Как перестать контролировать и начать руководить: 5 ошибок в управлении персоналом

Контроль над подчиненными — всегда непростой вопрос с этической точки зрения. Если руководитель ведет себя как надсмотрщик, люди начинают массово увольняться. А «рубаха-парень», который каждую пятницу идет с подчиненными в бар после работы, вовсе, не воспринимается как руководитель.

Как же найти ту самую золотую середину между дружелюбной атмосферой и необходимостью контролировать подчиненных? Мы считаем, что здравый смысл и уважение к подчиненным — то, что должно лежать в основе любой эффективной и адекватной системы контроля. А для того чтобы выстроить ее, необходимо знать о самых распространенных ошибках, которые допускают руководители компаний.

Самая неприятная для коллектива ситуация. То руководитель месяцами сидит «в танке», то в один день внезапно начинает требовать десятки отчетов. Сотрудники вынуждены бросать свои дела, в спешке заполняют «бумажки»... И на этом все. Никакого фидбэка. «Ураган» прошел, работаем, как обычно.

По некоторым оценкам, 70% руководителей не считают чем-то зазорным шпионить за своими подчиненными. Программы, предназначенные для анализа продуктивности, используются в совершенно непрофессиональных целях. Но в какой-то момент правда неизбежно всплывает. И маловероятно, что сотрудники будут в восторге, осознав, насколько им не доверяют.

Болезнь многих крупных компаний. Работа разных отделов измеряется по одним и тем же показателям. Без учета специфики и сложности задач, функций, зон ответственности. Без понимания того факта, что количество проведенного за компьютером времени и качество работы — не одно то же.

Проверки проводятся, но об их результатах никто никогда не сообщает. Коллективу приходится ориентироваться только на свои догадки: не ругают — значит, все в порядке.

Владелец компании анализирует только работу менеджеров, не беря в расчет деятельность непосредственных исполнителей.

Авторитарный подход к управлению давно изжил себя как малоэффективный, однако до сих пор встречается довольно часто. Причины понятны: владелец компании платит сотрудникам деньги, а потому хочет быть уверен, что подчиненные отрабатывают свой «хлеб». Давлея над сотрудниками, руководитель пребывает в иллюзии, что все под контролем. Ничто не ускользает от его чуткого взора. Но на деле все не так радужно.

Работа команды в условиях постоянного стресса приводит к падению эффективности. В какой-то момент страх уступает место апатии или протесту. Сотрудники начинают чаще опаздывать, теряют интерес или даже уходят туда, где есть возможность раскрыть потенциал без постоянного «головняка».

Особенно тяжело надзор воспринимают представители творческих профессий. На почве постоянного стресса у некоторых развивается депрессия, на нервной почве развиваются заболевания. Выдать в таком состоянии продукт, который понравится клиенту, да еще и в срок, мало кто способен.

Сам менеджер в таком формате постоянно отвлекается от своих обязанностей, изматывает подчиненных вопросами о том, как продвигаются дела. В итоге страдают все. А главное – компания. Разумное решение — найти альтернативные, более лояльные способы мотивировать сотрудников. Без жесткого контроля и нервотрепки.

Контроль важен, но он не должен превращаться в слежку. Это искусство, которым должен владеть хороший менеджер. Не нужно затягивать и ждать, пока команда закончит работу над проектом, и только потом устраивать «разбор полетов». Мониторинг должен быть поэтапным и корректным:

• постановка целей и разъяснение задач в начале работы;
• оценка прогресса на ключевых промежуточных точках, этапах;
• анализ результатов;
• выборочный контроль.

Не каждый сотрудник от природы — перфекционист, готовый доводить дело до совершенства. Многие стремятся как можно быстрее выполнить поставленные задачи и с «чистой» совестью заниматься своими делами. Это основная причина, почему регулярный мониторинг так важен.

