Автоматизация судейской работы на базе Битрикс24

Автоматизация бизнеса и процессов компании с каждым годом становится всё более востребованной. Спорт - не исключение. Залог успешной разработки и внедрения автоматизированных систем зависит не только от заинтересованности краевых властей и финансовой поддержки регионов, но и от инициативы спортивных федераций.

Команде 7SITES посчастливилось принять участие в пилотном проекте по автоматизации судейской работы на базе СШОР №1 Федерации художественной гимнастики Пермского края. Рассказываем.

Процесс соревнований сопровождается большой работой, начиная от подготовки соревнований, их проведения и даже после завершения. Поэтому автоматизация процессов - настоящее спасение для судейского состава и секретариата.

Что мы сделали:

Как правило, в рамках одних соревнований каждая гимнастка готовит до 5 видов выступлений, для каждого из которых готовится музыкальная фонограмма.

Как было до внедрения Битрикс24?

• Каждый участник соревнований самостоятельно или через тренера перед каждым соревнованием отправлял музыкальные файлы на электронную почту Федерации или приносили на flash-накопителях, а порой и на CD-дисках (и это в 2021 году!)
• Часто файлы были "битые" или экзотического формата, а наименование файлов не имело стандарта. Так, сами участники соревнований путали файлы, либо присылали старые.
• В результате все эти файлы приходилось сортировать по папкам, а при каждом выходе гимнастки приходилось искать нужный файл, что значительно удлиняло соревновательный день.

Что было сделано:

• Создан интерфейс внутри Битрикс24 для загрузки музыки сторонними пользователями (родителями/спортсменами) по специальной ссылке;
• Строго определен формат музыки - mp3, то есть спортсмен заранее должен конвертировать файл в нужный формат;
• Наименование файла не имеет значение, файл тут же прикрепляется к нужной гимнастке и нужному виду выступлений;
• Спортсмен/тренер может залить файл из любой точки при наличии подключения к Интернету, с любого устройства, а также проверить корректность загруженного файла, прослушав его на плеере.

Загрузка музыкальных фонограмм потребовала решения новой задачи: необходимо, чтоб загруженные аудиофайлы можно было не только воспроизвести в удобном понятном интерфейсе, но и выстроить их отображение в порядке выступления спортсменов, согласно протоколу соревнований.

Поэтому был создан функционал по созданию стартового протокола внутри Битрикс24, в котором указывается список потоков, в каждый из которых группируются спортсмены.

Для автоматизации выставлении баллов было разработано мобильное приложение и приобретены планшеты.

Схема работы выглядит так:

1. Администратор соревнований при выходе спортсмена включает файл музыкального сопровождения и одновременно выбирает - какая бригада судей и за какого спортсмена сейчас должна проголосовать (нажатие всего двух кнопок вместо постоянного поиска по папкам).

2. В распоряжении у каждого судьи индивидуальный планшет с мобильным приложением на базе Битрикс24. В мобильном приложении заведена учётка конкретного судьи (Е1, А4, DB1 и т.д.). Соответственно, система распознаёт, какому судье в данный момент времени, какую информацию отобразить на планшете - ФИО гимнастки и вид, по которому она выступает. После выставления оценки, у судьи пропадает возможность повторной отправки результатов.

3. По мере голосования, информация от судей стекается в рабочий протокол и отображается у секретаря. Дополнительно выводится информация о расхождении между судьями в определённой категории, если расхождение превышает допустимый порог и требует согласования.

Итогом становится формирование сводного протокола.

Секретарь соревнований ведёт постоянный подсчёт результатов и при подведении итогов формирует сводный протокол. Работа очень трудоёмкая. Нужно от каждого из ~25 судей собрать результат выступления каждой гимнастки. В результате получается очень большой объём данных, который нужно оперативно внести в Excel и правильно создать сводный протокол. Ранее, в это сложно поверить, за каждым судьей были закреплены "волонтеры", которые приносили бумажки с результатами на стол секретаря.

Мы создали интерфейс рабочего протокола в Битрикс24. Судейские оценки фиксируются в протоколе автоматически, расчет результатов производится в режиме реального времени:

Ограничения по COVID-19 поставили задачу организации он-лайн трансляции соревнований для семей спортсменов. В результате тестирования трансляции на различном оборудовании, в различных условиях - пришли к взвешенному решению, которое позволило свести к минимуму ручные действия, а качество трансляции сделать максимально стабильным:

• Стационарно закреплённая широкоформатная камера с протоколом RTSP.
• Сервер Битрикс24 подключается к камере и по команде администратора передаёт поток в трансляцию на YouTube (в случае прекращения работы выбранного видеосервиса система легко переключается на альтернативные варианты).
  

В рамках проекта по автоматизации работы СШОР дополнительно были выполнены следующие задачи:

• "Клиентская база" (родители, учащиеся) перенесена в CRM из многочисленных Excel-файлов, удалены дубли;
• Ведение и учет действующих договоров переведен в воронку и осуществляется через сущность Сделки;
• Реализован журнал посещаемости спортсменов в мобильном приложении Битрикс24 для тренеров. Теперь тренер может быстро отметить присутствие ученика на тренировке в своем телефоне. Интерфейс сделан максимально простым, без лишних действий. Ранее учет выполнялся на бумаге, либо в Excel, и передавалось бухгалтеру в конце месяца, что сильно влияло на корректность и оперативность обработки информации;
• Отметки о посещаемости автоматически формируются в табель, что исключает спорные моменты, когда родители отказываются оплачивать часть занятий. Дополнительно предусмотрена возможность выгрузки табеля в Excel для удобства предоставления информации бухгалтеру.
• Автоматизированный табель учета посещений решает задачу корректного расчета заработной платы, в том числе при переходе спортсмена от одного тренера к другому.
• Настроены сводные отчеты: статистика по количеству детей у конкретного тренера, количество детей по определённому направлению, сумма задолженности и т.д. Для быстрого получения результата по интересующему параметру в отчетах реализован - фильтр.

Внедрение позволило автоматизировать рутинные операции, снизить или полностью исключить человеческий фактор при проведении соревнований. Безусловно, кейс учитывает специфику данного вида спорта, но с легкостью кастомизируется под любые направления.

Есть готовые аналогичные, и возможно, более совершенные системы, и компании, предлагающие их в аренду.

Так в чем же преимущества нашей системы?

• Стоимость внедрения ориентировочно равна разовой аренде оборудования;
• Учтено множество индивидуальных нюансов, которые не возможны в готовых решениях;
• Система не привязана к конкретному месту и позволяет проводить судейства везде, где есть устойчивый интернет.

Если вас заинтересовало данное внедрение и вы хотите узнать детали, мы с удовольствием встретимся в Zoom. Договоримся о времени?