В декабре 2019 года онлайн-гипермаркет «Перекрёсток Впрок» (входит в X5 Retail Group) запустил направление b2b продаж в онлайне. И хотя многие компании всё ещё производят такие продажи полностью в ручном режиме, крупному онлайн-ритейлеру такой формат не подходит.
«Перекрёсток Впрок» — онлайн-гипермаркет с миссией большой закупки. Доставляет более 10 тыс. заказов в день клиентам-физическим лицам по Москве, Санкт-Петербургу, Московской и Ленинградской областям, Нижнему Новгороду, Туле, Рязани, Великому Новгороду, Владимиру, Твери, Казани, Чебоксарам и Ростову-на-Дону. B2b-направление только набирает обороты — за 2020 год opt.vprok.ru отгрузил около 3000 заказов юридическим лицам.
Подготовка
Перед запуском нового направления перед онлайн-гипермаркетом встала задача настройки электронного документооборота. Для этого нужно было учесть не только очевидные требования законодательства, такие как: безошибочное заполнение накладных и счетов фактуры, хронология и последовательность оформления документов, но и некоторые особенности, применимые к сфере онлайн-ритейла. Среди них: отгрузка товаров с разных складов (должно быть учтено в отгрузочных документах), взаимодействие с федеральной государственной информационной системой «Меркурий», возможность отгрузки с постоплатой и отсрочкой платежа с контролем баланса.
Даже у заурядного процесса возврата товаров (полного или частичного) при настройке электронного документооборота есть свои особенности. Например, документы на возврат товара, который был погружен в машину и не покинул склад, и товара, который клиент решил вернуть уже после доставки, существенно отличаются в оформлении.
Особый подход нужен и к товарам на развес, ведь их фактическая стоимость обычно оказывается меньше на 20-100 рублей.
Проект и партнёр
После исследования предложения на рынке аутсорсинга расчётов с корпоративными клиентами, проведения всех формальных процедур и переговоров, мы приняли решение о сотрудничестве с группой компаний «ИнвойсБокс». Перед компанией стояли задачи:
- взять на себя весь цикл расчётов с корпоративными покупателями;
обеспечить максимально быстрое проведение платежей;
- выстроить все процессы в онлайн-режиме.
В «ИнвойсБоксе» есть собственная биллинговая система для обработки платежей корпоративных клиентов и более чем 10-летний опыт работы в России и за её пределами.
На первом этапе аналитики «Перекрёстка Впрок» и «ИнвойсБокса» разработали подробную схему взаимодействия. Она прошла по две независимых юридических экспертизы и по два аудита (от каждой из сторон). Полученные экспертные выводы соотнесли, урегулировали и приступили к интеграции систем.
Сама интеграция не заняла много времени, в отличие от тестирования процессов. В целом, от первого коммерческого предложения до запуска прошло около 12 месяцев.
Работа системы
Сейчас проект представляет из себя удобный онлайн-сервис для юридических лиц, где весь процесс формирования заказа практически не отличается от заказа физического лица.
- Корпоративный клиент формирует корзину на opt.vprok.ru и выбирает удобное время доставки.
2. Если заказ совершается в первый раз, нужно будет ввести реквизиты компании. Если вы — наш постоянный покупатель, система предложит заполнить все необходимые поля автоматически.
3. Счёт на оплату также будет сформирован автоматически. На этом этапе «ИнвойсБокс» передаёт нам информацию о заказе и статусе оплаты счёта. Одновременно мы формируем для клиента целый пакет документов, в который входят счёт-фактура, торг-12 и акт доставки.
Результаты
- Теперь весь процесс b2b-продажи в «Перекрёстке Впрок» занимает менее 24 часов.
- Всё взаимодействие с клиентом по оформлению заказа переведено в онлайн — это снижает нагрузку на менеджеров компании.
- Счёт-договор для клиента формируются автоматически в течение минуты. При этом от клиента не требуется никаких дополнительных действий, а оригиналы документов клиент получает прямо с поставкой товара.
Повседневный покупательский опыт проецируется на b2b-сферу и даёт ей толчок к развитию. Поэтому в планах «Перекрёстка Впрок» на 2021 год расширение ассортимента, значительное увеличение оборота b2b-продаж и дальнейшая автоматизация процессов, чтобы юридическим лицам и ИП было ещё удобнее делать заказы.