Руководитель тратит огромное количество времени на решение задач, которые можно и нужно делегировать. В основном речь идёт о задачах не важных, а срочных, и неважных — несрочных. Напротив, задачи, которые не всегда стоит делегировать, важны, но не срочны, их нужно запланировать к выполнению. Разберём моменты, которые высвободят до 80% вашего времени и позволят грамотно делегировать определённый круг задач секретарю (или нескольким помощникам, распределяя объём работы между ними).
- Одно из главных препятствий к делегированию задач - перфекционизм. Это требует огромного количества времени и усилий. Перфекционизм часто мешает достижению целей, поскольку перфекционист предъявляет чрезмерные требования к результату, оценивает временные и финансовые затраты на достижение этого результата как непозволительные и отказывается от своей цели, хотя на самом деле он мог ее достичь. Поэтому, прежде чем приступить к постановке задач, постарайтесь научиться избегать перфекционизма и предъявлять адекватные требования к конечному результату задачи.
- Найдите себе помощников. С личным помощником работайте с помощью диктофона - невероятно продуктивный способ. Продиктуйте задание помощнику, отправьте ему аудиозапись по почте, и задача перейдет в работу.
- Создайте секретариат.
Создание секретариата состоит из следующих этапов:
- Собеседование с руководителем (анализ требований);
- Анализ и оптимизация бизнес-процессов руководителя;
- Настройка программного обеспечения (почтовая программа и другое офисное ПО), а также телефонов;
- Разработка регламента работы секретариата;
- Обучение секретаря.
Задачи, которые можно и нужно передать секретарю точно:
- Планирование рабочего времени руководителя;
- Планирование, организация и проведение встреч, подготовка протоколов встреч;
- Работа с задачами и заказами, отслеживание сроков и статусов исполнения заказов;
- Планирование путешествий, командировок;
- Техническая поддержка (телефон, интернет, ноутбук - конечно, с помощью IT-специалистов);
- Часть рабочей переписки по электронной почте;
- Документооборот - приказы, инструкции, служебные записки, документы на согласование и т. Д.
- Управление прерываниями (приём посетителей);
- Управление звонками.
- Используйте матрицу Эйзенхауэра — метод управления временем, который поможет вам расставить приоритеты.
Больше и добавить нечего. Просто сделай это. Если есть кому поручить - поручайте сразу. Если поручить некому, попробуйте запросить такой ресурс. Если запросить не удается - купите его.
Таким образом, делегирование позволяет освободить много времени, затратив при этом минимум усилий.