Но мониторинг эффективности не сводится к тому, чтобы проверить, кто сосредоточенно смотрит в монитор ПК, а кто пьет третью за день чашку кофе. Грамотный руководитель должен:

• оценивать поставленные цели, их актуальность, адекватность и реальность выполнения на каждом этапе;
• учитывать загруженность подчиненных, при необходимости перераспределяя задачи;
• координировать взаимодействие между разными отделами и департаментами;
• анализировать уровень квалификации каждого из подчиненных — кому-то можно поручить более простые задачи, других направить на курсы повышения квалификации;
• понимать общие настроения и уровень мотивации персонала.

Только в том случае, если мониторинг помогает находить внутренние проблемы, повышать мотивацию и качество работы, в нем есть смысл.

Использование автоматических систем учета рабочего времени — самый простой способ выстроить эффективную систему контроля. Без конфликтов, обид, обвинений в предвзятости и других неприятных ситуаций.

Начальнику не приходится постоянно задавать вопросы, вынуждать подчиненных оправдываться, подбадривать. Сотрудники ощущают больше свободы, понимают, что каждый отвечает за себя. Свою дисциплину, качество работы, продуктивность.

В зависимости от актуальных задач бизнеса, можно выбрать разные способы учета времени:

• система видеонаблюдения позволит не только зафиксировать время, когда сотрудник пришел на работу, но и увидеть, чем он занимается в офисе;
• турникеты и биометрические терминалы отметят время входа и выхода из офиса, опоздания, обеденные перерывы;
• системы СКУД делают то же, что и терминалы, но с возможностью ограничить доступ в определенные помещения;
• специальное ПО анализирует, что, когда и в каких программах делают сотрудники.

У каждого человека свой стиль работы. Кто-то приступает к заданию, как только получает задачу. Кому-то нужно время, чтобы «раскачаться». Скорость выполнения и качество характеризуют конкретного специалиста. Но когда сроки горят, оправдывать прокрастинацию не стоит. Контроль каждого шага становится естественной частью бизнес-процессов.

Организовать эффективный контроль за работой сотрудников можно с помощью системы мониторинга работы персонала. ПО подойдет как для небольших фирм фирма из 5–6 человек, так и для крупных компаний с десятками отделов.

Отсчет рабочего времени начинается сразу после включения ПК. Если курсор мыши не двигается более 5 минут — руководителю приходит уведомление о бездействии подчиненного.

Другие функции ПО:

• фотографии экранов ПК каждого сотрудника и отдела;
• отчеты по активности подчиненных за день, неделю и месяц;
• позволяет анализировать, сколько времени уходит у разных специалистов на одни и те же задачи;
• показывает сайты, на которых сотрудники проводят больше всего времени, дает оценку продуктивности;
• собирает подробную статистику по программам и сайтам вплоть до названия окон и вкладок;
• оценивает вклад каждого члена команды в проект;
• подсказывает, как оптимально распределить нагрузку и назначить сотрудников на должности с учетом компетенций;
• автоматически формирует табели учета рабочего времени.

Данные всех сотрудников хранятся в единой базе. Их можно сгруппировать по отделам и подразделениям, чтобы получить представление о том, в каком направлении двигаться.

В бизнесе результат не в последнюю очередь зависит от способности руководителя держать руку на пульсе. Всегда быть в курсе того, что происходит в компании. Какие сотрудники и отделы справляются со своими задачами на отлично, а какие «буксуют». Видя картину в целом, можно исправлять ошибки и недочеты на ходу, не дожидаясь, пока проблемы накопятся и приведут к фатальным последствиям. Этого можно достичь, используя программу учета времени. Руководитель и подчиненный контактируют на всех этапах работы над проектом.

На этапе внедрения ПО многие компании сталкиваются с негативом со стороны сотрудников. Здесь важен диалог. Честно ответить на волнующие подчиненных вопросы и объяснить, какие плюсы они получат от этого. Например, программа подсчитывает все сверхурочно отработанные часы. Титанические усилия больше не останутся незамеченными, а отразятся на зарплате. Здесь же фиксируется информация обо всех отпусках, командировках, больничных. Можно легко передать распечатанный или электронный отчет в бухгалтерию.

Являясь почти незаметной, система оказывает положительное влияние на бизнес каждый день. Она помогает руководителю избежать критичных ошибок при планировании и распределении задач, а сотрудникам — почувствовать свой вклад и личную ответственность за успех команды.