Денис Пономарев, директор по продукту платформы Expert Me, которая соединяет компании с отраслевыми экспертами
Как известно, болеют не только люди. Вот и компании тоже иногда хворают, и, как и в случае с людьми, причиной хвори могут бы самые благие намерения. Так, например, стремление быть эффективным может завести развитие бизнеса в тупик.
Последние годы отечественные компании переходят от разговоров о цифровизации бизнеса к конкретным действиям. По данным консалтинговой компании KMDA, четверть российских бизнесов внедряют цифровые решения и еще около 30% задумываются об этом и делают пробные шаги. Однако внедрение «умных» систем по управлению производством, ведению бухгалтерии может заразить компанию болезнью «лоскутной» модернизации: оптимизация отдельных бизнес-процессов эффективна для решения конкретных задач, но в масштабах всего бизнеса эффект заметен слабо, либо не заметен вообще.
Причина тому – отсутствие интеграции. Разные бизнес-процессы в компании работают на разных, не связанных между собой, платформах. Выгода от повышения эффективности каждого процесса нивелируется, потому что происходят искажения, тратится время на перевод и адаптацию данных одних платформ под форматы других. Возникают дополнительные временные и физические издержки сотрудников, а ясности и прозрачности в операционной деятельности не становится больше.
Концепция цифровой трансформации предполагает интеграцию всех бизнес-процессов на одной или, в худшем случае, на нескольких совместимых и связанных между собой платформах. Крупный бизнес уже занимается поиском решений для системной интеграции, однако подобные наработки актуальны также для среднего и малого бизнеса.
Зачем нужен единый прозрачный интерфейс?
Современный уровень развития информационных технологий позволяет решить проблему на уровне всей компании. Это достигается за счет внедрения единого интерфейса для сотрудников и для руководителей. Все процессы оцифровываются и становится понятно, что происходит компании в целом, на какай стадии находятся те или иные задачи.
Единый интерфейс помогает и руководителям и рядовым сотрудникам.
● Персонал, продолжая использовать привычные профессиональные системы, получает инструмент для трекинга задач в рамках общего бизнес-процесса. Сотрудники понимают, какие перед ними стоят задачи, когда истекает срок их выполнения, какие результаты необходимо согласовать или передать в другую структуру.
● Руководители видят, с какой скоростью протекают процессы, где есть сильные и слабые места. Информация может быть представлена как в обобщенном виде, так и с детализацией вплоть до конкретной функции или сотрудника.
Случай из жизни
Ко мне и моей команде обратилась телеком-компания с просьбой оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность. Заказчик специализируется на разработке и обслуживании оборудования для мобильных сетей и широкополосного доступа в интернет. Крупная иностранная компания со штатом более 3 000 человек и инфраструктурными бизнес-проектами в большинстве регионов России. Назовем ее компания X. Как и многие в отрасли, X внедрил несколько модулей автоматизации работы компании: ERP, автоматизацию склада, системы управления кадрами, а также установил различные инструменты, ускоряющие деятельность сотрудников - всего 20 различных систем, которые обслуживали более 10 подрядчиков. Диагностика показала, что компания столкнулась с болезнью «лоскутной» оптимизации, когда отладка одного или нескольких процессов не имеет большого значения для эффективности компании в целом.
А вот и симптомы болезни:
● большое количество отдельных IT-процессов у каждой функции тормозили передачу данных;
● из-за интенсивной коммуникации через корпоративную почту и мессенджеры часть информации терялась (иногда навсегда) в неструктурированной массе сообщений;
● разрозненность источников и результатов затрудняла контроль и анализ данных метрик.
Решение
Лекарство от этой болезни - универсальное программное обеспечение. За год с небольшим мы придумали и запустили IT-платформу, на которой собрали около 30 производственных и технологических функций. Лекарство включает 4 основных ингредиентов.
● Каждый бизнес-процесс преобразован в последовательную цепочку задач. Часть инструментов мы оставили не тронутыми, но для некоторых задач решения были разработаны "с нуля". После трансформации, все без исключения процессы в компании стали описываться с помощью BPM (Business Process Management Tool). Это позволило получить подвижную структуру процессов компании, которую можно кастомизировать без привлечения разработчиков.
● Внедрены карточки задач. Все сотрудники получили доступ к интерактивным дашбордам с карточками задач, кастомизированными под тип и стадию бизнес-процесса. Задачи, назначаемые системой, содержат четкое описание проблемы и сроки исполнения.
● Разработка и установка SLA. Service Level Agreement – соглашение об уровне сервиса – это стандарт выполнения каждой повторяющейся задачи. Он содержит четкое описание, требования к результату, критерии оценки и т.д. SLA помогает сотруднику понять, что, когда и каким образом нужно делать – без ручного управления со стороны менеджмента.
● Фиксация входных и результирующих данных по каждой задаче. Каждая задача и подзадача видна от начала до конца: кто, что, когда делал и к каким результатам пришел.
Итоги
Если говорить о цифровых результатах, то созданная нами IT-платформа повысила эффективность выполнения задач на 10-28% в зависимости от характера задачи и позволила оптимизировать штаб на 5-27% в зависимости от подразделения. Нецифровые результаты – повышение контроля и прогнозируемости работы подразделений и компании в целом, а также расширение возможностей для удаленного доступа сотрудников к рабочим задачам.
Этот кейс показывает, насколько полезно для бизнеса повышение прозрачности работы. Особенность цифровой трансформации в том, что она глобальна и охватывает все бизнес-процессы, превращая компанию в единый живой организм, работающий по заданным правилам для достижения заявленных целей. Отмечу: такие решения не дешевы и сильно бьют по карману, но цифровая трансформация задает новые стандарты работы. Если компания не будет дотягивать до этих стандартов, то ее конкурентоспособность будет стремительно падать. Потребность в цифровой трансформации постоянно нарастает. К примеру, в США в ближайшие 5 лет рынок услуг для цифровой трансформации вырастет более чем в два раза, достигнув $410 млрд.
Для начала советую провести IT-аудит с независимыми экспертами. Так вы сможете определить болевые точки, оценить объемы и качество работ по оптимизации и создать уникальное лекарство, подходящие именно вашей компании. Помните, что для цифровизации осталось не так много времени, ведь те алгоритмы и софт, который еще вчера казался таблеткой эффективности, бизнесовым философским камнем, сегодня может оказаться бессмысленным.