Управленческий учет без головной боли: 5 шагов от хаоса к порядку в финансах

Создатель сервиса Adesk Степан Родионов — о том, как предпринимателям наладить управленческий учет и отслеживать состояние финансов бизнеса без десятков таблиц, калькулятора и прожигания стула.

Я постоянно сталкиваюсь со следующей ситуацией: предприниматели думают, что учет — это дело бухгалтера. «Для себя» они максимум отслеживают доходы и расходы. В итоге актуальная ситуация с финансами неочевидна, отсюда кассовые разрывы и отсутствие ясного планирования. Зачастую бизнес может генерировать больше прибыли при том же объеме выручки, но без учета такие точки роста невозможно отследить.

Эта статья для вас, если вы чувствуете: с учетом денег в бизнесе все сложно. И надо что-то делать, потому что сейчас таблицы и бухгалтеры скорее путают, чем вносят ясность. Я расскажу о пяти простых принципах учета, которым нужно следовать, — тогда все наладится. Не сразу, но со временем точно.

Возможно, в этот момент вы закатили глаза и подумали: «Ну спасибо, на редкость небанальный совет». Но учет вообще штука довольно скучная — и здесь работают вещи, которые кажутся очевидными, но которые никто не делает.

Допустим, вы занимаетесь ремонтом квартир. Из поступлений — только оплата от клиентов. А с расходами история сложнее: закупка материалов и их доставка, гонорар для бригады, затраты на дорогу до объекта.

Возьмите за основу таблицу Федора Овчинникова и первый месяц просто записывайте доходы и расходы — больше ничего. В дальнейшем с таблицей можно будет экспериментировать — добавлять столбцы, категории трат и так далее. Но начните с малого и не пытайтесь охватить все и сразу.

Это важно, если у вас много долгосрочных проектов. Например, интернет-агентство делает сайты для пяти заказчиков одновременно. В целом собственники в плюсе, поэтому могут не замечать, что какой-то из проектов работает в минус: слишком затянули сроки или неправильно оценили бюджет. Чтобы вычислить такие минусовые проекты, для каждого из них нужно сделать отдельную вкладку в Excel.

Например, небольшая компания по установке дверей набрала предоплат от клиентов перед началом работ. Половина общей суммы пошла на закупку материалов, другую половину владельцы компании потратили на личные расходы: отпуск, ремонт дома и подарки детям. Но вдруг скакнул курс евро, и несколько клиентов передумали и попросили предоплату вернуть. В итоге у компании возник существенный минус в кассе.

Заложите в отчет предстоящие траты на налоги и аренду. Доходы тоже можно запланировать, например если вы занимаетесь SEO и клиенты оплачивают ежемесячно согласованный объем работ.

Расходы нужно записывать в конкретные статьи, а не общую колонку «Расходы». Так вы увидите, сколько денег и на что вы тратите, и вовремя заметите аномалии. Аномалии — это резкие скачки показателей, например увеличение затрат на закупку товара.

Допустим, у вас магазин, в котором вы продаете товары с AliExpress. Несколько раз в месяц вы пополняете склад. И вдруг расходы на товар резко выросли — это аномалия. Если изначально вы указываете эти расходы в одной общей категории, то не разберетесь, в чем причина такого скачка.

Именно поэтому товарные расходы стоит разбить, например на закупку и транспорт. Тогда вы увидите, в чем причина аномалии: поставщик повысил цены, упал курс рубля или вы слишком часто заказываете товар и потому много тратите на доставку. И будете знать, как с этим работать.

Например, «Расходы на кофе для сотрудников» — слишком узкая категория. Значения, отнесенные к этой категории, не помогут вам в анализе. Есть смысл объединить их с другими расходами на содержание офиса: на воду, еду, канцелярские принадлежности, уборку. Тогда вы сможете понять, что в целом на офис стало уходить больше денег. Когда увидите полную картину, будет понятно, какие затраты стоит скорректировать.

Единых правил нет, в каждом бизнесе они уникальные. И для своей компании вы должны четко определить, до какой степени можно дробить статьи. Регулярные, но мелкие расходы можно объединить с похожими. Например, в диджитал-агентстве, которое иногда оплачивает сотрудникам такси, расходы на транспорт можно отнести к командировочным. А если у вас интернет-магазин, на такси вы можете доставлять заказы два-три раза в день. Тогда эти траты попадут в категорию «Расходы на доставку»: их стратегически важно отслеживать отдельно.

Нельзя обновлять данные от случая к случаю: то раз в неделю, то раз в месяц. Например, если вы в течение недели вносили только доходы, а на выходных оплатили аренду, закупили новую мебель для офиса, поставили вендинговый автомат и не внесли это в учет — вы не заметите, что ушли в минус.

Вот у вас студия мебели. Вы выполнили несколько заказов, отложили деньги на аренду офиса, налоги, зарплату себе и сотрудникам. И оказалось, что получили на пару тысяч или десятков тысяч рублей больше, чем планировали.

Трудно удержаться и не потратить эти деньги на свои хотелки. Но для бизнеса это вредно: всегда лучше вкладываться в развитие. Если прибыль оказалась больше запланированной, закупайте больше товара, вкладывайте больше в рекламу, открывайте новые точки продаж. Да просто положите деньги на депозит — пусть копится подушка безопасности.

Выводите на нее зарплату один или два раза в месяц. Даже если с этой карты вы потратите деньги на товар или закажете пиццу в офис, такие расходы легко будет отследить. Компенсируете себе потом их с бизнес-счета.

У начинающих предпринимателей часто опускаются руки, когда они видят плохие результаты и не очень позитивные прогнозы. Вот взяли вы заказ на дорогой ремонт трехкомнатной квартиры и планировали неплохую прибыль. А потом увидели, что по факту потратили слишком много на материалы и отработали в ноль. И уже не сильно хотите что-то планировать, записывать и сравнивать ожидания с реальностью.

На самом деле это точка роста. В следующий раз вы учтете ошибки: заложите больший бюджет на материалы и будете следить за тем, как работники их используют.

Excel хорош, пока данных еще не очень много. Со временем таблицы становятся нереально большими. Если вылетает какая-то ошибка, найти концы и все исправить довольно сложно. И Excel-таблички нельзя автоматизировать или интегрировать в них CRM.

Когда вы во всем разберетесь и поймете, что возможностей Excel вам недостаточно, можно переходить к специальным сервисам, благо их много и они достаточно простые. Конечно, в первую очередь я советую наш Adesk — он особенно удобен для проектных компаний вроде digital-агентств, юридических компаний или фирм, занимающихся ремонтными работами. Но можно использовать и другие — например «ПланФакт» или «Финолог».

Так вы сможете не ломать голову над экселевскими формулами и минимизировать хаос. Сервис можно синхронизировать с банковскими счетами, и расходы будут сами подтягиваться в отчеты. А когда вы выставите счет контрагенту, сервис сам начислит дебиторскую задолженность и автоматически погасит ее, когда счет будет оплачен. Есть и другие интересные возможности, которые делают учет проще, а жизнь легче.

Ведите управленческий учет и контролируйте финансы в своем бизнесе. Я знаю, что сперва это может показаться лишней морокой, но на деле — ничего подобного. Умение вести учет — такой же рабочий скилл, как умение руководить сотрудниками или продавать свой товар по справедливой цене.