Дорого, долго и неудобно. Сколько кругов ада нужно пройти, чтобы избавить документооборот от бумажек
Бумага подорожала в 4 раза, шкаф ломится от толстых папок с документами. Нужно срочно подписать со всеми локально-нормативный акт, а большинство сотрудников на удаленке и руководитель уехал на неделю в командировку. Наверное, это реальность большинства работодателей и HR-специалистов. IT-компания из Екатеринбурга Artsofte не исключение. В статье мы расскажем, как Artsofte решила перейти на КЭДО и что стало драйвером этого процесса.
Artsofte развивает ПО для автоматизации бизнеса, и раньше использовала бумажный кадровый документооборот, как и большинство компаний. При этом 300 сотрудников Artsofte работают из разных городов России. Специалист по кадрам бегал по офису, чтобы поставить подпись директора или сотрудника, те в свою очередь по несколько дней согласовывали заявления. Новички в первый день почти полдня проводили у специалиста по кадрам, подписывая бумажки, вместо погружения в работу и знакомство с командой.
«Раньше новые сотрудники на 2-3 часа зависали в отделе кадров. Читали правила внутреннего распорядка, инструктажи, ждали, пока подготовят и распечатают документы, подписывали стопку бумаг»
«Чтобы подготовить документы, кадровый специалист тратил по 2 часа на одного нового сотрудника. А мы очень быстро растём: в день у нас может выйти по 3-4 сотрудника. При оформлении новичка у кадровика нет времени на других, чтобы оперативно принять заявление на отгул, отпуск или командировку. А при таком большом штате, постоянно кому-то что-то нужно. Всё это замедляло работу, некоторые постоянные задачи простаивали. Это напрягало кадровика и сотрудников»
Бумажный кадровый документооборот подорожал в 1,5 раза: пора перейти на КЭДО
В марте 2021 года бумага подорожала в 4 раза, а картриджи — в 2. Из-за этого стоимость документооборота увеличилась в 1,5 раза. И это без учета затрат на хранение документов и курьерские доставки! А наши сотрудники находятся уже в 12 городах РФ, многие сотрудники в Екатеринбурге работают по гибкому графику и редко бывают в офисе.
Мы уже давно задумывались о переходе на КЭДО, чтобы упростить работу с документами. Подорожание бумаги ускорило этот процесс
Чтобы снизить расходы на бумажный документооборот, оптимизировать время кадрового специалиста , компания решила перейти на электронный документооборот и внедрить в кадровые процессы собственную разработку — сервис мобильного документооборота Nopaper.
Кнопка вместо ручки: переход на КЭДО
В Nopaper подпись хранится прямо в смартфоне, является юридически значимой и соответствует требованиям закона (ФЗ-63).
Сотрудник в любой точке мира скачивает приложение, по паспорту и через телефон подтверждает личность и выпускает подпись. Это занимает 5 минут. Теперь сотрудник может за один клик подписывать документы от работодателя в том же приложении.
HR-специалисты работают в веб-версии сервиса: загружают документы, отправляют их на подпись руководителю и сотруднику.
Мы сократили время трудоустройства. Теперь процессы оформления документов на нового сотрудника и его погружение в команду параллельны. Пока новичок настраивает своё рабочее место, авторизуется в системе, кадровый специалист готовит документы. Новому сотруднику остается только ознакомиться с ними и нажать на одну кнопку.
Сейчас с помощью Nopaper в компании подписывают все кадровые документы, за исключением приказов на увольнение. Это требование закона ((ст. 22.1–22.3 ТК РФ).
Мы подготовили для вас полезные материалы по переходу на КЭДО: поэтапный план по переходу на КЭДО, шаблоны нормативных актов и памятку по кадровым документам.
Оставляйте заявку по ссылке
Расходы в 4 раза меньше: экономия с КЭДО
В Nopaper электронная подпись для каждого сотрудника выпускается бесплатно, а стоимость отправки одного пакета документов составляет 35 рублей*
Примечание: В Nopaper несколько вариантов тарифов. Подробнее про стоимость расскажут менеджеры сервиса.
Мы не платим за сервис, так как Nopaper — наша разработка. Но даже если платить по тарифу, то расходы на документооборот всё равно сокращаются в 4 раза
Коротко в цифрах:
300 человек — штат сотрудников;
20 сотрудников находятся в других городах;
~5 пакетов документов подписывается с каждым сотрудником в год;
~4734 листов бумаги подготавливает кадровый специалист в год;
4 рубля — стоимость одного листа документа.
Электронный кадровый документооборот с Nopaper дешевле бумажного в 4 раза
Отзывы сотрудников Artsofte о Nopaper
После перехода на КЭДО у кадрового специалиста уходит меньше времени на подписание документов и объяснения, что и куда писать. И директора по всем этажам офиса искать не надо — документы приходят ему в приложение.
«Когда мы работали с бумажным документооборотом, я тратила уйму времени, чтобы оставить подсказки на стикерах для сотрудников. После перепроверить, всё ли верно внесли (иногда стикеры не спасали). Теперь я сама заполняю необходимую информацию в документах и отправляю коллеге в приложение на подписание»
Новичкам стало проще: в первый день они не переживают, что неправильно заполнят документы, а спокойно читают трудовой договор и нажимают кнопку «Подписать».
«Для меня нажать кнопку намного проще, чем заполнять что-то от руки, а потом объяснять специалисту, какую цифру я тут поставила. В Artsofte я заранее скинула сканы всех документов, за меня всё заполнили, мне оставалось только зайти в Nopaper и подписать необходимые документы»
Преимущества кадрового электронного документооборота оценили не только новые сотрудники компании:
«Я работаю на удаленке, и раньше мне приходилось специально ехать в офис, чтобы подписать заявление на отгул или отпуск. Это неудобно. Приходилось перестраивать график, ехать с ноутбуком и работать в офисе или отрываться на два часа в разгар рабочего дня, чтобы съездить и подписать бумажку. Иногда по несколько дней откладывал, просто потому что не успевал выехать. А вчера я подписал заявление лежа в кровати через Nopaper. Спустя 5 минут его уже согласовали»
«В переходе на КЭДО есть огромный плюс — нам больше не нужно оформлять документы задним числом, всё подписываем за один день :) А ещё мы сэкономили на бумаге, упростили работу эйчаров, кадровиков и справились с сопротивлением сотрудников»