Рассказывает Юлия Пономарева, участница сообщества Startup Kotiki и организатор митапа
Во время карантина я подсела на просмотр видеоматериалов от проекта СтартапКотики в YouTube. Сначала это были просто интересные видео от Игоря Шойфота, где инвестор делился своим опытом и идеями. А чуть позже вокруг контента образовалось сообщество, к которому я примкнула.
Идея повстречаться живьем с коллегами по сообществу витала давно. Все устали от общения онлайн, хотелось посмотреть на живых людей. И я взялась эту встречу осуществить. Кинув клич: «Ребята, а давайте встретимся!», я представила себе картинку в 10-20 человек. Встретимся где-нибудь, тихонько посидим, посмотрим друг на друга вживую. О том, что в итоге я стану организатором оффлайн тусовки на 50+ человек, даже мысли не было. В этой статье я хочу поделиться опытом, как организовать оффлайн-мероприятие, потратив всего 500 рублей на человека.
Дисклеймер. Во время проведения мероприятия и после никто ковидом не заболел и ни один кот не пострадал.
Сразу скажу, что это был мой первый опыт проведения мероприятий от А до Я. В моей предыдущей, корпоративной жизни было очень много мероприятий, но моя роль обычно сводилась к ответственности за список участников и выступление в качестве спикера. Процесс я знала прекрасно, но проходить его самой мне не доводилось никогда. И вот настал подходящий случай применить знания на практике.
Местом проведения встречи я выбрала коворкинг RUMARY, расположенный недалеко от Белорусского вокзала. Это был один из немногих коворкингов в Москве, где я бывала. Место уютное, с доступными ценами и залами на 30 и 50 человек. Поэтому прикинув бюджет, я решила, что 500 рублей с человека нам хватит, чтобы оплатить место и покрыть другие организационные вопросы. Денег хватило не только на аренду коворкинга, но еще и на фотографа, видеооператора и закупку всяких мелочей, которые понадобились на месте.
Немного статистики: На мероприятие зарегистрировались 84 человека! Подтвердили свое участие 64, то есть, 76%! :-) Дошли до митапа - порядка 55. После 50 мы уже сбились со счета, несколько человек пришли позже, так что давайте примем 55. Тогда, конверсия “доходимости” будет 85%. Неплохо, да? «Досмотрели до конца нашу телепередачу», то есть, остались до конца - порядка 35 человек, что составляет 63%.
На что не хватило денег, так это на еду☺ Тему с едой мы решили, попросив участников покушать ДО мероприятия или принести, что-то с собой к чаю. Я договорилась с соседним кафе о бонусе для участников мероприятия: те, кто приходили заранее, при заказе ужина могли получить бесплатный чай или настойку. Конечно, не все остались довольны. На следующую встречу попросили поднять оплату за вход, но заказать пиццу.
Когда в сообществе СтартапКотиков стало ясно, что идея встречи нравится многим, ко мне подключились: Игорь Алехин - активный член сообщества, шеф передачи «Закусочная». Игорь организовал жюри. Мы устроили батл питчей, чтобы не просто встретиться и поболтать, а провести время с пользой. Уже на месте мы придумали призы за лучшие питчи и как бонус - приз зрительских симпатий.
Вот состав нашего жюри :
- Хаджимурат Алиев - директор по развитию акселератора “ФРИИ”
- Валерий Маковецкий - серийный предприниматель, cооснователь компаний Nextouch и Everytale - с оборотом более 1 миллиарда рублей, чемпион мира по привлечению финансирования, эксперт ХаКОТонов Стартап Котиков
- Игорь Алехин - серийный предприниматель, основатель американского стартапа iWeekender, Шеф Закусочной Стартап Котиков.”
Всего у нас было 11 выступающих: :
- Роман Смольков. InConnections - Экосистема для обмена полезными связями, навыками и компетенциями
- Сергей Владимиров. Проект по разметке данных для AI для обувного e-com
- Иван Фокиев. Торговля на рынке через AI
- Давид Кох, Ratibor. Сервис владения техникой по подписке
- Екатерина Гончарова. Airspector - сервис автоматизированных инспекций труднодоступных промышленных объектов
- Эмиль Мусаев. Платформа интерактивных онлайн концертов
- Дмитрий Герасимук. Система тактильного обеспечения коммуникации Герасимука. Универсальный коммуникатор для Слепоглухих, глухонемых, драйверов и многих других
- Рустам Сафар-Заде. Платформа онлайн бронирования мест для работы, деловых встреч и мероприятий
- Мила Кошкина. Флокин-сервис по поиску попутчика и совместному бронированию
- Дмитрий Иванов. Самостоятельные групповые путешествия без туроператоров
- Максим Антоненко. Роботы для перевозки комплектующих на производстве.
