Научитесь управлять своей рутиной: техники повышения продуктивности

Сервис MakeRight.ru прочёл неизданную на русском книгу «Управляйте своей рутиной» ("Manage Your Day-to-Day") проекта 99U и выделил главные техники, которые помогут настроиться на продуктивную работу и повысить креативность.

Говоря о творческом процессе, мы чаще всего подразумеваем вдохновение и генерацию идей. Но в реальности дело обстоит иначе. По выражению изобретателя Томаса Эдисона: «Гений — это лишь 1% вдохновения и 99% упорного труда».

Это неустанная работа над воплощением идей, постоянное экспериментирование, «подгонка» своего продукта к требованиям рынка. И этот процесс должен быть постоянным, не зависеть от настроения и вдохновения.

99U — проект Скотта Белски, американского предпринимателя и инвестора, который известен российским читателям по книге «Воплощение идей», и писательницы и редактора Джоселин Глей.

Книга «Управляй своей рутиной» — первая в трилогии книг, выпущенных в рамках проекта. В ней собраны практические советы от известных и творческих личностей о том, как они организуют свой день, как настраиваются на работу, как преодолевают лень, апатию, как борются с неуверенностью, как поддерживают себя на творческом пути.

Кратко рассмотрим техники продуктивности, о которых рассказывают авторы книги.

У вас может быть множество идей и интересных задумок, но вы не сможете их воплотить, если большая часть вашей энергии и времени расходуется на отвлечения и плохие привычки.

Проведите аудит вашей организации труда — оцените, как вы работаете, и возьмите на себя ответственность за исправление того, что вас не устраивает.

По-настоящему выдающиеся достижения требуют сотен, а иногда и тысяч часов работы. Для этого необходимо трудиться ежедневно и регулярно, несмотря на настроение и не дожидаясь вдохновения.

Поэтому творческие люди вырабатывают для себя определённые ритуалы, чтобы работать регулярно и плодотворно. Так, Эрнест Хемингуэй устанавливал для себя минимальный лимит практики — он писал минимум 500 слов в день, несмотря ни на что.

Многие творческие люди вырабатывают привычки, которые создают нужный для работы настрой. Они выполняют роль своего рода триггера или «фреймворка» для продуктивной работы.

Самое важное решение, которое необходимо принять, чтобы реализовать что-то значимое, — поставить на первое место креативную работу, а на второе — реактивную.

Здесь вам придётся столкнуться с дискомфортом, вызванным возможным осуждением со стороны тех, кто ждёт вашего внимания и мгновенного отклика. Но лучше разочаровать нескольких людей в маленьких вещах, чем пожертвовать самым важным для вас.

Самый простой и действенный способ — регулярно резервировать в своём расписании блоки времени для углублённой и сфокусированной работы над важными для вас проектами. Запланируйте такие блоки времени на неделю вперёд.

Чтобы улучшить свою сопротивляемость импульсам, используйте несколько техник:

• Начинайте с установления маленьких блоков, а затем постепенно удлиняйте периоды. Вы можете начать даже с 15 минут, но обещайте себе ни за что не отвлекаться в это время.
• Для сфокусированной работы выберите конкретное и чётко определённое задание, на котором вы можете сосредоточиться, не заглядывая в посторонние источники.
• Лучше всего, если в течение такого блока вы будете работать в каком-то ином месте — не в том, в котором вы работаете обычно. Хорошо, если вы будете работать на бумаге — в блокноте или альбоме, не используя компьютер и гаджеты.

Во время сфокусированной работы не оставляйте открытыми вкладки соцсетей и электронную почту. Проблема не только во времени, которое мы теряем отвлекаясь, но и в том, что отвлечения прерывают состояние потока, когда вы полностью сконцентрированы на задаче и выполняете работу на высшем уровне.

Конечно, бывают и исключения. Иногда полезно отвлечься — особенно, если вы находитесь в процессе поиска новых идей и решений. Так вы подстегнёте своё подсознание искать неординарные решения и устанавливать связи между разнородными понятиями.

Для выработки привычки к продуктивной работе, используйте так называемые триггеры креативности вроде напоминания, что настало время для сфокусированной работы. Это не обязательно должно быть что-то сложное.

Так, писатель Стивен Кинг настраивается на работу с помощью стакана воды или чашки чая с утра, можно слушать музыку — важно выработать свой особый ритуал на каждый день.

Считается, что творческие люди должны дождаться вдохновения для того, чтобы начать творить, что им нужна муза. Но это не более чем стереотип. Напротив, творческие люди вырабатывают свой ритм работы и придерживаются его. Несмотря на то что их тактики могут отличаться, стратегия у них одна — регулярная практика.

Регулярная практика и привычка к творчеству — это одно, а второе — необходимость продвижения своих идей. Кажется, что это не имеет ничего общего с творческим процессом, но в реальности вы не сможете назвать себя по-настоящему креативным, если не научитесь продвигать свои творения и выносить их на суд других.

