Как юрфирма АЛРУД оптимизировала HR и сократила расходы на аттестацию персонала в 4 раза с помощью платформы Motivity

Затрачиваемые ресурсы сократились в 4 раза, сроки подготовки оценки — в 3, количество задействованных партнёров и время проведения — в 2. Оценка проходит прозрачно и даёт сотрудникам понимание их карьерного пути. Рассказываем о совместном проекте Motivity и АЛРУД, ставшем призёром бизнес-премии провайдеров HR-услуг WOWPRO.

АЛРУД – одна из ведущих российских юридических фирм, оказывающая услуги российским и иностранным клиентам.

Обучение и развитие сотрудников компании основано на системе грейдов. По результатам ежегодной аттестации сотрудник имеет возможность перейти на следующий грейд. Аттестация используется не только для того, чтобы сотрудники могли расти в карьерном плане, но и для того, чтобы оценить уровень квалификации кадров внутри компании.

Аттестация даёт сотрудникам понимание, что поощряется в компании и какие компетенции стоит развивать, чтобы двигаться дальше.

Из чего состоит аттестация:

• оценка компетенций по методике 360;
• достижение целей по ключевым бизнес-показателям;
• достижение целей по методике OKR;
• построение матрицы талантов на основе достижений по ключевым показателям и уровню компетенций сотрудников.

В конце года руководство смотрит на матрицу результатов по сотрудникам, определяет, кто добился наиболее высоких результатов, и переводит его на следующий грейд. С теми, кто не достиг поставленных результатов, разрабатывают индивидуальный план развития и обучения.

В предыдущие годы компания проводила аттестацию инструментами, которые успели устареть. Обрабатывать информацию было тяжело, требовалось современное и технологичное решение проблемы.

Важный фактор — отношение сотрудников к аттестации: раньше не было прозрачности и понимания системы оценивания. Аттестация демотивировала, а нужно было добиться обратного эффекта.

Кроме того, для АЛРУД была важна возможность решать на будущей платформе и другие HR-задачи:

• проводить опросы, связанные с удовлетворенностью сотрудников;
• погружать новичков в корпоративную культуру;
• проводить обучение по soft skills.

Несмотря на то, что на момент выбора платформы у Motivity не было всего функционала, который требовался для решения задач, специально для АЛРУД команда продукта разработала план реализации проекта, который вписывался в сроки и пожелания по функциональности.

• Визуальная составляющая, которая отвечает современным трендам дизайна.
• Удобство использования платформы.
• Большое количество интерактивных элементов.
• Команда профессионалов, с которой легко и приятно общаться.

От принятия решения до старта диджитал-аттестации прошло всего 4 месяца: подписали документы в июле, а уже в ноябре запустили площадку.

Компании было важно, чтобы аттестация отвечала следующим критериям:

• прозрачность системы и процедуры оценки для сотрудников;
• объективность;
• автоматизация.

Всё это удалось воплотить с Motivity. На основе модуля «Оценка 360» компания АЛРУД смогла провести процедуру оценки с минимальной затратой времени и ресурсов. Процесс был прозрачным и понятным — сотрудник сам выбирал, кто будет оценивать его компетенции, а затем получал подробные результаты с детализацией по каждой компетенции и вопросам, которые в неё входят. Модуль «Показатели эффективности» задействовали для анализа результативности сотрудников по финансовым показателям.

• Стандартизировали процедуры оценки сотрудников и создали единый подход и критерии оценки эффективности.
• Меньше, чем за 6 месяцев прошли путь от идеи оптимизации устаревшего формата к автоматизированному решению на платформе.
• Аттестация всех сотрудников фронт-офиса (120 человек) проводится в новом формате.

• Сейчас менеджер по развитию и обучению проводит аттестацию самостоятельно с технической поддержкой Motivity за 1,5 месяца. До новой процедуры 4 человека (вся команда HR) вместе с директором начинали готовить аттестацию за 3 месяца.
• Изменилось количество биллинг-часов на 1 FTE по сравнению с аналогичным периодом прошлого года в среднем на 12%.
• Сократились временные затраты на прохождение сотрудниками аттестации. Теперь в среднем на сотрудника приходится 6-7 анкет, а затрачиваемое время зависит от грейда и составляет от 5 до 20 минут. Вопросы сгруппированы и отражают развитие компетенций. А ещё появилась возможность давать адресную не анонимную обратную связь. Раньше одному сотруднику приходило до 50 анкет, каждая по 10-15 минут, а вопросы были оторваны от компетенций и целевых показателей.

• Проект определил следующие шаги по усовершенствованию внутренних процессов и систем: постановка целей, мотивация, обучение, внутренний менторинг.

• Сегодня сотрудники рады аттестации — теперь это быстро, понятно и прозрачно, все результаты и цифры собраны в одном окне.
• Сотрудники мотивированы к достижениям, они могут управлять своим продвижением и карьерой. Коммуникации вышли на совершенно другой уровень.
• Проект показал сотрудникам, как именно происходит карьерное развитие в компании и по каким результатам определять свою успешность, а также связал аттестацию и стратегические цели компании.
• Впервые в компании появилась открытая информации о количестве биллинг-часов, каждый может увидеть себя в рейтинговой таблице. Это особенно мотивирует молодых сотрудников.