Жюри определило лучшие питчи:
- Иван Фокиев (Торговля на рынке через AI).
- Максим Антоненко (Ant Robotics Роботы для перевозки комплектующих на производстве).
- Екатерина Горбачева (Airspector - Сервис автоматизированных инспекций труднодоступных промышленных объектов).
Призы победителей:
- 1 место – внеочередное выступление на VC Кухни и консультацию с Игорем Шойфотом - венчурным инвестором, и основателем сообщества.
- 2 место – внеочередное выступление с проектом в Закусочной.
- 3 место K– внеочередное выступление на Хакатоне.
Приз зрительских симпатий достался Дмитрию Герасимуку и его системе тактильного обеспечения коммуникации. Это универсальный коммуникатор для слепоглухих, глухонемых и дайверов.
Дмитрий получил консультацию по маркетингу от Екатерины Гоулд.
Расскажу технические моменты для тех, кто решит делать похожие мероприятия.
Организация мероприятия состоит из трех этапов:
- Подготовка мероприятия
- Работы во время мероприятия
- Follow up после мероприятия.
Вот что предстоит сделать на каждом этапе.
Подготовка мероприятия
- Найти место
- Рассчитать бюджет
- Провести инспекцию места
- Создать лендинг, настроить оплату
- Настроить воронку сбора данных и цепочку информирования участников
- Найти членов жюри (если будет жюри)
- Найти волонтеров
- Распределить работу между волонтерами
- Организовать процесс отбора/сбора выступлений
- Организовать бейджики
В день мероприятия
- Подготовить материалы, необходимые на месте мероприятия
- Проинструктировать волонтеров и раздать участки работы
- Проверить оборудование до начала мероприятия
- Организовать регистрацию участников
После меропрития
- Отправить всем участникам follow up письмо со ссылкой на фото и видео.
- Сделать другие действия, если они предусмотрены в цели мероприятия.
Для организации мероприятия я настроила лендинг на GetCourse, где у меня есть аккаунт, там же прикрутила оплату.
Из вопросов, которые ко мне поступили, я поняла, что полезно повесить на лендинг список: выступающих стартапов, список жюри и список всех участников.
В регистрационную форму рекомендую включать следующий список полей:
- Имя
- Фамилия
- Компания
- Сайт компании
- В каком качестве посещаете (стартап/инвестор/другое)
Я так тщательно планировала расписание, буквально по минутам, наивно надеясь, что мы будем вовремя. Но мои надежды разбились в пух и прах в первый же час. Мало кто пришел вовремя, что было ожидаемо, поэтому первый час, который планировалось потратить на интенсивное бизнес-знакомство, немного смазался и сократился. Закладывайте лишний запасной час в расписание, планируя митап.
Для «разогрева» аудитории, я предложила участникам поиграть в business dating – все подходят друг к другу и представляются в течение минуты: кто я, что я делаю, чем могу быть полезен, что я ищу. Познакомившись и выслушав, тоже самое от собеседника, ищем следующего партнера и делаем питч. Это хорошая тема, если у вас нет алкоголя и еды на мероприятии. Игра дает возможность людям официально подойти к кому угодно, не прячась за бокалом шампанского для этого.
Вот такую цепочку коммуникаций я настраивала для участников во время подготовки и после мероприятия:
- Сразу после регистрации (билет)
- Напоминание №1 (за 1 день до начала)
- Напоминание №2 (утром в день мероприятия)
- Follow up (На следующее утро после мероприятия)
- Сбор питчей (для тех, кто питчит)
- Напоминание выступающим о дедлайне сбора питчей
Для верности донесения информации я дублировала сообщения по email и в специальную группу “Телеграмм”, созданную для мероприятия. У спикеров, кроме того,была собственная отдельная группа для сбора презентаций.
Во время мероприятия к нам подключился Игорь Шойфот основатель сообщества. И у нас получился телемост с Сан-Франциско.
В целом, организовать митап оказалось несложно даже одному человеку. Это требует некоторой дисциплины и хорошего тайм-менеджмента. Если у вас эти навыки присутствуют , то проблем с организацией не будет. А наш кейс и советы помогут вам сделать свои мероприятия еще более классными и полезными!