Перенос данных из облачной версии «Битрикс24» в коробочную: трудности миграции и их решение

С сентября 2023 года пользователи облачной версии «Битрикс24» столкнулись со сложностями миграции в коробку: штатное решение, которое позволяло провести «переезд» за один день, перестало быть доступным. При этом крупные компании нередко сталкиваются с такой задачей. Аналитик департамента CRM ГК «КОРУС Консалтинг» Яна Воробьева рассказала, почему облачная версия «Битрикс24» далеко не всегда может решить задачи компании, что нужно учесть при миграции в коробку и как «переехать» за один день с помощью специально созданного решения «КОРУС Консалтинг».

Компании часто решаются на работу в облачной версии «Битрикс24» когда нужно проверить какую-либо рабочую гипотезу или «обкатать» один небольшой бизнес-процесс. На первый взгляд для таких задач выбор идеален, причин на это несколько:

• Система не требует долгой регистрации;

• Облачная версия платформы подразумевает минимальное количество настроек для запуска;
• Компании не нужны собственный сервер и сотрудники для его администрирования.

Однако такой подход может сыграть злую шутку в долгосрочной перспективе, когда компании потребуется развивать систему. Проходит время, а облачный «Битрикс24» обрастает модулями, бизнес-процессами и сложной функциональностью. В нем развиваются такие важные для компании модули, как, например, постановщик задач и CRM-система. Возникает потребность в настройках дополнительных функций, масштабировании, а также интеграции с другими системами и модулями.

• Облако не имеет тестовой среды, на которой можно выполнить экспериментальные настройки;
  
• В облаке «Битрикс24» нет готовой интеграции с Active Directory и некоторыми другими модулями (обучение, техподдержка, идеи, опросы и т.д.);
  
• Функции облачной CRM-системы на «Битрикс24» скуднее, чем в коробочной редакции (например, меньше возможностей для интеграций, есть ограничения по объёму данных, нельзя создавать группы пользователей с одинаковыми правами доступа);
  
• Данные компании внутри портала и стабильность самой системы всецело зависят от вендора;
  
• Нет возможности сделать резервную копию CRM-системы, а также обеспечить повышенные требования информационной безопасности компании;
  
• Интеграции портала с другими системами реализуются только через REST API с существенными ограничениями;
  
• И, наверное, самое главное — о доработках функциональности для потребностей бизнеса можно забыть, так как в облачной версии нет доступа к исходному коду системы. При этом именно для таких сервисов, как «Битрикс24 CRM», возможность развития решения является одной из важных функций, которые помогают компаниям дорабатывать систему исходя из запросов бизнеса и изменений как внутри компании, так и на внешних рынках.
  

По этим причинам 9 из 10 крупных компаний рано или поздно решаются на перенос портала «Битрикс24» из облака в коробку. Однако с сентября 2023 выполнить миграцию данных, настроек и бизнес-процессов в «Битрикс24» стало гораздо сложнее.

Раньше вендор предоставлял «облачным» клиентам резервную копию, которая за один день разворачивалась в коробочной инфраструктуре. Производились требуемые дополнительные настройки портала, и пользователи даже не замечали изменений. Теперь вендор не предоставляет резервные копии облачных порталов, что сильно осложняет «переезд».

Сейчас миграция из облака в коробку «Битрикс24» требует много ручной работы:

• Из-за отсутствия инструментов миграций все настройки портала нужно дублировать вручную;
• Интеграции и приложения портала необходимо переустанавливать с нуля, повторять настройки и сверять доступы;
  
• Данные портала нужно переносить с помощью специализированных приложений или механизмов экспорта и импорта, что особенно тяжело при работе со смарт-процессами, потому что для них штатных инструментов импорта нет.
  

В итоге, вместо одного дня «переезд» из облака в коробку может затянуться на более длительный срок, который зависит от количества модулей и накопленных данных. Небольшие компании, теоретически, могут приостановить работу в системе на несколько дней и провести миграцию баз данных и настроек за это время. Но для крупных организаций миграция из облачной версии может растянуться на недели круглосуточной работы специалистов, что приводит к еще одной проблеме — потере полноты и актуальности данных. Из-за длительного переезда пользователи продолжают работать в облаке, данные копятся, а затем восстанавливаются в коробке только частично, поскольку в системе постоянно появляются новые записи и их приходится переносить отдельно. Это «тормозит» бизнес-процессы, затрудняет работу пользователей и может привести даже к финансовым потерям из-за частичной утраты данных.

Ограничения облачной версии и проблема миграции — этот те риски, которые стоит оценить в самом начале использования «Битрикс24». Мы в своей практике чаще всего предлагаем крупным компаниям внедрить коробочную версию системы.

Понимая все эти трудности, мы создали собственное решение для «переезда» из облака в коробку «Битрикс24» – модуль миграции. Он позволяет решить задачу, как и раньше, за один день; пользователи могут бесшовно перейти на работу в коробочной системе. Настройки и данные выгружаются из облака в отдельную базу данных для хранения, а уже из неё — в коробочную версию системы. Такой подход позволяет минимизировать риски и возможные искажения данных и настроек при миграции.

• Личный кабинет миграции, в котором указываются адреса вебхуков облачной версии (откуда мигрировать данные) и коробочной версии (куда мигрировать данные). В нем же формируются логи операций, которые можно будет экспортировать в формате Excel;
• API «Битрикс24» позволяет автоматизировать и ускорить перенос даже тех данных, которые невозможно экспортировать штатными возможностями системы;
  
• Выбор объекта, подлежащего миграции из облака в коробку (лиды, сделки, контакты, компании, счет, предложения, смарт-процессы и многое другое);
  
• Выбор условий отбора данных (фильтра), по которым переносится только требуемый объём записей объектов.
  

При необходимости передачу данных из облака можно приостановить или прервать, а при недоступности среды передачи формируется очередь данных, подлежащая передаче при восстановлении связи.

Если на момент миграции коробочная версия «Битрикс24» ещё не развёрнута, либо целевая система не выбрана (а модуль можно кастомизировать и использовать для перехода с «Битрикс24» на другую CRM-систему), то решение позволяет экспортировать все данные в демонстрационную среду. Такой подход позволяет в полном объёме сохранить данные компании в условиях «переезда», а также убедиться, что они не испорчены.