Многие думают, что продавать — это талант, который либо есть, либо нет, но в реальности это не врождённое качество, этому можно и нужно учиться.

Прокрастинация — это одна сторона проблемы, другая, которая зачастую упускается из виду и рассматривается как нечто положительное, — трудоголизм. Так, многие увлечённые своим делом люди могут жертвовать ради работы сном, забывать о еде или перекусывать только на ходу, что в результате сказывается на уровне их энергии и продуктивности.

Хотя учёные до сих пор спорят о том, сколько нужно спать, в среднем потребность во сне для большинства взрослых людей составляет около восьми часов в сутки, и только 2,5% могут обходиться меньшим количеством.

Предусматривайте в вашем расписании время, которое вы сможете посвятить только себе. Пусть это будет совсем небольшой период — главное, чтобы вы могли регулярно оставаться наедине с самим собой, прислушиваться к своему внутреннему голосу.

Так как утро для многих — та часть дня, на которую приходится пик работоспособности, проверка почты и сообщений сразу после пробуждения — действительно вредная привычка. Ради проверки не самых важных сообщений мы жертвуем своей продуктивностью.

Но даже если мы понимаем это, нам сложно противиться искушению заглянуть в почту и проверить соцсети. Дело в том, что нам нравится видеть свой прогресс, а если мы проверяем с утра несколько электронных писем, то у нас создается ощущение, что мы уже чего-то достигли.

Электронная почта, мессенджеры и социальные сети привлекают наше внимание в том числе потому, что они дают нам переменное подкрепление. Мы не знаем, что увидим, когда зайдём в них. И этот эффект неожиданности заставляет нас возвращаться вновь и вновь.

Что мы можем сделать? Действительно, очень сложно сопротивляться искушениям, особенно если вы видите, что кто-то прислал сообщение и ждёт от вас ответ. Возможное решение в рамках организации — отказ от политики «всегда на связи», предоставление сотрудникам времени для сфокусированной работы, когда им никто не будет мешать.

Второе — необходимо визуализировать и отслеживать свой прогресс в работе над крупными проектами, используя маркеры прогресса. Если мы не видим результаты своего труда, нам сложно поддерживать свою мотивацию. Поэтому ваша задача — создать у себя ощущение, что вы продвигаетесь вперёд, сделать ваш прогресс наглядным.

Имеет смысл не заполнять всё своё расписание делами, а оставить в нем неструктурированное время.

Так, основатель Amazon и один из богатейших людей мира Джефф Безос в период бурного развития своей компании старался оставлять свободными от жёсткого расписания два дня в неделю — понедельник и четверг.

Это время он посвящал исследованиям, обучению, размышлениям. Он бродил и общался с людьми, назначал спонтанные встречи. Даже если у вас нет возможности выделять целые дни, вы можете найти хотя бы немного времени для свободного размышления. Наверняка даже такие небольшие перерывы благотворно скажутся на вашем самочувствии и работоспособности.

Осознанное пользование соцсетями означает, что вам нужно бросить вызов беспокойствам, которые заставляют вас реагировать импульсивно: страху, что вы упускаете важную информацию; беспокойству о том, что вас не слышат; зависти тем, у кого дела идут лучше.

Ещё один довод в пользу осознанного обращения с гаджетами — риск для здоровья, который связан с их использованием. Речь не только о вреде для глаз, существует широко распространенное явление — апноэ, — задержка дыхания или поверхностное дыхание во время использования гаджетов, просмотра телевидения, работы за компьютером.

Как показали исследования, такие задержи дыхания усугубляют связанные со стрессом заболевания. В организме нарушается баланс оксида азота, который нужен иммунной системе для борьбы с вирусными, бактериальными и паразитарными инфекциями и опухолями. Также он играет роль в процессах обучения, памяти, сна, ощущения боли, обмена веществ.

Они помогут вам развивать новые навыки, которые вы затем сможете использовать в своей основной деятельности. Ведите список необязательных проектов, которые вы хотели бы реализовать, выделяйте для одного из них время каждую неделю. Записывайте вопросы, которые вы хотели бы исследовать в рамках необязательных проектов, и идеи, которые у вас возникают в связи с ними.

Зачастую творческим людям помогают ограничения — наборы заданных параметров, а слишком большой простор для творчества, напротив, вызывает ступор.

Ограничения — внутренние или внешние — могут стать катализаторами креативности.

Так, писатель Рэй Брэдбери с утра записывал ряд случайных слов, а затем использовал их для создания рассказа. К его удивлению, новая история получалась очень быстро.

Вне зависимости от того, насколько творческой является ваша деятельность, идеи книги «Управляйте своей рутиной» проекта 99U помогут вам правильно организовать рабочий процесс, настроиться на работу, дисциплинированно идти к своей цели, не увязая в деталях и самобичевании.

#осознанность