Нет смысла рыть яму руками, когда уже давно изобретена лопата, не говоря уже об экскаваторах. Рыть яму руками и долго, и неэффективно. Есть, конечно, иллюзия, что это бесплатно, но иногда лучше заплатить за лопату, чем лечить руки и нести потери из-за неполученного результата (яма не вырыта).
Пример утрированный, но не настолько далекий от реальности как кажется. Многие даже очень квалифицированные специалисты работают «по-старинке», отказываясь от новых технологий и сервисов, которые могли бы облегчить труд. Они готовы «рыть яму руками», только потому что они так привыкли. Отсутствие гибкости — большая проблема и значимый сдерживающий фактор, но особенно остро эта проблема стоит перед менеджерами команды. Если руководитель не обладает гибкостью, не использует при организации работы вспомогательные сервисы и инструменты, то неэффективной будет вся команда.
Поэтому менеджерам проектов обязательно нужно непрерывно искать пути и инструменты организации рабочего процесса. Особенно в IT, где час специалиста в команде стоит очень дорого, и любая неэффективность в планировании и организации несет убытки для компании. В этой статье я хотел бы поделиться своей подборкой полезных инструментов для менеджеров проектов в IT.
1. Сервисы коллективной работы с документами. Пример: Google Disk, Dropbox, Google Docs, Google Sheets
Любая попытка вести работу в стандартных документах Microsoft Office обречена на погружение в кучу неактуальных версий документов, путанице и неэффективности. Если каждая правка вносится с указанием версии документа (в лучшем случае), то любому члену команды, чтоб найти файл в актуальном состоянии нужно узнать, кто и когда вносил правку последним.
Даже просто сформулировать это в одном предложении сложно. Звучит ужасно неэффективно. Кроме потерь времени не стоит забывать об ошибках и потерянных правках, которые непременно появятся. Такая модель работы становится все более неповоротливой с каждым новым членом команды.
Решение очень простое — сервисы коллективной работы над документами. Это могут быть обычные облачные хранилища с коллективным доступом. Например, Google Disk или Dropbox. Они хранят актуальную версию документа, при этом каждый член команды может вносить изменения и правки в имеющихся файлах. Доступ можно ограничить, а также есть функция восстановления предыдущих копий.
Также удобно пользоваться облачными инструментами коллективного редактирования, например, Google Docs (Текстовые документы) и Google Sheets (Таблицы). В каждом файле хранится история внесенных изменений, работает автосохранение, над документом несколько человек могут работать даже одновременно.
2. Графические редакторы с опциями коллективной работы. Пример: Figma, Sketch
Такие сервисы, кроме того, что имеют весь необходимый функционал графического редактора, удобны еще и тем, что в них могут работать сразу несколько человек. Все изменения и правки отображаются в актуальной версии файла.
Figma также удобно использовать для формирования библиотеки стандартных виджетов. Их можно показывать при интервью с заказчиками, объясняя особенности и утверждая окончательное функциональное задание.
Figma и ее аналоги заточены именно под разработку дизайнов интерфейсов. В библиотеке много шаблонов типовых блоков, есть возможность массового редактирования однотипных элементов и многие другие функции, ускоряющие работу дизайнеров и верстальщиков.
3. Таск-менеджеры: Trello, Asana
Agile методики планирования и организации работы над проектом (Канбан, Scrum и другие) становятся все более популярными. Это один из факторов успеха приложений с «функционалом Канбан-доски». Это приложения для визуализации процесса выполнения задач.
Команда, работающая над проектом, может выделить основные этапы работы. Например:
- На утверждении.
- В работе.
- Сделано.
Каждая задача — это карточка, которую можно передвигать между столбцами. Так, все члены команды видят, на каком именно этапе находится задача. Функционал таск-менеджеров позволяет в каждой карточке отмечать дополнительную информацию.
- Имя ответственного исполнителя.
