Система управленческого учета помогает оценить текущую ситуацию в компании — собственник принимает подкрепленные данными решения. И если учет не налажен, компания рискует попасть в кассовые разрывы. Например, если вложиться в новый проект перед ежеквартальной закупкой комплектующих, можно попасть в ситуацию, когда денег не хватит в полной мере ни на то, ни на другое.
Управленка дает четкое понимание текущих затрат и ожидаемых доходов, убыточных проектов и самых прибыльных контрагентов. Так бизнес для собственника становится понятным и прозрачным, а решения — обоснованными.
Обычно используют три вида отчетов: ДДС (отчет о движении денежных средств), ОПиУ (отчет о прибылях и убытках) и управленческий баланс. Иногда для руководителя формируют отдельные отчеты по закупкам, продажам, займам и незавершенному производству.
Управленческая отчетность — материалы для внутреннего пользования. Поэтому формат и состав отчетов определяет сама компания под свои нужды. За отчетность обычно отвечает финансовый директор.
Как строится управленческая отчетность
Обычно это объемные excel-файлы со сложными формулами, от которых легко задымятся простенькие компьютеры финансистов. Такой формат отчетности очень трудоемкий: финансовой службе приходится собирать данные из разных источников, группировать их в таблицы и ежемесячно класть на стол руководителю.
Проблем в таком подходе много: ежемесячная рутина забирает много времени; человеческий фактор несет риски не только ошибок, но и намеренных подтасовок; большие объемы данных сложны в обработке; страдает конфиденциальность финансовой информации, предназначенной только для собственника.
Ситуация усложняется, когда в бизнесе задействовано несколько организаций — ИП или ООО. Между ними идут регулярные взаиморасчеты. Поэтому важно организовать консолидированный учет всего бизнеса. Руководитель, видя полную картину по всем компаниям, должен четко понимать, какими ресурсами обладает.
В такой ситуации поможет автоматизация управленческого учета. Например, современные платформы управленческого учета. Такие сервисы автоматически выгружают сырые проводки из 1С и формируют на их основе отчеты. Данные обновляются в режиме онлайн — руководитель всегда видит актуальные данные. При этом можно добавлять новые модули: например, складской учет, учет рентабельности проектов или учет себестоимости производства. Так достигается модульный управленческий учет.
С помощью сквозной интеграции по топологии «Звезда» программа собирает и обобщает данные клиентов из разных источников. Благодаря сквозной сущности бизнес избегает проблем с интеграцией, сбором и обработкой разнородных данных.
С автоматизированной системой учета бизнес получает немало преимуществ:
• порядок в отчетах и постоянство сбора данных;
• распределение прав доступа: для каждого специалиста свой уровень конфиденциальности;
• сокращение человеческого фактора: отсутствие подтасовок и минимизация ошибок;
• экономия времени на рутинных операциях;
• бюджетирование по принципу План — Факт.
При этом в автоматизированное системе управленческого учета разберется сотрудник любого уровня. А руководитель или финансовый директор могут настроить формат отчет под себя.
В результате у руководства и стейкхолдеров появляется понятный и прозрачный инструмент для управленческого учета всей группы компаний и внутригрупповых операций. Сведения для отчетов формируются с нескольких организаций, включают данные о доходах, расходах и обязательствах всех организаций. При этом доступна удобная конфигурация управленческого учета: систему можно настроить под своим задачи и нужды.
А чтобы данные были актуальными, доступными и корректными, разумно внедрить автоматизацию учета. Так собственник видит картину яснее и экономит ресурсы бизнеса на рутине и потенциальных ошибках.