КЕЙС по 1С: Как сократить время обработки заказов менеджерами по продажам и наладить взаимодействие с отделом закупок

Заголовок, конечно, получился замысловатым, однако он отражает суть большой работы, которая была проделана для группы компаний “РОСТерм” - крупнейшего игрока на рынке инженерного обеспечения объектов жилого, коммерческого и социального строительства России.

С данной компанией мы работаем уже несколько лет, поэтому, когда стало известно о резком увеличении количества заказов в следующем периоде, необходимо было срочно решать вопрос автоматизации процесса обработки резервов.

Однако обо всем по порядку. Сначала коротко расскажем о процессе резервирования товаров:

У “РОСТерм” есть ряд оптовых покупателей, которые формируют заказы на определенный период (возьмем 2 месяца и кол-во заказов не меньше 100 штук, в каждом из которых от 10 до 100 позиций товаров).

Так как невозможно обеспечить постоянное наличие такого количества товара на складе за указанный период, то менеджеры обеспечивают их по приоритетности, то есть вручную снимают резервы с ряда заказов для обеспечения срочной отгрузки. Процесс выглядит так:

• распроводится заказ
• редактируется
• снова проводится

Естественно, это занимает большое количество времени. И, более того, с увеличением количества заказов, система становится полностью нерабочей.

Необходимо было автоматизировать деятельность сотрудников. Процесс обработки должен был стать таким:Система автоматом резервирует заказы:

• которые отгружаются в ближайшие даты из наличия на складе;
• которые должны быть обязательно отгружены к назначенному сроку.

Также резервируются определенные позиции товаров в заказе, которые являются приоритетными для покупателя.

Кроме того, важно учесть, что некоторые товары нельзя резервировать больше определенного количества в один заказ, так как существуют ограничения по их наличию на складе.

В конце концов нам удалось создать подходящую систему, которая в автоматическом режиме определяла и резервировала приоритеты.

• 1-ым этапом было:

Постановка задачи, обсуждение со всеми участниками процесса и создание прототипа

• 2-ым этапом было:

Детальная проверка способности прототипа на тестовой базе, доработка прототипа

• 3-ым этапом было:

Работа на боевой базе, доработка нового функционала по потребностям заказчика (во время проведения тестов возникали идеи, как еще можно улучшить систему)

При тестировании системы оказалось что изначально выбранный подход можно значительно улучшить, поэтому в рамках методологии СКРАМ, мы быстро изменили код и значительно улучшили работоспособность.

• Уменьшилось время обработки приоритетных заказов менеджерами по продажам;
• Руководители получили подробный отчет по резервам и ускорили обмен данными с отделом закупок

• Удалось справиться с возросшим количеством заказов.