В статье не будут использованы устаревшие правила, неприменимые на практике. Только факты, выводы и рекомендации, которые помогут понять, что не так и как на это повлиять. В конце оставили «чит-код» для тех, кто никак не разговорится.
Помните переход на работу из дома? Сначала это было вынужденной мерой, потом – подарком пандемии, а теперь это превратилось в проблему. Как бы мы ни любили удалёнку, попить кофе и поболтать с коллегами порой хочется.
Онлайн-формат работы исключил невербальный канал из коммуникации между людьми, а как следствие – затруднил общение.
Не всегда хочется включать камеру на созвоне, правда? Без визуального контакта, а ещё и онлайн, считать настроение и эмоции собеседника в разы труднее.
И что делать? Давайте разбираться.
Что отличает деловое общение от переписки с близким человеком или чата с друзьями?
Ответ прост: у деловой коммуникации есть цель, ожидания и прямая связь с продуктивностью. Это главное, что необходимо запомнить, прежде чем приступить к практике.
Чего ожидает Катя во втором диалоге? Правильно, актуального статуса задач к конкретному времени. Цель Кати – привести дела в порядок, проконтролировать текущие вопросы, не беспокоиться самой и не беспокоить Машу. Маше, в свою очередь, ясна задача.
А вот что должна была понять Маша из первого диалога – загадка. Какой задачи? Когда нужно обновить? Насколько срочно это необходимо? Маша может сделать это завтра или через неделю.
На этом примере понятно, как выглядит несостоявшаяся коммуникация (не оправдавшая ожидания), когда одно действие превращается в сотню вопросов. Как итог: потеря в производительности.
Многие из нас вступают в коммуникацию интуитивно, отделяют деловое общение от личного, однако, интуиция не всегда права.
Необходимо запомнить особенности деловой коммуникации:
- Сдержанность. Не важно, что вы испытываете к дизайнеру Олегу, который никак не сдаст макет: неприязнь или самые пылкие чувства не могут встать между вами и выполненной в срок работой.
- Подготовка. Перед созвоном или обсуждением задачи в чате, все участники должны быть осведомлены о предмете беседы и иметь минимальную подготовку.
- Однозначность. Чем конкретнее запрос – тем меньше вероятность понять сказанное неправильно, а значит – не потерять в производительности.
- Учет и контроль. После встречи не стоит бежать пить чай, лучшее, что можно сделать – зафиксировать все договоренности по горячим следам, расставить дедлайны.
- Распределение ролей. Нет смысла приглашать разработчиков на встречу по обсуждению рекламных макетов, каждый участник коммуникации должен вносить ценность в обсуждение.
- Регламенты. Обсуждайте заранее длительность встречи, прописывайте план и ограничивайте выступающих во времени.
Попробуйте учесть эти несколько пунктов, и, с вероятностью в 100%, качество, скорость и комфорт коммуникации повысятся.
Важно: Всегда есть исключения, мини-созвоны с коллегами или просто «болталки» между делом. Мы не призываем говорить на встрече ровно 5 минут, а перед клиентом не допускать улыбку. Помните, не важен уровень официальности встречи, вы общаетесь с живыми людьми, а не воспроизводите скрипт.
Шутки кончились. Переходим к практике. Как построить эффективную и комфортную коммуникацию для всех, на что опираться?
Шаг №1
Расширяйте границы постепенно. Многие команды общаются неформально, обращаются друг к другу на «ты», а в переписках обожают использовать стикеры. Поймет ли это другая команда или клиент – мы не узнаем, не «прощупав» диалог. Кому-то может стать некомфортно от большого количества шуток или сленга.
Шаг №2
Внимательно слушайте и старайтесь услышать собеседника, отвечайте на вопросы анализируя их, а не для того, чтобы просто ответить.
Шаг №3
Расставляйте акценты на важных деталях и аргументируйте. Диалог без выводов и связей только ухудшает взаимоотношения на работе.
Шаг №4
Не забывайте о субординации. Следите за эмоциями и тоном собеседника. Никто не любит конфликты, а если дело пахнет жареным, договаривайтесь и снижайте градус беседы, не нарушая своих личных границ и границ собеседника. В конце концов, вы видели драки на важных переговорах? Решать конфликты демократично – искусство!
Шаг №5
Говорите ясно, конкретно и по делу.
Шаг №6
Не торопитесь с выводами. Слушайте до конца и готовьте список вопросов, прежде, чем уточнять детали.
Шаг №7
Будьте вежливы и эмпатичны. Это относится к любой коммуникации, которая с вами случается. Испорченное настроение – не причина выливать агрессию на коллег.
Надеемся, что сказанное поможет вам в общении с коллегами и не только. От себя хотим сказать: не важно, кто перед вами, руководитель или стажёр – относитесь к каждому человеку вежливо и знайте, что вы всегда можете оказаться на его месте.
Краткие итоги:
- Деловая коммуникация – это как личное общение, но с целью и ожиданиями.
- Ваш клиент или коллега – человек, заслуживающий внимания и эмпатии также, как и вы.
- Яркие эмоции всегда лучше оставлять «за кадром», а не выплескивать на окружающих.
- Разговор или переписка должны содержать максимальное количество деталей.
- Любые звонки – только после договоренностей.
Если вы разделяете нашу боль – давайте знакомиться ближе: .
Во-первых, мы настоящие профи интернет-рекламы и не только, а во-вторых, Manyletters даёт гарантию: в процессе работы вам не поступит ни одного звонка без предупреждения!
Обещанный «чит-код» для коммуникации со всеми несговорчивыми👇
Проверили – работает!