Как предотвратить проблемы на работе до того, как они возникнут

Генеральный директор Jotform Айтекин Танк о том, что такое прогнозирование проблем.

В жизни мы склонны строить планы, основываясь на прошлом опыте. Однако может возникнуть ощущение, что вы постоянно находитесь в режиме выживания, и у вас нет времени для планирования. Вместо этого мы сосредотачиваемся на завершении текущих проектов, подготовке к завтрашней встрече или просто на том, чтобы пережить день. Для лидеров работа задним числом может стать режимом по умолчанию.

Первое практическое правило — никогда не ограничивайтесь одной точкой зрения. При первом намёке на проблему постарайтесь собрать как можно больше точек зрения. Исследование профессора Уортона Филиппа Тетлока подтверждает, что люди, которые учитывают несколько точек зрения, делают лучшие прогнозы, чем те, кто ограничивается одной.

Другая стратегия, позаимствованная у профессионального прогнозиста Пола Саффо, заключается в том, чтобы не придерживаться твёрдого мнения. Я стараюсь создать атмосферу, в которой сотрудники не боятся высказывать своё мнение.

Саффо также рекомендует заглядывать в прошлое. Например, я основал Jotform в 2006 году. Поэтому, когда дело дошло до борьбы с пандемией, я учитывал наши результаты за последние пару лет и вспомнил финансовый кризис 2008 года. Тогда мы решили многие проблемы и сделали вывод о том, как можно было справиться с ними лучше. В итоге это помогло мне удвоить наши результаты: прислушиваться к мнению пользователей и постоянно разрабатывать инструменты и решения, которые облегчат их повседневную рабочую жизнь.

Выявление проблем — это только первый шаг. Важно внедрять практики, чтобы избежать тех же ошибок в будущем. Для начала регулярно встречайтесь, чтобы обсудить прошлые и будущие проблемы.

Обычно ни одна из сторон не привыкла откровенно делиться мнениями. Сотрудники часто возмущаются критикой в их адрес. Когда вам комфортно получать обратную связь, вы становитесь более объективными и можете конструктивно применять обратную связь. Для лидеров применима та же логика.

Существует такое явление, как «упреждающая связь». Feedforward — это новая тенденция в деловом мире, предлагающая перспективные решения. Допустим, ваш сотрудник недавно провёл презентацию. Вместо того, чтобы сказать «Вы забыли рассказать про нас во время вступительного слова», вы можете попробовать «На этот раз давайте изложим введение простым языком и добавим раздаточные материалы, чтобы позже объяснить тонкости». Старайтесь быть конструктивными, а не осуждающими.

Перед лидерами стоит задача как прогнозировать, так и предотвращать будущие проблемы. Со временем вы сможете культивировать культуру, в которой активные разговоры будут цениться, а не вызывать страх у всех сторон.