Организовать мероприятие — задача не из простых даже для опытного организатора. Практически ни одно мероприятие не обходится без неожиданных и часто неприятных сюрпризов. А попытки заранее продумать всё до мелочей часто приводят к затягиванию процесса организации.
По словам Сабины Алекперовой , product owner платформы для организации мероприятий и сообществ Make.Events, есть 4 основные ошибки при организации мероприятий, которые могут не только увеличить расход бюджета, но и сказаться на нервной системе организатора.
Типичные ошибки, которые совершают практически все представители ивент-сферы в процессе организации мероприятий:
- Слишком долгое согласование веб-страницы.
Создавать страницу мероприятия можно бесконечно. Особенно если у вас в команде есть маркетолог, дизайнер, редактор, копирайтер и прочие специалисты, отвечающие за работу над контентом. Однако не стоит забывать, что ключевой задачей организатора является не досконально выверенная страница ивента, а всё-таки её запуск. Поэтому стоит заранее провести тщательный анализ лендингов аналогичных мероприятий или в условиях ограниченного времени отдать предпочтение простому и быстрому варианту без особых излишеств.
- Отсутствие контроля за эффективностью рекламных каналов.
Продвижение мероприятия в офлайн и онлайн-каналах часто является одной из существенных статей расходов. Неправильное распределение бюджета, однозначно, скажется на качестве донесения информации до целевой аудитории. Допустим вы платите за афиши, размещение на билбордах, рекламу на транспорте, а также вкладываетесь в контекстную и таргетированную рекламу. При этом вы не отслеживаете сколько человек привлекает каждый канал, а значит не можете распределять имеющийся бюджет эффективно.
- Несерьезное отношение к составлению пошагового плана мероприятия.
Многие организаторы уверены, что если прикинуть примерный тайминг мероприятия, то можно сэкономить время на подготовку к нему. При этом они не берут во внимание, что пошаговый план мероприятия отражает все важные аспекты планируемого события. Другими словами, это именно та база, без которой мероприятие точно пойдет не по плану. Поэтому при подготовке ивента именно этому аспекту стоит уделить наибольшее внимание.
- Не учиться на ошибках других.
Сфера ивентов существует достаточно давно, поэтому все ошибки, которые вы еще не совершили, уже совершил кто-то другой. Чтобы не делать «двойную работу» стоит вступить в сообщество организаторов мероприятий и начать перенимать опыт коллег уже сейчас. Это существенно сэкономит ваше время и бюджет, а также поможет намного быстрее обрести репутацию высококлассного специалиста.
Перечисленные выше ошибки совершают практически все в ивент-сфере: как опытные, так и «зеленые» коллеги. Замена физического труда интеллектуально-цифровым сэкономит ваш бюджет минимум на 20%. Например, платформа Make.Events не только объединяет более 100 специалистов ивент-сферы, но позволяет собрать лендинг всего за 30 минут и создавать цифровые двойники мероприятий.