Руководство крупным заказчикам: как проводить тендеры среди диджитал-агентств так, чтобы все были довольны.
Тендер — это конкурс на оказание заказчику услуг или на закупку определённого продукта. В диджитал-бизнесе это могут быть, например, SaaS-сервисы, услуги по отрисовке логотипа или продвижению сайта.
Виды тендеров
Разберём основные понятия. Тендеры делят на три группы по типу организатора:
- Государственные тендеры. Проводятся государственными, бюджетными и муниципальными учреждениями. Регулируются подобные тендеры 44 статьёй Федерального закона.
- Закупки для компаний с госучастием. Их проводят компании, частично или полностью принадлежащие государству, компании с регулируемой деятельностью и естественные монополии. Например, «РЖД» или «Газпром». Регулируются такие закупки 223-ФЗ.
- Коммерческие закупки. Их, как правило, организует крупный частный бизнес. Регулируются они 448 ГК РФ и 135-ФЗ.
Ещё тендеры делятся на открытые, закрытые и с ограниченным участием.
- В открытых тендерах участие могут принять все желающие игроки отрасли, информация о таких закупках должна быть размещена публично.
- В закрытых участвуют только заранее отобранные заказчиком компании.
- В тендеры с ограниченным участием могут попасть только компании, чей продукт соответствует специфическим требованиям.
Где размещать информацию о тендерах, чтобы их увидели крутые агентства
Все крупные агентства имеют отдел по работе с закупками, где знают, какие электронные торговые площадки (ЭТП) мониторить для интересных заказов. Всего их около 200, но мы перечислим основные.
Государственные торговые площадки
Коммерческие площадки (проводят торги по 223-ФЗ)
Как оценивать агентства в тендерах
По цене
Всё просто — кто даст самую низкую цену, тот и победил.
Самый неэффективный способ отбора победителей. Заказчик получает посредственное качество, а компания, которая «пролезла» ради заказа по цене, редко имеет статус профессионала на рынке. Такие заказы берутся «для портфолио» — агентства готовы работать в минус и не всегда рассчитывают свои усилия, срывая сроки.
Совет: не оценивайте агентства исключительно по цене, демпинговать умеют все, а вот давать качество — немногие.
По срокам
Критерий является ключевым для типов закупок «запрос цен и котировок» и «запрос предложений».
Сроки предоставления заявок составляют примерно от 7 дней в первом случае и до 10 — во втором. Критерий работает вкупе с качеством на длинных дистанциях и не всегда важен при разовых задачах. Если агентство отрисовало отличный логотип за 3 дня, а конкуренты сделали за 5 ещё лучше, то выберут более качественную работу.
Совет: не опирайтесь и на сроки как на единственно верный критерий оценки работы агентства. Быстро — не значит качественно.
По качеству
Фактор критичен при длительной совместной работе заказчика и агентства над проектом.
Чтобы получить максимальное качество в регулярных услугах, лучше всего дать агентствам тестовое задание. Так можно понять подход к решению задач и уровень профессионализма агентств, после чего выбрать лучших.
Совет: выбирайте агентства по качеству выполняемой работы, предоставляемого сервиса и степени готовности проникнуть в задачу. Это сразу будет видно после выполнения тестового задания
Какое давать тестовое задание
Три правила:
1. Тестовое не должно требовать от агентств сверхусилий.
Однако, если агентство решит показать себя и сделать что-то сверх ТЗ — это хороший знак. Например, составив презентацию по услуге не на 50, а на 150 слайдов, агентство даёт понять, что обладает для этого ресурсами и опытом. Важна и степень проработки этих слайдов, чтобы это не оказалось пылью в глаза заказчика.
2. Не следует в качестве тестового запрашивать объёмную задачу, которая является частью основного ТЗ.
Это сразу настораживает и отталкивает участников, причём, вы сами можете даже не собираться никого обманывать, но подозрение такой тендер вызовет. Например, на тендере появляется такое тестовое — написать стратегию продвижения компании в интернете. Исполнители напишут разные варианты стратегий, а после тендера заказчик объявит, что остаётся с предыдущим подрядчиком, оставив все варианты стратегий себе.
Такое поведение неэтично — в любых сферах подобные заказчики быстро зарабатывают плохую репутацию «чаек» и «сборщиков креатива». Уважающие себя агентства будущие тендеры таких компаний будут обходить стороной.
Совет: давайте конкретные задания, не входящие в состав основной задачи. Например, сделать аудит сайта и предложить решения по улучшению посещаемости.
3. И, наконец, оплачивайте тестовое.
Если агентство часто участвует в тендерах, оно может на них разориться. Трудозатраты на конкурсных задачах ударные, поэтому хорошо, если вы дадите возможность отбить хотя бы операционные расходы.
Почему? Поясняем.
Тестовое задание — это полноценная задача. Возьмём, к примеру, создание стратегии продвижения.
Это значит, что аккаунту нужно собрать информацию о компании (минимум 3 часа), сейлзу составить презентацию и коммерческое предложение (около 4–5 часов), маркетологу упаковать всё это (3 часа), а руководителю, чьё время самое дорогое, проверить всё тестовое от начала до конца.
А теперь представьте, что таких тендеров несколько и агентство участвует в трёх на этой неделе. Немного остаётся времени на текущих клиентов, правда?
Уважительное отношение к исполнителю — залог успешного совместного сотрудничества и отличный старт для долгосрочных партнёрских отношений. Оплачивая тестовое задание, вы уже на этом этапе даёте понять, что уважаете труд агентств, а не ищете халявы.
Откатные схемы
Откаты реализуются через специфические требования к продукции, которую может поставить только одна фирма, или невыполнимые сроки, к которым компания, давшая взятку, уже всё подготовила. Схем очень много. Но такое сотрудничество плохо для всех участников сделки. Вот почему:
- Выгодоприобретатель только один, причём не компания, а конкретный человек. Тот, кто берёт откат.
- Заказчик не получает лучшего предложения на рынке. Компания получает предложение от тех, кто привык действовать нечестно, что не гарантирует совместной стабильной и долгосрочной работы.
- Исполнитель, который даёт откат, тратит дополнительные ресурсы и рискует на два года поменять род деятельности на исправительные работы (Статья 291 УК РФ).
Итоги
1. Выбирайте агентства по качеству, а не по цене.
2. Не ставьте сверхзадачи в тестовом задании — достаточно той, которая поможет определить компетентность агентства по критическим для вас факторам.
3. Оплачивайте тестовое задание.
4. Не используйте откатные схемы — от них, в конечном счёте, страдают все.