- Окончательный и промежуточные делайны.
- Этапы выполнения с галочками, подтверждающими выполнение подзадачи.
- Возможность выставить приоритет.
- Системы тегов и комментариев, а также многое другое.
Конечно, Trello, Asana и другие программные продукты — это не просто канбан-доски. В отличие от стикера на доске, карточка таска содержит всю информацию о задаче, со всеми ссылками, комментариями и историей действий членов команды. Это решает вечную проблему, когда никто не знает, на каком этапе находится конкретная задача, пытаются в чате найти нужную информацию, и не могут разобраться, кто что сделал. Вся информация наглядна и находится под рукой.
Для организации коллективной работы над проектом, такие сервисы — must have.
4. Баг-трекеры и системы управления проектами под IT. Пример: Jira
Jira — это по факту тоже таск-менеджер, но с сильным уклоном в сторону IT. Для этого программного обеспечения актуальны все перечисленные выше тезисы, но в дополнительно в этом инструменте есть:
- Блоки управления версиями продукта: с последовательными этапами релиза.
- Разделы с компонентами и каталоги страниц продукта.
- Отдельно вынесенный бэклог.
- Канбан доска текущего спринта.
- Автоматически генерируемые отчеты и многое другое.
Для IT компаний Jira может стать универсальным решением для управления проектами, которая заменит сразу несколько стандартных программ.
Но есть и минусы. Первый недостаток — ПО подходит только для команд, работающих по принципам Agile. Второй — это не бесплатный инструмент, каждое рабочее место оплачивается по подписке. Третий минус — большая часть полезных функций может быть полноценно использована только при интеграции с внешними сервисами.
5. Сервисы для построения диаграмм Ганта. Пример: TeamGantt
Справедливо сразу после сервиса для Agile команд, посоветовать решение и для компаний, работающих по Waterfall модели. TeamGantt — очень удобный инструмент для последовательного планирования. Задачи можно выставлять и параллельно. Это полезно для менеджеров, использующих гибридные методы работы над проектом.
В TeamGantt много полезных функций для менеджера, например:
- Анализ уровня загрузки сотрудников.
- Возможность построения сетевых графиков с привязкой к количеству ресурсов.
- Управление задачами. Добавление комментариев, прикрепление файлов.
- Удобное сравнение текущих результатов с поставленным планом. Отслеживание отставаний и многое другое.
Поэтому команды, предпочитающие классический Waterfall модель планирования, также могут использовать функциональные инструменты для оптимизации своей работы.
6. Мессенджеры. Пример: Slack
Долго объяснять, что такое мессенджеры, я думаю, никому не нужно. На самом деле, это вкусовщина. Каждая компания выбирает удобный для себя. Многие команды работают в Skype или Telegram. Все зависит от предпочтений: кому-то нужна опция видеосвязи, для кого-то нужны особые условия хранения и передачи файлов и т.д.
В качестве примера указан Slack как самый популярный корпоративный мессенджер. Он заточен именно под бизнес и командную работу. Тут удобно организовываться в группы, создавать отдельные ветки под каждым проектом, есть возможность групповых звонков и обмена файлами. Также реализована удобная сортировка и поиск информации, доступно много интеграций и многие другие функции.
Это лишь небольшой список рекомендаций. Перечисленные сервисы подходят практически всем менеджерам проектов. Но в зависимости от специфики работы компании и особенностей задачи могут быть полезны и другие инструменты. Например, программы для отслеживания продолжительности рабочего дня или Майнд-менеджеры для построения интеллект-карт. Кроме того, важно сделать из используемых программ единую систему при помощи взаимных интеграций. Тогда работа над проектами станет еще более удобной и эффективной.
Мне интересно узнать ваше мнение. Какие еще сервисы вы бы рекомендовали для управления проектами. Чем пользуетесь лично вы? Напишите пожалуйста в комментариях.
Ссылка на курс для жителей России