 99% крупных ивентов.

Для удобства сравнения возьмем мероприятие на 1000 человек в оффлайн-формате и гибридный ивент, где 100 человек присутствуют “оффлайн” и 900 человек в “онлайне”.

Для крупных мероприятий зачастую используют павильоны - огромные пустые пространства, которые заказчик заполняет по своему желанию. Его аренда на сутки будет стоить примерно 1 млн рублей. Да, есть возможность также арендовать готовую площадку со всем необходимым оборудованием - но, честно говоря, даже в Москве их очень мало, стоимость за сутки превышает 10 млн рублей, а заказчики обычно не в восторге - часть техники все же приходится заказывать самим дополнительно.

Для чистоты расчетов возьмем вариант с арендой павильона - 1 млн рублей.

Площадку, которая вместит 100 гостей, арендовать значительно проще - как правило, их можно снять на определенное количество часов. Допустим, сам ивент длится 8 часов, добавим по 4 часа к началу и концу - на монтаж и демонтаж техники (на таких площадках зачастую есть необходимый технический минимум, но под индивидуальный запрос, возможно, что-то дозаказывается), декора и координацию персонала - всего 16 часов. Цена за час составит примерно 12 000 руб., добавим уборку - всего 200 000 руб. на аренду.

• 1 млн руб. для оффлайн-мероприятия
• 200 000 руб. для гибридного мероприятия

Стоимость всей необходимой техники с доставкой и установкой - примерно 10 млн рублей.

На таких площадках зачастую есть необходимый технический минимум, но под индивидуальный запрос, возможно, что-то дозаказывается. Добавим на это 1 млн рублей.

Экраны для трансляции онлайн-участников, необходимая техника и персонал (для примера возьмем такое решение, как Duo Screen) обойдутся в 3,7 млн рублей в самом расширенном пакете.

• 10 млн рублей для оффлайн-ивента
• 4,7 млн рублей для гибридного ивента

На все мероприятия от 50 человек в большинстве случаев действует стандартный прайс - 5 000 руб. за человека. Сюда входит: еда (зона “welcome” и фуршет: 1 л холодных напитков, чай, кофе, холодная и горячая закуски, салат, горячее и десерт), текстиль, декор, посуда и персонал.

• 5 млн рублей для оффлайн-ивента
• 500 000 руб. для гибридного ивента

Сюда обычно входят брендированный буклеты, блокноты для записей, ручки, значки, магниты, пакеты и прочее. Средняя стоимость набора сувенирной продукции на 1 человека - 350 руб.

• 350 000 руб. для оффлайн-ивента
• 35 000 руб. для гибридного ивента

В эту статью расходов мы отнесли гардеробщиков, промо-персонал, хостес, стендисток и промо-переводчиков.

На мероприятие в 1000 человек потребуется около 70 человек разной направленности. При средней стоимости услуг в 3500 руб. за 8 часов, стафф-персонал обойдется заказчику в 245 000 руб.

Для 100 оффлайн-участников рекомендуют нанять примерно 15 человек стафф-персонала. При такой же стоимости эти услуги обойдутся в 52 500 руб.

• 245 000 руб. для оффлайн-ивента
• 52 500 руб. для гибридного ивента

Мы не брали в расчет наиболее индивидуальные траты - например, логистику, ведь здесь варианты могут быть совершенно разными. Для некоторых организаторов это работа с одним человеком - например, спикером, а для компаний это может быть логистика нескольких тысяч сотрудников. В любом случае, возможность как выступать, так и быть участником мероприятия онлайн, может сократить эту статью расходов.

Давайте посчитаем, какая примерная выгода нас ожидает при организации гибридного ивента вместо мероприятия “оффлайн”. Напомним, что мы брали в расчет оффлайн-ивент на 1000 человек и гибридный, где “оффлайн” присутствует 100 человек, а 900 - в онлайн-формате.

• 16 595 000 руб. - основные статьи расходов для оффлайн-мероприятия
• 5 487 500 руб. - основные статьи расходов для гибридного мероприятия

Мы не можем сказать, что стоит полностью отказываться от какого-либо формата мероприятия - у каждого из них определенно есть свои особенности и преимущества. Но мы считаем, что формат гибридного ивента сможет не только сэкономить ваш бюджет и нервы, но и позволит сделать мероприятие более эффективным, интересным и современным, а значит, привлечет к нему больше внимания аудитории, прессы и экспертов.