На моих глазах во многих компаниях разворачивалась очень неприглядная ситуация. Ковид, удаленка, сотрудники предоставлены сами себе, организации со стороны управленческого звена никакой нет, но в то же время выдвигаются жесткие требования по выполнению тех или иных заданий, которые в свою очередь не выполняются. То есть верхи требуют, низы не хотят или не могут. Ну что же, ситуация в некоторых из таких компаний закончилась столь же молниеносно, как и переход на удаленку, т.е. в один день. Сотрудники увольнялись. Давайте поэтапно разберемся в чем была проблема и как ее можно было избежать.
1. Итак, разворачивается эпидемия. Звучит сообщение президента о переходе на удаленку. Генеральный директор сообщает сотрудникам о том, что в соответствии с распоряжением правительства, с завтрашнего дня они работают на удаленке. Но, обеспечить себя техникой и рабочим местом должны самостоятельно.
В итоге получилась ситуация, когда сотрудник на самостоятельно организованном рабочем месте делит один компьютер с супругом/супругой, который также работает из дома и ребенком, у которого уроки в Zoom. На запрос в предоставлении техники со стороны работодателя, сотрудник получает отказ без объяснения причины.
Мы видим, во-первых, нарушение законодательства, в соответствии с которым рабочее оборудование должно было быть предоставлено работодателем. Тем более, что во время удаленки оно простаивало в офисе. А также наблюдается неуверенность работодателя в долгосрочных отношениях с работником. А учитывая всю нервозность ситуации и ограниченность ресурсов (один компьютер на троих/четверых и пр. членов семьи), эффективность работы сотрудника значительно снижалась.
Проблему можно было решить достаточно просто: выделить рабочее оборудование, помочь с доставкой и установкой, а также подключением интернет-канала (при необходимости) для обеспечения бесперебойной связи.
Сотрудник увидел бы вовлеченность работодателя в процесс, доверие и заинтересованность. А работодатель мог бы совершенно спокойно требовать полноценной работы на предоставленном оборудовании в рабочее время.
2. Следующий пример будет об отсутствии постоянной связи с сотрудниками. День ото дня сотрудники были предоставлены сами себе, раз в месяц встречаясь по Zoom для доклада о проделанной работе.
Соответственно, возник некий разрыв, как с руководством, так и между сотрудниками. Каждый был предоставлен сам себе, абсолютно не заинтересован в совместной работе, были случаи, когда сотрудники вообще занимались своими делами и не выходили на связь.
Сплочению команды помогли бы ежедневные совещания (пятиминутки) для обсуждения текущих вопросов, решению срочных вопросов, поддержания взаимоотношений. Еженедельно имеет смысл подводить промежуточные итоги, обсуждать вопросы взаимодействия подразделений и принимать корректировочные решения. Ежемесячно - отчет и постановка планов на следующий месяц.
Кроме того, несмотря на локдаун, возможно было проводить некие корпоративные мероприятия, способствующие сплочению коллектива. Как вариант вечеринка по Zoom с #Culinarion .
3. Следующий пункт - отсутствие регламента взаимодействия по удаленке и наличие множества (порой даже излишества) каналов коммуникации.
Очень часто в силу моды и удобства использования в компании начинают появляться чаты в Whatsapp. Действительно, это удобно, ведь телефон всегда под рукой. Но, когда это один чат на всю компанию и в него ежеминутно поступают сообщения по всевозможным темам, которые могут не касаться конкретного сотрудника возникает ситуация, когда ответственный сотрудник вынужден постоянно отвлекаться на мониторинг чата, чтобы не пропустить нужную информацию, а другой сотрудник - просто отключает чат, чтобы он не мешал работать и не отвлекал его, тем самым пропуская предназначенную для него информацию.
Следующая проблема - связь по телефону. Здесь мы даже не будем говорить об отсутствии корпоративной рабочей связи. Были случаи, когда уйдя на удаленку офисные телефоны оставались в офисе, сотрудники поддерживали связь только по мобильному, а клиенты не могли дозвониться, потому как никто не догадался сделать переадресацию на мобильные телефоны.
Еще одна актуальная проблема. Требование связи нон-стоп в течение дня. Действительно, компьютер все время под рукой, зайти по удаленке в учетку дело нескольких секунд, почему бы не запрашивать решение рабочих вопросов в любое время дня и ночи. Сотрудники уставали, накапливался негатив, на домашние дела у них оставалось еще меньше времени, чем когда они работали в офисе, они практически прирастали к креслу/стулу у своего рабочего места дома.
Итак, выход. При переходе на удаленку целесообразно разработать регламент взаимодействия.
Если мы говорим о чатах, то их должно быть минимальное количество, они должны быть структурированы по тематике и участниками чата должны быть только непосредственно задействованные в указанной тематике лица. Если вопрос требует детального обсуждения целесообразно назначить рабочую встречу, а не переписываться короткими сообщениями.
Если мы говорим о телефоне, то должна быть корпоративная связь и обязательная переадресация на мобильные телефоны со стационарных из офиса.
И конечно же рабочее время. По возможности (мы не говорим о форс-мажоре) рабочий график должен четко соблюдаться.
4. А вот и еще один интересный пример. На фоне ковида в компании увеличивается товарооборот, издержки (как минимум на аренду или содержание офиса) уменьшаются, прибыль увеличивается, но сотрудникам объявляется о снижении заработной платы на кризисный период. Ситуация вызывает недоумение у сотрудников. По факту, руководство компании пользуясь тем, что поиск работы во время пика эпидемии затруднителен, просто воспользовалось ситуацией. Нужно ли комментировать, что лояльность после этого объявления у сотрудников не то что снизилась, а просто оказалась на нуле.
Выход тоже прост. Обращайся с другими так как хочешь чтобы обращались с тобой. Нет ничего плохого в том, чтобы в реальной кризисной ситуации честно обратиться к сотрудникам и объяснив причины и возможные выходы из ситуации принять итоговые решения. Ключевое слово - "честно".
И таких примеров множества, но и этих достаточно для подведения итогов. Таким образом можно сделать вывод, что без четкой организации процесса удаленной работы, рассчитывать на качественный и своевременный результат не приходится. Причем организация процесса должна производится по нескольким направлениям:
1. техника, оборудование и связь;
2. построение коммуникаций и корректное транслирование задач и планов, командообразование;
3. вовлеченность персонала в решение критических ситуаций и вопросов.