Webinar.ru
3961

Как перевести мероприятие из офлайна в онлайн в период эпидемии

О том, как себя вести во время эпидемии, сколько раз мыть руки и мерить температуру, всем известно. А вот что делать тем, кому срочно нужно отменять или переносить офлайн-событие? Как не потерять клиентов и прибыль? Вопрос. Мы решили на него ответить.

В закладки

А зачем вообще отменять? Что, уже всё так плохо?

Важно понимать, что отмена массовых мероприятий — это необходимая мера предосторожности. Места большого скопления людей являются основной площадкой распространения вируса.

И если ещё 2 недели назад отменяли мероприятия только за рубежом, то сегодня отмены активно происходят в России.

Уже отменили: Инвестиционный форум в Сочи, крупнейший в России Петербургский экономический форум, Крымскую весну, перенесли большую конференцию HR&Techology EXPO. Ежедневно мы узнаём об отмене различных конференций и выставок.

Что делать? Паниковать не стоит, а вот подумать о переводе офлайн-мероприятия в онлайн, точно да.

Как понять, можно ли перевести моё мероприятие в онлайн

Чтобы понять, можно ли конкретно в вашем случае переводить мероприятие в онлайн, мы рекомендуем сделать следующее:

  • Проанализируйте аудиторию: насколько она большая; есть ли участники из других городов/стран? Может ли это повлиять на присутствие?

  • Проанализируйте программу: сможете ли вы адаптировать её под удалённый формат? При желании в онлайн можно перевести практически всё. Но если вы планировали событие, где необходимо офлайн-взаимодействие всех участников (например, бизнес-игру), то лучше его просто перенести.

  • Сделайте опрос: не догадывайтесь, спросите участников о том, изменились ли их планы в связи с эпидемией и готовы ли они посетить мероприятие онлайн.

Страшно! А можно примеры? Кто-нибудь уже так делал?

Самый необычный и яркий пример — «облачные рейвы», которые стали популярны в Китае после распространения вируса.

Китайские ночные клубы ушли в онлайн и стали транслировать сеты диджеев на видеоплатформах типа TikTok.

Казалось бы, как можно перевести дискотеку в онлайн? Однако шанхайский клуб ТАХХ набрал уже больше 70к просмотров и заработал больше 100 тысячи долларов на чаевых от зрителей.

Также в онлайн ушли: Шоу Giorgo Armani, Конференции Adobe Summit Microsoft, MVP Summit и Nvidiaʼs GPU Technology Conference.

На российском рынке к нам обратилось уже более 10 компаний, среди которых есть и внутрикорпоративные мероприятия, и внешние события. Например, конференция Практика Days в рамках ECOM expo и обучение партнёров российского представителя компании Jacob Delafon — «ООО Колер Рус».

Окей, я готов! Что делать? 7 шагов к переходу в онлайн:

1. Определитесь с базовыми задачами мероприятия

  • Какое количество людей нужно охватить?

  • Сколько спикеров будет? Есть ли среди них удалённые?
  • Нужно ли взаимодействовать с аудиторией? Если да, то как: в чате/голосом/подключая их по видео?
  • Какое качество изображения и звука вам необходимо? Нужна ли профессиональная аппаратура и трансляция или будет достаточно хорошей веб-камеры и микрофона компьютера?
  • Нужна ли на вашем мероприятии техподдержка или справитесь сами?

2. Определитесь с местом проведения

  • Если у вас всего один спикер и небольшое количество зрителей, вы можете использовать вебинарную платформу и провести мероприятие из дома или офисной переговорки. Тогда нужно будет позаботиться о фоне (и выбрать что-нибудь посолиднее ковра).
  • Если у вас крупное официальное мероприятие с трансляцией: например, обращение к сотрудникам или конференция, лучше выбрать студию.

3. Выберите инструменты

  • Для небольших событий с 1-2 спикерами (лекция, совещание) подойдёт вебинарная платформа.
  • Для крупных официальных мероприятий (обращение к сотрудникам, конференция, концерт) — трансляция из студии.
  • Если ваше событие носит личный локальный характер, рассмотрите возможность самостоятельных трансляций из соцсетей.

4. Адаптируйте программу

  • Подготовьте сценарий: в онлайне всё немного сложнее, чем в офлайне, и любые неровности чувствуются сильнее. Поэтому важно прописать сценарий с чёткой раскадровкой по времени.
  • Подготовьте презентацию: если событие в формате вебинара, в вашей презентации должны быть вовлекающие цепляющие элементы (заголовки, гифки, картинки и т. д.).
  • Адаптируйте раздатку: блокноты, сертификаты и любую другую печатку можно выслать участникам в электронном виде. Ещё и об экологии позаботитесь.

5. Проинформируйте участников

  • Продумайте систему информирования: email/sms/звонки.
  • Не забудьте о напоминаниях: за несколько дней до и непосредственно в день самого мероприятия.
  • Напишите подробную инструкцию по тому, как участвовать в вашем онлайн-мероприятии: куда заходить, куда нажимать, куда звонить, если ничего не работает (прикрепите телефон техподдержки).

6. Подготовьте спикеров

  • Дайте чёткую инструкцию: как выглядеть, что надеть, как и куда говорить, в какую камеру смотреть.
  • Отрепетируйте вместе: если это вебинарная платформа, то протестируйте её до мероприятия. Если это трансляция из студии, то попросите спикеров приехать заранее и познакомиться со студией и процессами.

7. САМЫЙ ВАЖНЫЙ ПУНКТ

А теперь помойте руки (эпидемия всё таки), выпейте валерьянки и ждите момента X.

Всё получится:)

Расскажите, как вы относитесь к отмене офлайн-мероприятий из-за эпидемии?
Положительно
Отрицательно
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать
{ "author_name": "Webinar.ru", "author_type": "editor", "tags": ["\u043a\u043e\u0440\u043e\u043d\u0430\u0432\u0438\u0440\u0443\u0441","\u0432\u0435\u0431\u0438\u043d\u0430\u0440"], "comments": 4, "likes": 13, "favorites": 38, "is_advertisement": false, "subsite_label": "webinar.ru", "id": 112181, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Fri, 13 Mar 2020 13:12:37 +0300", "is_special": false }
Создать объявление на vc.ru
МегаФон
Приложения с 5G и дополненной реальностью: чего ждать от студентов лаборатории Высшей школы менеджмента
Проектирование и создание цифровых MVP, консультации экспертов и оценка специалистов отрасли, реализация собственного…
0
4 комментария
Популярные
По порядку
0

Субботник оффлайн.

Ответить
2

Переводим в онлайн)

Ответить
0

Цены бы ещё не были такие конские как у русских вебинарных платформ. Спасибо, что западные спасают

Ответить
1

Как здорово, что в этом мире так много альтернатив)

Ответить

Прямой эфир