Совещания можно любить или не любить, тем не менее, они - необходимость. Как сделать их максимально плодотворными?
Основное правило - проводить совещания в привязке к эффективным действиям.
Фокус на завершении задач
Начинайте встречи с обсуждения задач, которые в шаге от завершения. Фиксируйте то, что нужно сделать или что мешает завершить задачу сейчас. И не пытайтесь охватить все запланированные задачи, иначе совещание растянется до бесконечности.
Расставляйте приоритеты
Причем, не размытые “важно - не так важно”, а конкретные. Почему выполнение одной задачи важнее, чем другой. Она принесет выгоду (деньги) в краткосрочной перспективе, убережет от возможных убытков, даст “зеленый свет” для работы других отделов и т.д.
Ограничьте количество участников
Есть версия, что количество участников не должно превышать 7 человек. Это даст возможность всем высказаться и внести свой вклад в продуктивное совещание.
Ограничьте время
Установите дедлайны и не затягивайте совещания дольше, чем на час. Это позволит всем участникам максимально сконцентрироваться на повестке и исключит разговоры по душам.
И напоследок интересный факт: самые продуктивные совещания происходят там, где участникам...негде сесть. А что делать с этим фактом, решать вам ;)