На руководителе ответственность за качественные бизнес-решения. Простой интуицией не обойтись — без четких данных и выводов компания будет двигаться наугад.
Если нужно вложиться в новый проект или нанять сотрудника, не обойтись без финансовой отчетности. Так можно спланировать затраты, оценить их уместность и потенциал. Решения на основе данных — более взвешенные и с большей вероятностью попадают в цель.
Чтобы обеспечить руководителя информацией, используют управленческий учет — сводные таблицы с финансовыми результатами деятельности бизнеса. Для управленческого учета не существует жестких правил. Компания в праве формировать отчеты в удобной для руководителя форме.
Обычно выделяют формы финансовой отчетности:
- отчет о движении денежных средств (ДДС или Cash Flow, CF), показывает остаток на начало и конец периода, приходы и расходы по различным статьям;
- отчет о прибылях и убытках (ОПиУ или Profits and Loss, P&L), показывает выручку, расходы и прибыль, чтобы определить, сколько компания заработала;
- баланс — отчет, показывающий все активы и обязательства — так легко найти, где хранятся деньги и на какие средства развивается бизнес.
Финансовые отчеты связаны между собой и для полной оценки финансового состояния бизнеса понадобятся все три формы.Так собственник видит состояние компании с разных сторон.
Ведение управленческой отчетности
За систему управленческого учета обычно отвечает финансовый директор. Данные собирают из разных источников, одним из которых является 1С. Обычно вся информация собирается в сложные и запутанные Excel-таблички.
Однако есть более удобный и эффективный способ для сбора и визуализации отчетов — автоматизация управленческого учета
Автоматизация высвобождает время специалистов, снимая с них массу рутины. К тому же это у Excel есть ряд минусов, не свойственных автоматизированным системам:
- механические ошибки — если есть ошибка на уровне ввода данных, страдает вся система отчетов;
- для руководителя не очевидно, откуда берется каждое число;
- отсутствует оперативность: на создание отчета нужно время, а сами данные обновляют раз в месяц;
- на слабых компьютерах тяжелые Excel-таблицы сродни каторге — все тормозит и зависает;
- все, кто составляет отчет, имеют доступ к, вероятно, конфиденциальным данным.
С автоматизированной системой все наоборот: данные автоматически собираются из 1С и формируются в отчеты. Руководитель в любой момент может получить актуальные данные. К тому же программы по автоматизации учета дают разделение прав доступа — никто лишний не допускается к информации. При этом всегда можно включить в программу дополнительные модули — складской учет или учет рентабельности проектов. Обычно в автоматизированных сервисах большие возможности для интеграций. Так обеспечивается модульный управленческий учет.
Одно из таких решений — автоматизированная платформа управленческого учета. Такая система формирует финансовые отчеты на основе данных из 1С и других источников. Руководитель может углубиться в каждую проводку и понять, откуда берутся цифры. Помимо того, доступен консолидированный учет группы компаний: когда в бизнесе есть несколько ООО или ИП, а взаимодрасчеты между ними нужно согласовать в единую логику.
Интегративность системы имеет не меньшее значение: программа собирает разрозненную информацию в единую сквозную сущность. Вся информация о каждом клиенте собирается и обобщается благодаря сквозной интеграции по топологии «Звезда» — когда достигается консолидация информации в центральном источнике, объединяющим всю систему.
При этом сервис базируется на системе с открытым исходным кодом Totum и размещается на сервере заказчика. Так конфигурация управленческого учета становится универсальной и адаптивной, а данные регулярно «бэкапятся».
Менеджмент с помощью управленческого учета контролирует ситуацию в компании и принимает подкрепленные данными решения. А автоматизированные системы помогают сделать этот процесс удобным, точным и прозрачным.